Совмещение должностей и расширение зоны обслуживания: доплата и оформление

Три формы дополнительной работы по Трудовому кодексу

Статья 116 ТК говорит о дополнительной работе у того же работодателя в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой. Это возможно только с согласия работника, и за такую работу положена дополнительная оплата. Закон выделяет три способа, и от выбранного способа зависят оформление и доплата:

• совмещение профессий (должностей) — работник выполняет дополнительную работу по другой профессии (должности), чем основная по трудовому договору;
• расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ — дополнительная работа по той же профессии (должности), что и основная;
• исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы — по той же или по другой профессии (должности).

Совмещение и совместительство: в чём разница

Главный критерий — время и договор. Совместительство по статье 432 ТК — это другая регулярная оплачиваемая работа на условиях отдельного трудового договора в свободное от основной работы время. Совмещение же выполняется в течение того же рабочего дня и оформляется не новым договором, а приказом либо дополнительным соглашением к действующему.

Из этого следует практический вывод: если дополнительную работу человек делает в основные часы и без отдельного договора, это совмещение, и применять правила о совместительстве (отдельный договор, учёт времени, отдельный табель) не нужно. Если же работа выполняется вечером или в выходной по отдельному договору — это уже совместительство, и порядок другой.

Как оформить: приказ или дополнительное соглашение

Выбор документа зависит от срока и характера поручения. Если работник соглашается выполнять дополнительную работу в течение определённого срока, изменений в трудовой договор вносить не нужно: достаточно приказа работодателя. Работника знакомят с приказом, и при согласии он его подписывает.

Если дополнительная работа по совмещению или расширению зоны обслуживания устанавливается на постоянной основе уже в ходе работы, договорённость оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. А если о постоянной дополнительной работе договорились ещё при приёме, её фиксируют в самом договоре как дополнительное условие.

В приказе или соглашении стоит прописать то, что закон оставляет на усмотрение сторон: срок (определённый или неопределённый), содержание и объём дополнительной работы, а также размер и порядок доплаты. Чем конкретнее объём («принимает и выдаёт наличные», «ведёт складской учёт»), тем меньше споров о том, за что и сколько платить.

Досрочно прекратить совмещение могут обе стороны: нужно предупредить другую сторону письменно за три рабочих дня. Фиксируйте такое предупреждение документом, чтобы доплата прекращалась с понятной даты.

Размер доплаты и случаи, когда её не платят

Правила статьи 259 ТК различаются по типу работодателя. Для организаций, которые финансируются не из бюджета, доплата устанавливается в размере заработной платы по фактически выполненной работе по совмещаемым профессиям (должностям). Для бюджетных организаций она составляет не более пятидесяти процентов от тарифной ставки (оклада) по совмещаемой должности.

Ключевое слово для частного сектора — «фактически выполненная работа». Доплата не обязана равняться полному окладу совмещаемой должности: если сотрудник забирает лишь часть функций, платить нужно соразмерно выполненному.

Пример расчёта (условные числа, только для иллюстрации). Допустим, оклад кассира по штатному расписанию — 3 000 000 сум в месяц, а бухгалтер берёт на себя примерно четверть кассовых операций. Тогда доплата по фактически выполненному объёму составит около 750 000 сум; её нужно подтвердить расчётом, табелем или актом выполненных дополнительных функций. С этой суммы удерживается НДФЛ — об этом ниже.

Отдельное правило касается замещения. Если обязанности временно отсутствующего работника возлагаются на его штатного заместителя, у которого такая обязанность входит в должностные обязанности по трудовому законодательству, трудовому договору или должностной инструкции, достаточно приказа: дополнительного согласия не требуется, и дополнительно это не оплачивается. Доплата не производится при замещении лицом, замещающим отсутствующего по штату, без освобождения от основной работы. Но если замещает не штатный заместитель, действует общее правило — согласие и доплата.

Налоги и бухгалтерский учёт доплаты

Для налогов доплата — часть оплаты труда. Доходами в виде оплаты труда по статье 371 НК признаются все выплаты, начисляемые и выплачиваемые работнику, состоящему в трудовых отношениях, а в их число входят и другие выплаты, являющиеся оплатой за фактически выполненную работу. Поэтому доплату за совмещение включают в ту же налоговую базу, что и зарплату.

НДФЛ для резидента по статье 381 НК — 12 процентов, а по статье 388 НК налоговый агент (работодатель) обязан удержать исчисленную сумму налога из дохода работника. Ежемесячно удерживайте налог с зарплаты вместе с доплатой.

Для работодателя доплата — расход на оплату труда. По статье 403 НК объектом социального налога являются расходы работодателя на оплату труда работников, а налоговая база по статье 404 НК — сумма расходов, выплачиваемых в соответствии со статьёй 371 НК. Значит, доплата увеличивает и базу социального налога. Действующую ставку проверяйте по таблице статьи 405 НК для вашей категории налогоплательщика.

В учёте начисляйте доплату отдельной строкой или кодом в расчётной ведомости: так проще подтвердить основание выплаты при проверке и показать, что она привязана к приказу.

Типичные ошибки и чек-лист для работодателя

Самые частые нарушения — отсутствие письменного согласия, приказ без срока и объёма, доплата «на глаз» без расчёта и выплата в обход ведомости. Пройдитесь по короткому списку перед тем, как поручать дополнительную работу:

• получено согласие работника (подпись под приказом или допсоглашение);
• в документе указаны срок, содержание и объём дополнительной работы;
• определён размер доплаты и основание для расчёта (фактический объём — для небюджетной организации);
• для замещения отсутствующего выяснено, входит ли это в обязанности штатного заместителя по должностной инструкции;
• доплата начисляется в ведомости, с неё удержан НДФЛ и учтена база социального налога;
• при досрочной отмене стороны уведомили друг друга письменно за три рабочих дня.