Расходы будущих периодов: что относить и как списывать

Счета для РБП по НСБУ № 21

Расходы будущих периодов в текущей части учитываются на счетах группы 3100 «Расходы будущих периодов — текущая часть» (п. 155 инструкции к НСБУ № 21). Это затраты, произведённые в отчётном периоде, но относящиеся к следующим отчётным периодам.

• 3110 «Предоплаченная оперативная аренда» — арендная плата, уплаченная в текущем периоде, но относящаяся к следующему (п. 158);
• 3120 «Предоплаченные услуги» — услуги, оплаченные вперёд, в том числе подписка (п. 159);
• 3190 «Прочие расходы будущих периодов» — другие оплаченные вперёд расходы, не учтённые на 3110 и 3120 (п. 160).

Что можно относить к РБП

Пункт 156 инструкции приводит примеры затрат, которые могут отражаться на счетах РБП:

• предварительная оплата полной суммы годовой подписки на периодические издания;
• предварительная оплата годового страхования имущества;
• взносы оперативной аренды за будущие периоды и другие затраты, которые в будущем могут быть включены в расходы.

Текущая и долгосрочная часть

План счетов разделяет отсроченные расходы на текущую и долгосрочную части. Для долгосрочной части в разделе долгосрочных активов предусмотрен счёт 0990 «Прочие долгосрочные отсроченные расходы», для текущей отсроченной части — группа 3200 «Отсроченные расходы — текущая часть» со счётом 3290 «Прочие отсроченные расходы».

На практике затраты, относящиеся к периоду более двенадцати месяцев после отчётной даты, отражают в долгосрочной части, а приближающуюся к списанию сумму переводят в текущую. Критерий разделения стоит закрепить в учётной политике.

Как списывать

Расходы, учтённые на счетах 3100, списываются в дебет счетов учёта затрат. Списание на текущие расходы производится в течение установленного срока либо пропорционально объёму или количеству выпущенной продукции (п. 157 инструкции). Способ компания выбирает сама и закрепляет в учётной политике.

Аналитический учёт по счетам 3100 ведётся по счетам, статьям и объектам (направлениям) затрат. Это позволяет видеть, какая часть предоплаты осталась несписанной по каждому договору.

• Дт 3190 — Кт 1010–1090, 2810: отпущены материалы и продукция на работы, учитываемые в РБП;
• Дт 3120 — Кт 5110: оплачена подписка на следующий год;
• Дт 3190 — Кт 6010, 7010: задолженность поставщикам и подрядчикам по ценностям или работам, относящимся к РБП;
• Дт счета затрат — Кт 3110–3190: перенесена доля РБП при наступлении очередного отчётного периода.

Пример: аренда, оплаченная за год

Компания в декабре оплатила арендодателю офиса аренду на следующий календарный год. В момент оплаты расход ещё не относится к текущему периоду: сумма отражается на счёте 3110 «Предоплаченная оперативная аренда». С января каждый месяц на расходы периода списывается одна двенадцатая: Дт счёта затрат — Кт 3110. Если часть предоплаты относится к сроку более года, эта часть учитывается в долгосрочных отсроченных расходах и переводится в текущую по мере приближения.

Налоговый учёт

Налоговый учёт ведётся по методу начисления (ст. 78 НК). Вычитаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые в течение отчётного (налогового) периода (ст. 305 НК). Поэтому предоплата сама по себе расходом не становится — расход признаётся по мере того, как период, к которому он относится, наступает.

Если признание расхода по правилам бухгалтерского учёта отличается от порядка НК, для целей налогообложения применяется порядок НК (ст. 305 НК). Затраты, которые по бухучёту включаются в первоначальную стоимость долгосрочных активов или себестоимость запасов, относятся на расходы через амортизацию и себестоимость. Расходы на ремонт амортизируемых активов регулируются отдельно (ст. 309 НК) — их не стоит автоматически переносить в РБП.

Инвентаризация и отчётность

Остаток на счетах 3100 и 0990 — это актив баланса, поэтому его проверяют при годовой инвентаризации так же, как дебиторскую задолженность. По каждому договору нужно показать, сколько оплачено, сколько уже списано и за какой период осталась несписанная сумма. Если договор аренды или страхования досрочно расторгнут, несписанный остаток не переносят на будущее: его либо возвращает контрагент, и тогда он переводится в дебиторскую задолженность, либо, если возврата не будет, он списывается в расходы периода расторжения.

Частые ошибки

• весь годовой платёж за аренду или страховку списывают в расходы в месяце оплаты;
• на 3190 копят затраты, которые на самом деле являются капитальными вложениями или стоимостью основного средства;
• нет аналитики по договорам — нельзя подтвердить остаток РБП на отчётную дату;
• не разделяют текущую и долгосрочную часть в балансе;
• способ списания не закреплён в учётной политике и меняется от периода к периоду.