Бухучёт охранной организации: смены, униформа, техника и договоры охраны

Суммированный учёт рабочего времени: основа расчёта

Охранные посты работают круглосуточно, поэтому ежедневная и еженедельная норма на каждом посту соблюдается не всегда. В таких случаях Трудовой кодекс допускает суммированный учёт: нормы выполняются не за день или неделю, а за учётный период (ст. 199 ТК). Условие — продолжительность работы за учётный период не должна превышать нормы рабочих часов.

Законодательные границы: учётный период не больше двенадцати месяцев, а смена не дольше двенадцати часов (ст. 199 ТК). Порядок применения и меры по выравниванию зарплаты в течение учётного периода закрепляются коллективным договором; если его нет — определяются работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом.

Практически это означает три документа: приказ о введении суммированного учёта, график сменности с утверждённой продолжительностью смен и табель, в котором часы сверяются с нормой за период, а не за месяц по календарю.

Ночные часы, сверхурочные и «переработка» по итогам периода

Ночным считается время с 22:00 до 6:00 (ст. 188 ТК). Оплата за ночные часы — не менее чем в полуторном размере; при повременной системе применяется коэффициент 1,5 или более за каждый ночной час (ст. 264 ТК). Конкретный размер доплаты определяется коллективным договором, локальным актом или трудовым договором, а повышенная оплата в оклад не включается — её нужно начислять отдельной строкой.

Если не менее половины смены приходится на ночь, её продолжительность сокращается на один час без отработки (ст. 188 ТК). Но сокращение не применяется к работникам, принятым специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором. Какая из ситуаций у вашего охранника — должно быть видно из трудового договора, иначе в табеле возникнут споры.

При суммированном учёте сверхурочной считается работа сверх нормы рабочего времени за весь учётный период, а не за отдельную смену (ст. 189 ТК). Оплата сверхурочных: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном (ст. 262 ТК). Работодатель обязан обеспечить точный учёт сверхурочных часов (ст. 190 ТК) — на практике это отдельная графа в табеле.

Пример расчёта ночной доплаты (условные числа)

Пример для иллюстрации, не ставка и не рекомендация. Допустим, охранник работает смену с 20:00 до 8:00. Ночных часов в ней восемь (с 22:00 до 6:00). Пусть часовая тарифная ставка условно равна 10 000 сумов, а по локальному акту установлен коэффициент 1,5.

Тогда за ночные часы смены начисляется 8 × 10 000 × 1,5 = 120 000 сумов, из них доплата — 8 × 10 000 × 0,5 = 40 000 сумов. Остальные четыре часа смены (20:00–22:00 и 6:00–8:00) оплачиваются по обычной ставке: 4 × 10 000 = 40 000 сумов. Если по итогам учётного периода часов окажется больше нормы, превышение считается отдельно по правилам сверхурочных.

Налоги и учёт ночных и сменных доплат

Доплаты за ночные часы, сверхурочную работу и многосменный режим относятся к компенсационным выплатам и входят в доход работника в виде оплаты труда (ст. 371, 373 НК). Значит, с них удерживается НДФЛ по ставке 12% (ст. 381 НК), а для работодателя эти выплаты входят в расходы на оплату труда — объект социального налога (ст. 403 НК).

Налог исчисляется ежемесячно (ст. 407 НК), поэтому ошибки в расчёте ночных и сверхурочных искажают сразу несколько показателей: НДФЛ, социальный налог и себестоимость услуги. Рекомендуем сверять расчётную ведомость с табелем и графиком сменности до закрытия месяца, а не после сдачи отчётности.

Форма, спецодежда и техника на постах

Форма и экипировка охранников — это отдельная статья затрат. Если работа охранников относится к работам с неблагоприятными условиями труда, работодатель обязан бесплатно выдавать специальную одежду и другие средства индивидуальной защиты по нормам (ст. 363 ТК); приобретение, хранение, стирка, чистка и ремонт осуществляются за счёт работодателя. Относится ли конкретный пост к таким работам, определяется по перечням и вашим внутренним нормам, поэтому закрепите их приказом.

В учёте заведите ведомость выдачи с подписью работника, сроком носки и ответственным лицом. Расходы на форму и технику должны быть обоснованными и документально подтверждёнными, иначе их не примут при расчёте налога на прибыль (ст. 305 НК).

Рации, видеокамеры, тревожные кнопки и другую технику на объектах разделите по принадлежности: собственная техника компании, техника клиента на ответственном хранении и арендованная техника. Для собственной техники ведите инвентарные карточки и расчёт износа, а имущество клиента учитывайте за балансом отдельным списком с актами приёма-передачи.

Договоры охраны и абонентская выручка

Охрана обычно оказывается по абонентскому договору с ежемесячной оплатой. Типичные ошибки: выручка признаётся по оплате, а не по фактически оказанным услугам; не оформляются акты за месяц; при выставлении дополнительных постов или разовой охраны мероприятий не меняется приложение к договору.

Чтобы выручка и расходы совпадали по периодам, для каждого объекта ведите отдельный учёт: часы поста по графику, фактические часы, замены, простои и дополнительные посты. Тогда по итогам месяца можно сопоставить выручку по договору и затраты на зарплату по тому же объекту, а убыточные посты видны сразу.

Чек-лист бухгалтера охранной организации

• приказ о суммированном учёте и график сменности на весь учётный период;
• табель с отдельным учётом ночных, сверхурочных и выходных часов;
• условия ночной доплаты в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре;
• ведомость выдачи формы и средств защиты с подписями работников;
• инвентарный учёт техники и отдельный список имущества клиентов;
• акты оказанных услуг за каждый месяц по каждому объекту;
• сверка зарплатных начислений с НДФЛ и социальным налогом до закрытия месяца.