Забалансовые счета: арендованные ОС, ТМЦ на ответственном хранении и выданные гарантии

Что такое забалансовый учёт и по какой системе он ведётся

В плане счетов забалансовым счетам посвящена отдельная глава — пятая. Они используются для сведений об имуществе, которое организации не принадлежит, но временно находится в её пользовании или распоряжении (арендованные по оперативной аренде основные средства, принятые на ответственное хранение и в переработку материальные ценности и другое), а также об условных правах и обязательствах.

Важная особенность: на этих счетах учёт ведётся по простой системе. Это значит, что у операции нет корреспондирующего счёта — вы просто увеличиваете или уменьшаете остаток на одном счёте. Сальдо забалансовых счетов не попадает в баланс, но по ним нужна аналитика, которая позволит назвать конкретный предмет, владельца и место хранения.

Чужое имущество у вас: счета 001–005

Эти пять счетов отвечают на вопрос «что мы держим, но не владеем».

Счёт 001 — основные средства, полученные по оперативной аренде. Они числятся по стоимости, указанной в договоре. Аналитика ведётся по арендодателям и по каждому объекту, причём в карточке полезно сохранить инвентарный номер арендодателя. При этом по НСБУ №6 такой объект не показывают на балансе арендатора — иначе вы завысите активы и начислите амортизацию на чужое имущество.

Счёт 002 — товарно-материальные запасы, принятые на ответственное хранение. Оценка берётся из акта приёма-передачи или счёта-фактуры, аналитика — по организациям, видам, сортам и местам хранения. Именно сюда попадает, например, товар поставщика, который лежит на вашем складе до оформления продажи.

Счёт 003 — материалы, принятые в переработку (давальческое сырьё заказчика). Оценка по ценам договора. Затраты на саму переработку сюда не входят — они идут на счета затрат. Аналитика: заказчики, виды и сорта материалов, места хранения.

Счёт 004 — товары, принятые по посредническому договору. Им пользуются комиссионеры, а аналитика ведётся по видам товаров и по комитентам.

Счёт 005 — оборудование, принятое для монтажа. Им пользуются подрядчики, аналитика — по отдельным объектам или агрегатам.

Бланки и списанная задолженность: счета 006 и 007

Счёт 006 «Бланки строгой отчётности» — квитанционные книжки, бланки свидетельств, дипломы, абонементы, талоны, бланки сопроводительных документов. Перечень документов, относимых к бланкам строгой отчётности, и порядок их хранения и использования организация устанавливает сама, поэтому закрепите его приказом или в учётной политике. Бланки учитываются в условных оценках, аналитика ведётся по каждому виду и месту хранения.

Счёт 007 нужен, чтобы не терять из виду долг, который списан в убыток из-за неплатёжеспособности должника. Его держат на забалансе пять лет с момента списания — чтобы отследить возможность взыскания, если имущественное положение должника изменится. Если деньги всё же поступили, их отражают по дебету счетов денежных средств в корреспонденции с 9390 «Прочие операционные доходы» и одновременно уменьшают счёт 007. Аналитика — по каждому должнику.

Обеспечения, аренда, ссуда, товарищество: счета 008–011, 015, 016

Счета 008 и 009 — обеспечение обязательств и платежей: 008 для полученных гарантий, 009 для выданных. Если сумма в гарантии не указана, в учёте она определяется по условиям договора. Сумма обеспечения списывается по мере погашения долгов, аналитика — по каждому обеспечению.

Счёт 010 — основные средства, переданные по договору финансовой аренды. Списывать их с этого счёта нужно, когда имущество вернулось владельцу, было изъято по иным причинам либо выкуплено арендатором после окончания срока договора.

Счёт 011 — имущество, полученное по договору ссуды. Объект списывается со счёта, когда по окончании срока договора его вернули собственнику. Аналитика — по каждому объекту.

Счёт 015 — имущество, полученное по договору простого товарищества (совместной деятельности): оно принадлежит участникам, но находится у доверенного лица для ведения общего дела. Списывается при возврате владельцу.

Счёт 016 — нематериальные активы, полученные по праву пользования. Это, например, право пользоваться товарным знаком или программой по лицензионному договору. Получение права отражается по дебету счёта, оценка — по цене, принятой в договоре, а при возврате права счёт кредитуется.

Налоговые счета и инвентарь: 012, 013, 014

Счёт 012 показывает расходы, которые вошли в налоговую базу текущего периода, но будут вычитаться из налогооблагаемой прибыли позже. Аналитика должна давать сведения о самих расходах, их размере и сроке, в который они вычитаются.

Счёт 013 «Временные налоговые и таможенные льготы (по видам)» собирает сведения о высвободившихся средствах — суммах, от уплаты которых организация временно освобождена и использование которых не предусмотрено. Начисленные по льготам суммы не отражаются в отчёте о финансовых результатах и на финансовый результат не влияют. После окончания срока льготы сумму списывают со счёта, а данные о ней хранят в организации ещё 5 лет.

Счёт 014 — инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации. При передаче в эксплуатацию их стоимость полностью относится на затраты производства или расходы периода, а контроль за сохранностью обеспечивается этим счётом: аналитика ведётся по пользователям и складам цехов, списание — по оформленному акту.

Пример учёта (условные числа)

Условный пример: компания арендует по договору оперативной аренды станок, в договоре его стоимость указана как 80 000 000 сумов. При получении по акту приёма-передачи на счёте 001 появляется запись на 80 000 000 с аналитикой «арендодатель — инвентарный номер арендодателя». На балансе станок не числится, амортизация не начисляется. По окончании договора станок возвращают, и на 80 000 000 уменьшают счёт 001. Числа здесь условные и служат только для иллюстрации порядка.

Типичные ошибки

• чужое имущество принято по факту, но акт и оценка не оформлены, и по счёту нечего показать;
• арендованный по оперативной аренде объект поставлен на баланс и по нему начислен износ;
• аналитика ведётся «в целом» без привязки к владельцу, объекту и месту хранения;
• забыли списать со счёта имущество, которое уже вернули, и забалансовые остатки расходятся с инвентаризацией;
• списанный в убыток долг не поставили на счёт 007, из-за чего контроль за взысканием потерян;
• данные по льготам со счёта 013 не сохранили в течение срока хранения;
• в учётной политике и справочниках остаётся перечень 001–011 из прежней редакции — действующий план содержит счета до 016.