ЭСФ при экспорте: как выписать электронный счёт-фактуру по ставке НДС 0%

Нужен ли ЭСФ на экспортную отгрузку

Общее правило: юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, и, как правило, это ЭСФ в информационной системе электронных счетов-фактур (ст. 47 НК). Для экспорта Положение о счетах-фактурах (приложение к ПКМ № 489) различает два случая.

Если по товару оформлена ГТД на экспорт, выставлять иностранному покупателю обычный счёт-фактуру не обязательно: ГТД входит в перечень случаев, когда счёт-фактура не требуется (п. 3). Но в этом случае поставщик формирует раз в месяц обобщённый односторонний ЭСФ (п. 59). Исключение в п. 59 касается отгрузок, где оплата прошла наличными или картами с чеком ККТ, — проверьте, не подпадает ли под него ваша схема расчётов.

Если ГТД не оформляется (например, экспорт услуг), ЭСФ формирует сам поставщик, а в данных покупателя указывается только его название со словом «нерезидент» (п. 60). Порядок для вашего вида операции стоит сверить с оператором ЭСФ и налоговым органом до первой отгрузки: на практике он зависит от того, как оформлен вывоз.

Какие данные указать в экспортном ЭСФ

Состав ЭСФ определяют п. 14 и 15 Положения о счетах-фактурах. Для экспортёра важны следующие позиции:

• номер и дата договора или документа об отгрузке, к которому относится ЭСФ, — берите их из внешнеторгового контракта;
• дата реализации товара — она должна совпадать с датой оборота по ст. 242 НК, а не с датой отгрузки со склада;
• наименование и идентификационный код товара по Единому электронному национальному каталогу (графа 3);
• ставка НДС (графа 9) — для экспорта по ст. 260 НК это 0%, а сумма НДС к предъявлению покупателю (графа 10) будет нулевой;
• данные покупателя-нерезидента: в случае п. 60 — только название и слово «нерезидент».

К какой дате привязать ЭСФ и когда сдавать отчётность

Датой экспортного оборота считается дата фактического пересечения таможенной границы; при периодическом или временном декларировании — дата регистрации ГТД с отметками таможни (ст. 242 НК). Обобщённый ЭСФ по п. 59 формируется до пятого числа месяца, следующего за месяцем реализации, и датируется последним днём месяца реализации.

Пример (условные даты): товар отгружен со склада 28 сентября, а границу пересёк 2 октября. Оборот относится к октябрю, обобщённый ЭСФ датируется 31 октября и формируется не позднее 5 ноября, а отчётность по НДС за октябрь сдаётся не позднее 20 ноября (ст. 273 НК). Если выписать ЭСФ сентябрём «по дате отгрузки», оборот окажется в неверном периоде.

Как ЭСФ связан с ГТД и подтверждением экспорта

ЭСФ не заменяет документы, подтверждающие вывоз. Экспорт подтверждают контракт, грузовая таможенная декларация и товаросопроводительные документы с отметкой таможни (ст. 261 НК). Кроме того, сведения о пересечении границы, которые таможня передаёт налоговым органам электронно в режиме реального времени, сами являются основанием для подтверждения экспорта; если такие данные есть в системе обмена, подтверждающие документы для возмещения подавать не требуется (п. 14 Положения о возмещении НДС).

Если сведений в системах нет, к заявлению о возмещении прилагают контракт, ГТД, документы с отметкой таможни и банковскую справку о поступлении валюты. В расчёте пересчёта валюты по курсу ЦБ на дату отгрузки указываются номер и дата ГТД (приложение 7а). Поэтому следите, чтобы данные ЭСФ, ГТД и контракта совпадали по количеству, стоимости и датам — расхождения вызывают вопросы при камеральной проверке.

Что проверить до подачи отчётности и возмещения

Нулевая ставка даёт право на зачёт входящего НДС, но одним из условий зачёта по экспорту является банковская выписка об оплате иностранным покупателем (ст. 266 НК). Поэтому перед подачей сверьте три массива: ЭСФ, ГТД и поступления валюты.

• каждая экспортная отгрузка отражена в ЭСФ в нужном периоде по дате пересечения границы;
• ставка 0% указана верно, а сумма НДС к предъявлению нулевая;
• номер и дата договора в ЭСФ совпадают с контрактом и ГТД;
• в данных покупателя-нерезидента нет лишних сведений, если это случай п. 60;
• есть банковская выписка по оплате и сведения о пересечении границы в системе.

Ошибки в экспортном ЭСФ и как их исправить

Типичные ошибки: период по дате отгрузки, а не пересечения границы; неверная ставка; расхождения с ГТД по количеству и стоимости; неверная привязка к договору. При изменении стоимости или количества продавец обязан выставить дополнительный или исправленный счёт-фактуру (ст. 47 НК), поэтому ошибку исправляют новым документом в порядке, установленном Кодексом, а не «переписыванием» старого.

Если электронная система недоступна из-за технического сбоя, счёт-фактуру оформляют на бумаге (п. 11 Положения). Порядок подтверждения сбоя и последующего внесения документа в систему и сроки проверяйте по тексту п. 11.