Аудит филиала и представительства: что проверяют отдельно

Почему подразделение проверяют отдельно

По Гражданскому кодексу филиал — это обособленное подразделение юридического лица вне места его нахождения, которое выполняет все его функции или их часть. Он не юридическое лицо, получает имущество от создавшей его организации и действует по утверждённому ею положению. Учёт по подразделению при этом накапливается отдельно.

Закон «О бухгалтерском учёте» относит филиалы и представительства к субъектам бухгалтерского учёта. Если подразделение выделено на самостоятельный баланс, его баланс и другие отчётные формы должны войти в финансовую отчётность компании. Отсюда первый вопрос аудитора: все ли такие подразделения охвачены, и нет ли «забытых» точек, по которым фактически идут операции.

Какие подразделения аудитор считает значимыми

Международный стандарт аудита 600 написан для аудита групповой отчётности, но его логика полезна и для компании с филиалами. Стандарт называет компонентом организацию или направление деятельности, по которому готовится финансовая информация для общей отчётности, и прямо допускает структуру, где есть головной офис и филиалы. По аналогии аудитор оценивает каждое подразделение по двум признакам: велико ли оно само по себе и нет ли в нём особых рисков.

Для подразделения, существенного само по себе, стандарт предполагает аудит его финансовой информации с собственным уровнем существенности. Для небольшого подразделения достаточно аналитических процедур и проверки отдельных остатков. Какой объём выбрать, аудитор решает на планировании и фиксирует в плане аудита.

• значимость по размеру: доля выручки, активов и персонала подразделения в целом по компании;
• особые риски: наличные расчёты, склад и запасы на месте, самостоятельные закупки, удалённость от бухгалтерии головного офиса;
• смена руководителя или главного бухгалтера подразделения в проверяемом периоде.

Сводка баланса филиала с головным офисом

Главный вопрос — как данные филиала объединяются в общую отчётность. Аудитор берёт баланс филиала, баланс головного офиса и итоговый баланс компании и проверяет, что подразделение не потеряно и не учтено дважды. Сверяются остатки по счетам, обороты за период и принятые одинаково принципы учёта: методы оценки запасов, сроки полезного использования основных средств, курсы валют.

Что приходится исправлять чаще всего: филиал ведёт учёт в отдельной программе и выгружает данные с опозданием; корректировки, внесённые головным офисом после закрытия месяца, не доходят до филиала; одна и та же операция проведена в двух учётах.

• полнота: все подразделения со стационарными рабочими местами включены в сводку;
• единая учётная политика и единый план счетов для всех подразделений;
• сверка данных первичных документов филиала с выгрузкой, по которой составлена сводка;
• инвентаризация имущества на месте и акты, подписанные руководителем подразделения.

Внутренние расчёты и передача имущества

Расчёты между головным офисом и подразделением в итоговой отчётности взаимно исключаются, поэтому остатки должны совпадать. МСА 600 среди процедур по консолидации называет проверку сверки и исключения внутренних операций и внутренних остатков. Расхождение показывает, что одна из сторон не отразила операцию или отразила её в другом периоде.

Пример на условных числах. Головной офис показывает требование к филиалу на 1 200 млн сумов, а в балансе филиала внутренний долг составляет 1 150 млн. Разница в 50 млн — повод искать: платёж «в пути», переданное имущество, которое филиал ещё не принял к учёту, или отнесённые не туда расходы. Аудитор запрашивает акты передачи и банковские выписки, пока разница не будет объяснена.

Отдельное внимание — передача основных средств и запасов между подразделениями: накладные, оценка и отражение в учёте обеих сторон, чтобы имущество не оказалось числящимся одновременно в двух местах.

Налоговый учёт подразделения

Для налоговых целей Налоговый кодекс определяет обособленное подразделение как территориально обособленное подразделение со стационарными рабочими местами. Признание не зависит от того, что написано в учредительных документах. Рабочее место стационарно, если создано на срок более одного месяца. Поэтому «временный» офис или склад может оказаться обособленным подразделением по закону.

Юридическое лицо с подразделениями ставится на учёт по месту нахождения каждого из них и должно сообщить налоговому органу о создании подразделения или изменении его данных в течение одного месяца. Аудитор проверяет, что такие уведомления поданы и что сведения совпадают с фактическими адресами и составом работников.

Отдельный блок — налоги, которые исполняются по месту подразделения. Налоговый агент, создавший стационарные рабочие места в подразделении с числом работников более двадцати пяти, должен встать на учёт по месту подразделения в течение десяти дней после истечения месяца с момента его создания, а отчётность по работникам такого подразделения подаётся по месту его учёта. Для крупных налогоплательщиков действует централизованный порядок: отчётность и платежи подаются с учётом обособленных подразделений.

• постановка подразделения на учёт и уведомления об изменениях;
• корректное распределение работников и НДФЛ по подразделениям;
• соответствие налоговых регистров подразделения данным бухгалтерского учёта;
• для представительства иностранной компании — отдельный вопрос, возникает ли постоянное учреждение.

Документы и типичные ошибки

Перед аудитом подготовьте положение о подразделении, приказ о назначении руководителя и доверенность, уведомления в налоговый орган, баланс и обороты подразделения за период, акты сверки внутренних расчётов, договоры аренды помещений и документы по штату. Чем раньше собран этот пакет, тем меньше вопросов возникает на выезде в подразделение.

Типичные ошибки: подразделение фактически работает, но не поставлено на учёт; внутренние остатки не сходятся; учётная политика у подразделения своя; сотрудники подразделения оформлены на головной офис, хотя работают в другом регионе; нет документов о передаче имущества.