Резерв на оплату отпусков: нужен ли и как считать

Что такое резерв отпусков и откуда он берётся

Резерв на оплату отпусков — это оценка суммы, которую компания заплатит работникам за уже заработанное, но ещё не использованное право на отпуск. Логика та же, что у любого обязательства: событие уже произошло (работник отработал период), выплата будет в будущем, сумму можно оценить.

Прямое правило есть в международном стандарте IAS 19 «Вознаграждения работникам». Он делит оплачиваемые отсутствия на накапливаемые и ненакапливаемые. Накапливаемые — те, что можно перенести и использовать в будущих периодах, если в текущем период право использовано не полностью. Для них расход признаётся тогда, когда работники отрабатывают время, увеличивающее их право на будущие оплачиваемые отсутствия, а не тогда, когда они фактически уходят в отпуск.

Оценка делается так: ожидаемая стоимость накапливаемых оплачиваемых отсутствий — это дополнительная сумма, которую компания ожидает выплатить из-за неиспользованного права, накопившегося на конец отчётного периода.

Нужен ли резерв: бухгалтерский и налоговый учёт

Для отчётности по МСФО ответ почти всегда «да», если сотрудники не успевают использовать отпуск в году его возникновения. В Узбекистане неиспользованный отпуск превращается в денежное обязательство при увольнении: компенсация выплачивается за все неиспользованные ежегодные основные и дополнительные отпуска. То есть отпуск по сути «закрепляется» за работником, и на конец периода у компании есть реальное обязательство.

Для управленческого учёта и бюджетирования резерв полезен независимо от стандарта: он сглаживает затраты по месяцам и показывает, сколько денег придётся заплатить в сезон отпусков. Для отчётности по НСБУ порядок создания резерва, счета и корреспонденцию закрепляйте в учётной политике и сверяйте с действующими НСБУ и Планом счетов бухгалтерского учёта — решение зависит от того, ведёт ли компания учёт и по МСФО.

С налогом на прибыль иначе. Налоговый кодекс прямо называет резерв на предстоящие расходы по гарантийному ремонту и обслуживанию; такого же отдельного налогового резерва на отпуска в тех нормах, которые определяют расходы, нет. Поэтому созданный в учёте резерв сам по себе налоговых вычетов не даёт.

Что в Трудовом кодексе влияет на сумму резерва

Сумма обязательства складывается из трёх вещей: сколько дней отпуска положено, сколько из них уже использовано и по какой средней зарплате отпуск будет оплачиваться.

• Продолжительность. Ежегодный основной минимальный отпуск — двадцать один календарный день (ст. 217 ТК). Дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 222).
• График. График отпусков утверждается до начала календарного года, он обязателен и для работодателя, и для работника, а о времени отпуска сотрудника извещают не позднее чем за пятнадцать дней (ст. 228). Именно график — основа прогноза выплат.
• Перенос. Отпуск должен быть предоставлен до конца рабочего года, за который он положен; часть сверх четырнадцати календарных дней можно перенести на следующий год с согласия работника в исключительных случаях (ст. 230). Перенесённые дни остаются в резерве.
• Оплата. Работнику сохраняется средняя заработная плата; воскресенье при оплате не учитывается, а выплата идёт не позднее последнего рабочего дня до начала отпуска (ст. 233).
• Расчёт средней. Для расчёта берётся начисленная оплата труда за двенадцать месяцев, предшествующих месяцу начисления; средняя определяется как одна двенадцатая суммы доходов в виде оплаты труда за эти месяцы (ст. 257).

Как посчитать: пошаговый порядок

Универсальной формулы в законе нет, поэтому компания выбирает метод и фиксирует его в учётной политике. Чаще всего используют два варианта.

• Индивидуальный. По каждому работнику: накопленные неиспользованные дни × средний дневной заработок (с учётом правил ст. 257 ТК) + начисления на эту сумму. Подходит небольшим компаниям, где несколько десятков сотрудников.
• Групповой (по проценту). Берут плановый годовой фонд отпускных и делят на плановый годовой фонд оплаты труда. Полученный процент ежемесячно применяют к начисленной зарплате. По итогам года резерв сверяют с фактом и пересчитывают.
• Начисления. В обязательство включают не только сами отпускные, но и налоги и взносы, которые компания должна заплатить с них, если они начисляются на эту выплату.

Пример расчёта (условные числа)

Допустим, плановый годовой фонд оплаты труда компании — 720 млн сумов, а плановые отпускные за год — 60 млн сумов. Доля отпускных: 60 / 720 = 8,33 %. В месяце с фондом зарплаты 60 млн сумов в резерв относят 60 × 8,33 % ≈ 5 млн сумов. Это условный пример, реальные цифры берите из графика отпусков и ведомостей.

В июле сотрудник уходит в отпуск, и ему начисляют, например, 4 млн сумов отпускных. Эта сумма не попадает в расходы июля, а списывается за счёт созданного резерва. Если в резерве накоплено 30 млн, а использовано 4 млн, остаток переходит дальше. В конце года остаток сверяют с фактическим неиспользованным правом на отпуска: недостающее доначисляют, излишек восстанавливают.

Налоги: как резерв влияет на налог на прибыль и взносы

Отпускные — часть дохода работника в виде оплаты труда: Налоговый кодекс включает в него оплату за неотработанное время, а в неё входит оплата ежегодного основного отпуска и денежная компенсация при его неиспользовании. Поэтому налоги и взносы с отпускных удерживаются и начисляются по общим правилам для оплаты труда в момент выплаты или начисления в порядке, установленном Налоговым кодексом.

Для налога на прибыль значим принцип ст. 305: вычитаются обоснованные и документально подтверждённые расходы, а затраты, отражённые в учёте из-за изменения оценки обязательств, налоговым расходом не считаются, кроме фактически выплаченных. Кроме того, если порядок признания расхода в бухучёте отличается от кодекса, для налога применяется порядок Налогового кодекса.

Практический вывод: резерв создаёт налоговую разницу. Отпускные станут налоговым вычетом, когда будут выплачены. Если вы ведёте отчётность по МСФО, эту разницу нужно учитывать при расчёте отложенного налога — детали согласуйте с налоговым консультантом.

Типичные ошибки и документы

Чаще всего встречаются одни и те же недочёты:

• резерв начисляют «на глаз», без графика отпусков и расчёта по работникам;
• забывают про налоги и взносы с отпускных, и обязательство занижено;
• не сверяют резерв с фактом на конец года и не корректируют;
• считают резервом только дни, а не среднюю зарплату, которая за год выросла;
• Минимальный пакет документов: приказ об учётной политике с описанием метода, утверждённый график отпусков, расчёт резерва на отчётную дату и приказы об отпусках.