Должная налоговая осмотрительность при выборе контрагента: чек-лист

Что именно требует закон

Статья 15 НК возлагает на налогоплательщиков обязанность проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов. Норма перечисляет конкретные направления проверки: постановка на налоговый учёт, деловая репутация, наличие производственной базы и персонала, финансовое состояние и способность исполнить обязательства по сделке. Это готовый каркас для чек-листа — каждому пункту нужно найти подтверждение в виде документа или записи.

Последствие описано в той же статье: расходы по сделкам с лицами, которые не исполнили обязательства перед вами, не признаются для целей налогообложения, если при заключении сделки вы не проявили должной осмотрительности. Иными словами, добросовестность сама по себе не защищает: защищает то, что можно показать на бумаге.

Чек-лист: что проверить до подписания договора

Проверки удобно разложить по пяти направлениям, повторяющим формулировку закона. Результат каждой фиксируйте датой и распечаткой или сохранённым файлом.

• Регистрация и налоговый статус: подтверждение, что контрагент поставлен на учёт как налогоплательщик, его ИНН и применяемый налоговый режим;
• Плательщик НДС ли он: если вы планируете принимать налог к зачёту, поставщик должен быть зарегистрирован плательщиком НДС;
• Деловая репутация: отзывы, история работы на рынке, рекомендации других заказчиков, отсутствие явных споров о неисполнении обязательств;
• Производственная база и персонал: помещение, склад или оборудование, штат, лицензии и разрешения, если вид деятельности их требует;
• Финансовое состояние: данные о доходах и расходах из финансовой отчётности, сведения о налоговой задолженности;
• Способность исполнить именно эту сделку: опыт в аналогичных поставках или работах, мощности, возможность привлечь ресурсы под ваш объём.

Какие сведения о контрагенте можно получить открыто

Часть сведений налоговая тайна не составляет, поэтому их разумно запрашивать и проверять самостоятельно. По ст. 29 НК к открытым относятся, в частности, сведения о применяемом налоговом режиме и о постановке на учёт в качестве плательщика НДС, об участниках юридического лица, о среднесписочной численности работников и о суммах доходов и расходов по данным финансовой отчётности.

На практике это означает: сверьте ИНН и режим контрагента в открытых сервисах налоговых органов, запросите у него справку о составе участников и о численности, а также последнюю финансовую отчётность. Если контрагент отказывается раскрывать то, что по закону открыто, — это сигнал для пересмотра сделки, а сам отказ стоит сохранить в переписке.

Досье контрагента: какие документы собрать

Досье формируется до первой оплаты и пополняется по ходу сделки. Минимальный набор для юридического лица:

• учредительные документы и свидетельство о государственной регистрации, выписка о составе участников;
• документ о постановке на налоговый учёт, ИНН и подтверждение статуса плательщика НДС, если нужен зачёт;
• документы, подтверждающие полномочия подписанта: приказ о назначении руководителя, доверенность, если подписывает представитель;
• лицензии и разрешения для лицензируемых видов деятельности;
• подтверждение производственной базы: договор аренды или документ о праве на помещение, склад, технику;
• сведения о персонале: справка о численности, при необходимости — квалификация ответственных исполнителей;
• финансовая отчётность за последний период и данные об отсутствии налоговой задолженности;
• результаты ваших проверок с датой: распечатки из открытых сервисов, отзывы, переписка, коммерческое предложение и сравнение с другими поставщиками.

Документы по самой сделке

Проверка контрагента не заменяет первичку. Налоговый орган оценивает сделку по её действительному экономическому содержанию независимо от способа юридического оформления (ст. 14 НК), а мнимые (притворные) сделки для целей налогообложения не учитываются. Поэтому к досье должны прилагаться доказательства реальности операции: договор с понятными предметом и условиями, спецификации и акты, накладные и транспортные документы, переписка о ходе исполнения, подтверждение фактического приёма товара или результата работ.

Для зачёта НДС ст. 266 НК требует одновременного выполнения условий. Одно из них: на полученные товары (услуги) получена счёт-фактура или другой документ поставщика с отдельно выделенной суммой налога, а поставщик зарегистрирован плательщиком. Статус поставщика нужно проверять на дату сделки и пересматривать, если контрагент работает с вами длительно.

Типичные ошибки

Чаще всего защита рушится не из-за одной грубой оплошности, а из-за набора мелких пробелов:

• проверка сделана «для галочки» после оплаты, а не до подписания договора;
• нет дат и следов проверки: сведения были известны, но не сохранены;
• ориентир только на низкую цену — аномально выгодное предложение без объяснения причин должно насторожить;
• контакты контрагента ограничены одним мобильным номером, нет адреса, склада, сотрудников;
• договор подписан лицом без подтверждённых полномочий;
• счёт-фактура от поставщика, который не является плательщиком НДС, но налог в ней выделен;
• сделка есть, а доказательств реального исполнения — актов, накладных, переписки — нет.

Пример: во что обходится пробел в досье

Пример на условных числах, не относящихся к реальной компании. Компания заключила договор поставки на 100 млн сум, перечислила предоплату, а поставщик товар не передал и исчез. При обычном порядке убыток мог бы уменьшить налогооблагаемую прибыль. Но если при заключении договора компания не проверяла ни учёт поставщика, ни его персонал и имущество, налоговый орган вправе сослаться на ст. 15 НК, и расход в этой сумме для целей налогообложения не признаётся. Налоговая база окажется выше, чем рассчитывала компания, и разницу придётся доплатить.

Если же в досье есть отчёт о проверке, подтверждение статуса, сведения о помещении и сотрудниках, а также переписка, показывающая обычную деловую практику, у компании есть аргументы, что осмотрительность была проявлена.

Как встроить проверку в процесс

Закрепите порядок во внутреннем регламенте: кто отвечает за проверку, на каком этапе она проводится, какой минимальный пакет документов обязателен, как часто он обновляется. Для крупных или нетиповых сделок введите расширенную проверку, для мелких разовых закупок — упрощённую, но не нулевую. Назначьте ответственного за хранение досье и за его обновление при длительном сотрудничестве.

Если контрагент вызывает вопросы уже во время исполнения — например, не предоставляет закрывающие документы или меняет реквизиты, — зафиксируйте это письменно и решите, продолжать ли сотрудничество. Бездействие при очевидных признаках проблем выглядит хуже, чем своевременный отказ от сделки.