Налоговый комплаенс в компании: регламент внутреннего налогового контроля

Зачем нужен регламент и что в него входит

Налоговый кодекс определяет формы налогового контроля: налоговые проверки и налоговый мониторинг. Задача внутреннего регламента — чтобы к моменту любой проверки у компании уже были подтверждённые данные, а ответственные лица знали свои обязанности.

Минимальный регламент удобно строить из пяти блоков: учётная политика и распределение ответственности; первичные документы и их хранение; календарь отчётности и платежей; процедура исправления ошибок; регулярная самопроверка (внутренняя или с участием внешнего консультанта).

• Учётная политика для целей налогообложения и приказ об ответственных
• Реестр и стандарты оформления первичных документов
• Календарь сдачи отчётности и уплаты налогов с резервным исполнителем
• Порядок исправления ошибок и подачи уточнённой отчётности
• Ежеквартальная самопроверка рисковых областей

Блок 1. Учётная политика и ответственные лица

Учётная политика для целей налогообложения определяется налогоплательщиком самостоятельно и утверждается в произвольной форме. По НК в ней нужно отразить, в частности, должностных лиц, ответственных за её соблюдение, порядок ведения раздельного учёта (если он обязателен), методы отнесения затрат на расходы для налога на прибыль и отнесения НДС в зачёт, нормы амортизации по группам активов.

Важный практический момент — сроки. Способы учёта, выбранные при формировании учётной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом её утверждения, а в течение календарного года она не меняется: изменения допускаются только при изменении налогового законодательства или условий налогообложения и лишь в соответствующей части. Поэтому пересматривать учётную политику лучше в четвёртом квартале.

В регламенте закрепите: кто утверждает учётную политику, кто отвечает за каждый налог, кто замещает ответственного на период отпуска, как фиксируются спорные трактовки (письменная записка бухгалтера с обоснованием).

Блок 2. Документы: что вести и как долго хранить

Учёт в целях налогообложения, как правило, основан на данных бухгалтерского учёта. Учётная документация включает первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и иные документы, на основании которых определяются объекты налогообложения и исчисляются налоги.

Хранение: учётная документация хранится до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, а налоговая отчётность с приложениями — не менее трёх лет, следующих за годом её представления. Если от выполнения условий зависит льгота, ставка или вычет, подтверждающие документы нужно хранить не менее трёх лет после года окончания действия этих условий.

Для регламента это означает: единый архив по годам, обязательный комплект подтверждений по каждой льготе (договор, акт, подтверждение выполнения условий), электронные копии для документов в электронном виде. Отдельно проверьте, что обмен с налоговым органом идёт через персональный кабинет: для юридических лиц и ИП это единственный канал обмена информацией.

Блок 3. Календарь отчётности и сверки

Составьте календарь, где по каждому налогу указаны срок сдачи, срок уплаты, ответственный, проверяющий и дата внутренней сверки. Конкретные сроки берите из НК и актуальных постановлений на дату составления календаря — они зависят от налога и режима, поэтому не переписывайте их по памяти.

За несвоевременное представление отчётности должностное лицо юридического лица привлекается к административной ответственности. Значит, риск несёт конкретный человек, и календарь с резервным исполнителем защищает не только компанию, но и руководителя.

Перед отправкой отчётности полезны три сверки: данные налоговой отчётности с бухгалтерскими регистрами, сальдо по счетам-фактурам с контрагентами и расчёты по НДС с данными в личном кабинете.

Блок 4. Что делать, если ошибка найдена

НК не оставляет выбора: налогоплательщик, обнаруживший в представленной отчётности недостоверные или неполные сведения либо ошибки, которые привели к занижению исчисленной суммы налога, обязан внести исправления и представить уточнённую отчётность.

Если уточнёнка подана после срока уплаты налога, освобождение от ответственности возможно при двух условиях одновременно: отчётность представлена до того, как налогоплательщик узнал об обнаружении ошибки налоговым органом или о назначении налогового аудита, и до подачи он уплатил недостающий налог и пени.

Порядок для регламента: найденную ошибку регистрирует ответственный, бухгалтерия считает недоплату и пени, платёж проводится до подачи уточнённой отчётности, затем подаётся уточнёнка, а в журнале ошибок фиксируется причина — чтобы исправить процесс, а не только цифры.

Блок 5. Ответственность и риски, которые регламент должен закрывать

Основной риск по большинству ошибок — штраф за неуплату или неполную уплату налога: двадцать процентов от неуплаченной суммы, если нет признаков других правонарушений. Сокрытие (занижение) налоговой базы наказывается штрафом в размере двадцати процентов от суммы сокрытой налоговой базы, и налоги при этом доначисляются.

Пример (условные числа): из-за ошибки в отнесении расходов недоплачено 50 млн сумов налога. Штраф по общей норме составит 20 % — 10 млн сумов, плюс сама недоплата и пени. Если ошибку найти и исправить сами по порядку, описанному выше, ответственности можно избежать.

Для расчёта штрафа важны ещё три правила. Срок давности привлечения к ответственности — три года. При наличии смягчающего обстоятельства штраф уменьшается в два раза. Выполнение письменных разъяснений налогового органа исключает вину, но только если они основаны на полной и достоверной информации от налогоплательщика — поэтому запросы в орган нужно оформлять письменно и хранить ответы.

Типичные ошибки при внедрении

Регламент пишут «для проверки» и не используют; ответственные лица не назначены поименно; учётная политика не обновляется после изменений НК; подтверждающие документы по льготам хранятся не в одном месте; исправления вносятся без расчёта пеней. Чтобы регламент работал, назначьте владельца процесса, раз в квартал проводите самопроверку и храните её результаты вместе с учётной документацией.