Списание ТМЦ: основания, комиссия и акт

Основания для списания по НСБУ № 4

Пункт 58 НСБУ № 4 перечисляет случаи, когда запасы снимаются с баланса. Для практики важны не только продажа и передача, но и «потери»: ликвидация негодных запасов и недостачи.

Запасы списываются с баланса в результате:

• реализации, бесплатной передачи или обмена;
• передачи в уставный капитал другой организации или возврата учредителю ранее внесённой доли;
• ликвидации (уничтожения) из-за непригодности после окончания срока хранения, физического и морального износа;
• выявления недостачи, потери или повреждения (поломка, бой);
• передачи в виде товарного займа или возврата ранее полученного товарного займа;
• иных операций и событий.

Порядок: от решения до записи в учёте

Единой формы акта на все случаи в НСБУ № 4 нет, поэтому порядок компания закрепляет сама — приказом руководителя или в учётной политике. Проверьте, нет ли специальных требований для вашей отрасли (например, для пищевых продуктов или лекарств). Рабочая последовательность такая:

• приказ о создании комиссии: председатель, члены из числа материально ответственных лиц и бухгалтерии, срок работы;
• осмотр и фиксация: наименование, количество, место хранения, состояние, причина непригодности; при необходимости — фото или заключение специалиста;
• составление акта списания с выводом комиссии о причине и о виновных лицах (если они есть);
• утверждение акта руководителем и издание приказа о списании;
• отражение в учёте в периоде, когда списание произошло или возник убыток;
• физическое уничтожение или утилизация и подшивка подтверждающих документов (акт об утилизации, накладная на сдачу отходов).

Что должно быть в акте

Акт — первичный учётный документ, поэтому для него действуют общие требования закона о бухгалтерском учёте (ст. 14). Без обязательных реквизитов акт трудно защитить при проверке.

Обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование организации;
• наименование и номер документа, дата и место составления;
• содержание операции с количеством в натуральном и денежном выражении;
• должности и подписи членов комиссии с расшифровкой.
• Сверх этого полезно указать причину списания, ссылку на приказ о комиссии, балансовую стоимость каждой позиции и решение об утилизации.

Недостачи: как учитывать и когда это расход

Если запасы списываются из-за недостачи при инвентаризации, НСБУ № 4 (п. 91) требует списывать её по балансовой стоимости. Инвентаризация запасов проводится не реже одного раза в год (п. 90).

Пока виновные не установлены, балансовая стоимость недостающих запасов отражается на счёте учёта недостач и потерь (п. 92). Уже после решения комиссии сумма попадает в финансовые результаты: в пределах норм естественной убыли, а также если виновных нет или взыскать с материально ответственных лиц нельзя. Если же виновник известен и сумма с него взыскивается, недостачу относят на него — такое решение нужно оформить документально.

Налоговые последствия списания

Бухгалтерский расход и налоговый вычет — не одно и то же. Налоговый кодекс прямо исключает из вычетов несколько типичных для списания ситуаций (ст. 317), а для плательщиков НДС добавляется корректировка зачёта (ст. 269). Главное:

• потери товаров сверх норм естественной убыли, установленных уполномоченным органом, а при их отсутствии — налогоплательщиком, в вычет не идут (п. 1 ст. 317), поэтому норму лучше утвердить документом до начала работы с остатками;
• убытки от списания ТМЦ по причине негодности (истечение срока хранения, физический или моральный износ и подобное) тоже не вычитаются, кроме случаев чрезвычайных обстоятельств — стихийного бедствия, пожара, аварии, ДТП (п. 34 ст. 317);
• убытки от хищений и недостачи, виновники которых не установлены или с которых невозможно взыскать, также входят в перечень невычитаемых (п. 10 ст. 317);
• входной НДС, ранее принятый к зачёту, корректируется при порче или утрате сверх норм естественной убыли; для порчи или утраты из-за чрезвычайных обстоятельств корректировка не требуется (п. 2 ч. 1 ст. 269).
• Для остальных оснований (например, безвозмездной передачи) налоговый результат определяйте отдельно, по соответствующим статьям Кодекса.

Условный пример

Числа условные, нужны только для иллюстрации логики.

Случай 1. Партия товара с балансовой стоимостью 4 000 000 сум, срок хранения истёк, комиссия оформила акт и уничтожила товар. В бухгалтерском учёте стоимость списывается в расход периода списания. В налоговой базе по прибыли убыток не уменьшает доход, потому что это списание по причине негодности без чрезвычайных обстоятельств.

Случай 2. На складе по инвентаризации не хватает 35 кг сырья при цене 50 000 сум за кг; утверждённая норма естественной убыли за период — 20 кг. В пределах нормы: 20 × 50 000 = 1 000 000 сум — потери, которые можно учесть в расходах. Сверх нормы: 15 × 50 000 = 750 000 сум — эта часть не вычитается, а входной НДС по 15 кг нужно скорректировать. Если виновный установлен, сверхнормативную часть взыскивают с него.

Типичные ошибки

• акт составлен задним числом, когда факт выбытия давно установлен, — расход попадает не в тот период;
• в акте нет подписей всех членов комиссии или количества в натуральном выражении;
• нормы естественной убыли не утверждены, и недостачи приходится считать сверхнормативными целиком;
• списание из-за истёкшего срока хранения учтено как вычитаемое по прибыли;
• забыта корректировка НДС по сверхнормативной порче;
• списаны запасы без фактической утилизации и без документов о ней.