Auditda elektron hujjatlar va EIM: auditor nimani qabul qiladi

Yuridik kuch: qonun nima deydi

«Elektron hujjat aylanishi toʻgʻrisida»gi qonun elektron hujjatni elektron shaklda qayd etilgan, elektron raqamli imzo bilan tasdiqlangan va uni identifikatsiya qilish imkonini beruvchi boshqa rekvizitlarga ega axborot sifatida taʼriflaydi. Majburiy rekvizitlar: imzo, joʻnatuvchining nomi, uning pochta va elektron manzili hamda yaratilgan sana.

Audit uchun asosiysi: elektron hujjat qogʻoz hujjatga tenglashtiriladi va u bilan bir xil yuridik kuchga ega. Demak, auditor hujjatni faqat qogʻoz nusxasi yoʻqligi uchun rad eta olmaydi, ammo hujjat shu belgilarga mos kelishini tekshirishga haqli.

Elektron hujjatning asl nusxasi — haqiqiyligi belgilangan tartibda tasdiqlangan har bir bir xil nusxadir. Shu sababli pochta orqali yuborilgan fayl va elektron hujjat aylanishi tizimidagi xuddi shu fayl «nusxa va asl nusxa» emas, balki haqiqiylikni tasdiqlash masalasidir.

EIM qachon rahbarning imzosiga tenglashadi

«Elektron raqamli imzo toʻgʻrisida»gi qonun EIMni qoʻlda qoʻyilgan imzoga tenglashtirish uchun uchta shart belgilaydi. Ular bir vaqtda bajarilishi kerak va imzo shubha tugʻdirsa, auditor aynan shularni tekshiradi.

Yuridik shaxsning EIM bilan tasdiqlangan hujjati xuddi shu shartlarda yuridik shaxs muhri bilan tasdiqlangan qogʻoz hujjatga tenglashtiriladi.

• EIMning haqiqiyligi tasdiqlangan;
• kalit sertifikati haqiqiylikni tasdiqlash paytida yoki imzolash paytida amal qilgan — imzolash vaqtini belgilovchi dalillar mavjud boʻlsa;
• imzo sertifikatda koʻrsatilgan maqsadlarda ishlatilgan.

Auditor elektron dalillarni qanday baholaydi

Xalqaro audit standartlari dalilning ishonchliligi uning manbasi va xususiyatiga bogʻliq, deb hisoblaydi. Umumiy qoidalardan: dalil tashkilotdan tashqaridagi mustaqil manbalardan olingan boʻlsa ishonchliroq, shuningdek hujjatli shaklda — qogʻozda, elektron yoki boshqa vositada — mavjud boʻlsa ishonchliroq.

Bundan amaliy xulosalar kelib chiqadi. Kontragentning EIM bilan imzolangan, operator tizimidagi elektron hisob-fakturasi yoki dalolatnomasi buxgalter jadvaldan qayta saqlagan faylga qaraganda ancha ishonchli. Auditor tizimdan bevosita olgan hujjat «xatga ilova»da kelgan hujjatdan ishonchliroq. Hisob dasturidan olingan ichki hisobotni esa auditor ishonib qabul qilmaydi, birlamchi hujjatlar bilan solishtiradi.

Elektron javoblar uchun standart alohida ogohlantiradi: javob beruvchining manbasi va vakolatini aniqlash qiyin, oʻzgarishlarni sezish ham qiyin boʻlishi mumkin. Jarayon himoyalangan boʻlsa, masalan shifrlash va EIM orqali, xavf kamayadi. Auditor xuddi shu yondashuvni sizning elektron hujjatlaringizga ham qoʻllaydi.

ESF va qabul qilinadigan boshqa hujjatlar

Soliq hisobi uchun toʻgʻridan-toʻgʻri norma amal qiladi: hisobvaraq-faktura, qoida tariqasida, elektron hisobvaraq-fakturalar axborot tizimida elektron shaklda rasmiylashtiriladi. Shu bois ESF — elektron birlamchi hujjatning asosiy turi, auditor esa tizim maʼlumotlarini hisob, shartnomalar va tovar yoki xizmat olinganlik faktlari bilan solishtiradi.

Odatda zanjiri koʻrinib turadigan hujjatlar eʼtirozsiz qabul qilinadi: shartnoma — ikki tomon EIMi bilan elektron dalolatnoma yoki hisob-faktura — ESF — toʻlov. Savollar zveno turlicha rasmiylashtirilganda tugʻiladi: masalan, dalolatnoma hisobot davri tugagandan keyin imzolangan yoki EIM vakolati yoʻq shaxsga tegishli.

Saqlash: kompaniya nimani taʼminlashi kerak

Qonun elektron hujjatlarni saqlashda ularga kirish imkoniyati va qogʻoz nusxalarini taqdim etish imkoniyati taʼminlanishini talab qiladi. Elektron hujjatning saqlash muddati shunga oʻxshash maqsadli qogʻoz hujjat uchun belgilangan muddatdan kam boʻlmasligi kerak.

Soliq kodeksi soliq hisobotini va unga ilova qilingan hujjatlarni taqdim etilgan yildan keyingi kamida uch yil saqlashni belgilaydi. Soliq imtiyozi yoki ayirmani tasdiqlash uchun kerak boʻlgan hujjatlarda muddat kodeks qoidalari boʻyicha hisoblanadi. Auditor uchun bu shuni anglatadi: tekshiruv paytida kompaniyada faqat PDF tasvirlar emas, EIM maʼlumotlari bilan imzolangan fayllarning oʻzi ham boʻlishi kerak.

Tipik xatolar va nimani tayyorlash kerak

Muammolar koʻpincha format tufayli emas, saqlashdagi tartibsizlik tufayli tugʻiladi. Tipik xatolar: imzolangan fayllar faqat xodimlarning shaxsiy pochtasida turadi; EIM ishdan ketgan direktor nomiga rasmiylashtirilgan; sertifikat maqsadga muvofiq ishlatilmagan; qogʻozdagi chop etilgan nusxa elektron versiyaga mos kelmaydi; hujjatlarning bir qismi izohsiz davrdan tashqarida imzolangan.

Audit boshlanishiga quyidagilarni yigʻing:

• elektron hujjatlar yaratiladigan va saqlanadigan tizimlar roʻyxati, masʼullar bilan;
• EIM egalari, ularning vakolatlari va amaldagi sertifikatlar roʻyxati;
• imzolangan fayllar imzoni tekshirish maʼlumotlari bilan, faqat chop etilgan nusxalar emas;
• ESF maʼlumotlarini kontragentlar boʻyicha hisob bilan solishtirish;
• hujjatlar oʻzgartirilmaganini tasdiqlovchi saqlash va zaxira nusxa olish tartibi.