Аудит при смене директора: принять дела без сюрпризов

Что закон возлагает на руководителя

Организацию бухгалтерского учёта и отчётности осуществляет руководитель субъекта бухгалтерского учёта (ст. 11 Закона «О бухгалтерском учёте»). В числе его обязанностей закон называет полный и достоверный бухгалтерский учёт, сохранность учётных документов, подготовку налоговой отчётности и других финансовых документов, а также своевременность расчётов.

Из этого следует практический вывод: с даты вступления в должность новый директор отвечает за организацию учёта, в том числе за то, чтобы данные, унаследованные от предшественника, были достоверны. Лица, виновные в нарушении законодательства о бухгалтерском учёте, несут ответственность в установленном порядке — поэтому важно заранее понимать, какие нарушения уже есть и откуда они взялись.

Что проверить при приёмке: порядок работы

• Права подписи. Руководитель утверждает два перечня лиц, имеющих право подписи (ст. 13 Закона). Документы без подписи таких лиц считаются недействительными, поэтому в первые дни пересмотрите перечни, банковские карточки образцов подписей и доверенности, выданные прежним директором.
• Денежные средства и банк. Сверьте остатки кассы по фактическому пересчёту, а остатки на счетах — с выписками банка. При аудите для подтверждения остатков и расчётов используют внешние подтверждения: это аудиторское доказательство, полученное непосредственно от третьей стороны в письменном виде (МСА 505). Тот же приём годится и для вашей приёмки: запросите подтверждение у банка и у ключевых контрагентов.
• Активы и обязательства. Правильность данных учёта и отчётности подтверждается обязательной инвентаризацией активов и обязательств (ст. 16 Закона). Проведите её на дату передачи дел с участием представителя прежнего руководства — тогда расхождения будут зафиксированы вместе.
• Расчёты. Дебиторская и кредиторская задолженность, подотчётные суммы, расчёты по зарплате и налогам: составьте реестр по каждому контрагенту и сопоставьте с договорами и актами сверки.
• Налоговая отчётность. Проверьте, что декларации поданы, а начисленные платежи уплачены; сопоставьте данные деклараций с учётом.
• Договоры. Выпишите договоры, подписанные прежним директором: крупные, долгосрочные, с взаимосвязанными лицами, с нетипичными условиями — и условия расторжения.
• Архив. Первичные документы, регистры и отчётность подлежат хранению не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона): проверьте, что архив полный и вам передан.

Почему важна независимая проверка

Налоговое правонарушение имеет срок давности: лицо не может быть привлечено к ответственности, если до вынесения решения истекли три года (ст. 217 НК). Значит, ошибки трёх прошлых лет остаются потенциальным налоговым риском и после смены директора, а доказать, что они допущены до вашего прихода, проще, если состояние учёта зафиксировано на дату передачи.

Независимая проверка по заказу нового руководителя — это инициативный аудит: аудитор по согласованной программе проверяет учёт и обязательства и оформляет результат документом, который можно показать собственнику, банку или инвестору. Он не заменяет обязательный аудит, а решает задачу приёмки.

Пример (условный). Новый директор принимает компанию 1 марта. Инвентаризация показывает, что склад по учёту больше, чем фактически, а в реестре расчётов есть поставщик, которого нет в актах сверки. Если эти расхождения внесены в акт приёма-передачи с подписью прежнего директора, вопрос о том, чьи это решения, закрыт; если нет — выяснять придётся через месяцы.

Какие документы оформить

• приказ о вступлении в должность и приказ о передаче дел;
• акт приёма-передачи дел с приложениями: печати и ключи, ЭЦП и доступы к банку и налоговому кабинету, договоры, архив;
• акты инвентаризации на дату передачи и ведомость расхождений;
• акты сверки с банком, бюджетом и ключевыми контрагентами;
• актуальные перечни лиц, имеющих право подписи;
• заключение проверяющего (бухгалтера-консультанта или аудиторской организации) о выявленных отклонениях;
• план исправления: что, кто и к какой дате корректирует.

Особый случай: смена собственника

Если директор меняется вместе с собственником, действуют специальные правила Трудового кодекса. Новый собственник вправе прекратить трудовой договор с руководителем организации, его заместителями, главным бухгалтером (ст. 156), причём прекращение по этому основанию допускается в течение трёх месяцев со дня приобретения организации в собственность (ст. 489). Это окно удобно использовать для проверки: к моменту решения о кадрах у собственника уже должна быть картина состояния учёта.

Типичные ошибки

• принять дела по описи документов без фактической инвентаризации и сверок;
• оставить без изменений подписи и доверенности прежнего директора;
• не получить от предшественника пояснений по нетипичным сделкам, пока он доступен;
• считать проверку «бухгалтерской» задачей и не вовлекать в неё руководителя;
• отложить проверку «до отчётного периода» и потерять возможность разграничить периоды.