Бухучёт клининговой компании: моющие средства, персонал на объектах и выручка

Договор: услуги или работа

Первый вопрос — как назван и что описывает договор с объектом. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика совершить определённые действия или осуществить определённую деятельность, не имеющую вещественной формы, а заказчик обязуется оплатить эти услуги (ст. 703 ГК). По договору подряда подрядчик обязуется выполнить определённую работу и сдать её результат заказчику, а заказчик — принять и оплатить результат (ст. 631 ГК).

Регулярная уборка по графику обычно оформляется как услуга, разовая генеральная уборка с принимаемым результатом — ближе к подряду. От формулировки зависят состав акта и то, что именно заказчик принимает. Для налогов значение имеет сам факт возмездного оказания услуг: он признаётся реализацией (ст. 46 НК).

Моющие средства: списание по нормам

Расходники — химия, салфетки, мешки, расходные части инвентаря — это товарно-материальные запасы, и их учёт регулирует НСБУ № 4. Для списания стандарт предусматривает три способа оценки выбывающих запасов: по идентифицированной себестоимости единицы, по средневзвешенной стоимости (AVECO) и по ФИФО (п. 62 НСБУ № 4). Выбранный способ закрепите в учётной политике и применяйте последовательно.

Отдельно стандарт описывает нормативный метод определения себестоимости: он основан на учёте затрат по установленным нормам использования сырья, материалов, труда и производственных мощностей (п. 39 НСБУ № 4). Для клининга это практический подход: на каждый вид уборки компания утверждает внутренние нормы расхода (граммы концентрата на квадратный метр, мешки на смену) и сверяет с ними фактический расход.

Условный пример (числа выдуманы для иллюстрации): объект 1 000 м², внутренняя норма — 20 г концентрата на 1 м² за уборку. Нормативный расход за одну уборку — 20 кг. Если по накладным на объект отпущено 26 кг, перерасход в 6 кг нужно объяснить: нестандартное загрязнение, потери или неверная норма. Такой разбор делается по каждому объекту ежемесячно.

Персонал на объектах: смены и договоры

Уборка часто идёт вечером или ночью, поэтому графики строятся по сменам. Работа в две и более смены считается сменной (ст. 192 ТК), режим рабочего времени определяется графиком сменности. Привлекать работника к работе в течение двух смен подряд запрещено, а ежедневный отдых между сменами вместе с перерывом на отдых и питание не может быть меньше двенадцати часов (ст. 192 ТК).

Для учёта это означает: график сменности и табель — первичные документы, по которым начисляется зарплата и которыми подтверждается трудозатрата по каждому объекту. Если часть людей привлекается по гражданско-правовым договорам, договор должен описывать конкретную работу или услугу и её результат. Прежде чем выбирать гражданско-правовую форму, убедитесь, что она соответствует реальному характеру работы: постоянная сменная работа по графику ближе к трудовым отношениям.

• табель и график сменности по каждому объекту;
• приказы о приёме или договоры с исполнителями;
• ведомости выдачи спецодежды и инвентаря;
• распределение затрат на оплату труда по объектам.

Выручка: акты и счета-фактуры

Основа признания выручки — подписанный акт оказанных услуг за период, сверенный с графиком уборок и условиями договора. Юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые при реализации услуг обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, если иное не предусмотрено статьёй (ст. 47 НК). Если стоимость или объём оказанных услуг изменились, продавец обязан выставить дополнительный или исправленный счёт-фактуру (ст. 47 НК).

Для плательщиков НДС ставка, если иное не установлено главой 36 НК, составляет 12 процентов (ст. 258 НК). Компании на других режимах налогообложения применяют свои правила — выбор режима определяйте до заключения крупных договоров, потому что он влияет на цену для заказчиков, являющихся плательщиками НДС.

Налоги на оплату труда

Доходы физического лица — резидента, по общему правилу, облагаются по ставке 12 процентов (ст. 381 НК). Для клининга с большим числом сотрудников оплата труда — значительная часть расходов, поэтому ошибки в табелях и ведомостях быстро превращаются в налоговые доначисления.

Типичные ошибки

• расходники списываются «в целом по компании» без разбивки по объектам;
• нет внутренних норм расхода, и перерасход нечем объяснить;
• акты подписываются позже периода, а счёт-фактура выставляется раньше акта;
• сменный график не соответствует табелю;
• изменение объёма услуг не отражено исправленным счётом-фактурой.