Аудит подотчётных сумм: авансовые отчёты и командировки

Почему подотчёт — зона нецелевых расходов

Аудитор исходит из того, что искажения возникают не только по ошибке, но и из-за недобросовестных действий. Международные стандарты аудита требуют получить разумную уверенность, что отчётность свободна от существенного искажения как по причине недобросовестных действий, так и вследствие ошибки. Подотчёт для этого — типичный объект внимания: суммы по отдельности невелики, документов много, а контроль часто формальный.

Типичные сценарии: расходы на личные нужды под видом хозяйственных, покупка по чеку, который не относится к деятельности компании, один и тот же билет или чек в двух отчётах, суточные за дни, когда сотрудник фактически был на месте работы, задним числом оформленные командировки.

Что проверяет аудитор по шагам

• Выдача: приказ или распоряжение руководителя, цель и срок, лимит на одного сотрудника, отсутствие нового аванса при непогашенном старом.
• Срок отчёта: по командировкам сверяется дата возвращения с датой авансового отчёта; по прочим подотчётным суммам — с порядком, закреплённым в учётной политике компании.
• Состав документов: командировочное удостоверение, проездные документы, документы о проживании, чеки на питание отдельно за каждый день, чеки и накладные по закупкам.
• Связь с деятельностью: соответствует ли расход цели, названной при выдаче, и нужен ли он бизнесу.
• Суточные: расчёт по нормам из коллективного или трудового договора и по законодательным минимумам, исключение дней, когда сотрудник возвращался домой.
• Остаток: возвращён ли неизрасходованный аванс, как отражена задолженность сотрудника, не «висит» ли она годами.
• Налоги: НДФЛ с сумм сверх норм, налог на прибыль и НДС по подтверждённым и неподтверждённым расходам.

Командировки: что говорят нормы

Перед отъездом сотруднику выплачивается аванс в пределах дорожных расходов, суточных расходов и расходов на жильё. Это граница, с которой аудитор сравнивает фактическую выдачу: аванс сверх расчётных расходов — повод для вопроса.

После возвращения действует жёсткий срок: в течение трёх рабочих дней сотрудник представляет авансовый отчёт, к нему прилагаются командировочное удостоверение и документы о фактических расходах. Просрочка и «пакет документов одним днём» — частый признак того, что отчёт готовили формально.

Отдельный контроль — питание. Для суточных в части питания нужны чеки, оформленные отдельно за каждый день периода командировки, а при поездке в местность, откуда сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. Аудитор сопоставляет даты в чеках с маршрутом и табелем: чек из города, где сотрудник по табелю не был, — сигнал для расширенной проверки.

Налоговые последствия, которые видны при аудите

Для налога на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтверждёнными; в числе подтверждающих документов Налоговый кодекс прямо называет приказ о командировке и проездные документы. Расход без подтверждения или без связи с деятельностью налоговую базу не уменьшает.

Для работника компенсация проезда и проживания по документам и суточные в пределах норм в доход не включаются. Суточные сверх норм, напротив, включаются в доход в виде оплаты труда — значит, нужно проверить, удержан ли с них налог. Аудитор пересчитывает суточные по каждой командировке и сверяет с расчётом налога в ведомости.

Отдельный риск — НДС: по представительским расходам налог к зачёту не принимается. Если такие расходы проходят через подотчёт как «хозяйственные», зачёт НДС окажется завышенным.

Условный пример проверки

Пример на условных числах, не связанный с реальной компанией. Сотрудник получил под отчёт сумму на командировку на несколько дней. В отчёте — билеты, счёт гостиницы и чеки из кафе. Аудитор видит два сигнала: чек на питание датирован днём, когда по табелю сотрудник работал в офисе, а суточные начислены в максимальном размере за все дни, включая выходной, который он провёл дома. Итог: суточные за лишние дни переклассифицируются как необоснованные, а часть выплаты — как доход работника сверх норм. Компании рекомендуют пересчитать налоги и закрепить контроль дат в процедуре согласования отчётов.

Типичные ошибки компаний

• выдача нового аванса, пока не закрыт предыдущий;
• отчёт без командировочного удостоверения или без чеков за каждый день;
• суточные начисляются «по максимуму» без проверки дат и места работы;
• личные покупки проходят как хозяйственные расходы;
• в учётной политике нет срока отчёта по прочим подотчётным суммам и порядка удержания невозвращённого аванса;
• НДС по представительским расходам принимается к зачёту.