Закрытие месяца в бухгалтерии: порядок действий и типичные ошибки

Зачем нужен регламент закрытия

Без регламента закрытие превращается в аврал перед сдачей отчётности: часть документов приходит с опозданием, расходы попадают не в тот период, а регистры правятся задним числом. Закон требует, чтобы руководитель обеспечил разработку учётной политики, системы внутреннего учёта и отчётности, а также сохранность учётных документов (ст. 11), и чтобы субъект учёта организовал и осуществлял внутренний контроль (ст. 21). Регламент закрытия месяца — самый наглядный способ выполнить оба требования на практике.

Отдельная причина — нарастающий итог. Финансовая отчётность составляется с нарастающим итогом с начала отчётного года (ст. 22), а периодическая охватывает период с 1 января по отчётную дату включительно (ст. 24). Ошибка, не найденная в январе, переходит в каждый следующий период и в годовую отчётность.

Шаг 1. Собрать и проверить первичные документы

Основанием для учёта операций служат первичные документы, фиксирующие факт операции (ст. 14). Поэтому закрытие начинается со сверки: все ли акты, накладные, счета-фактуры, кассовые и банковские документы за месяц получены и занесены в учёт.

Что проверить:

• наличие обязательных реквизитов — наименование и номер документа, дата и место составления, подписи ответственных лиц (ст. 14);
• что даты документов относятся именно к закрываемому месяцу, а не к соседнему;
• движение денег: банковские выписки и кассовая книга сверены с учётом, исправлений и помарок в банковских и кассовых документах нет (ст. 14);
• авансовые отчёты подотчётных лиц сданы, неиспользованные авансы возвращены или оформлены.

Шаг 2. Отразить операции, по которым нет документов

Если операция относится к месяцу, а закрывающий документ ещё не пришёл, операцию нельзя просто пропустить: хозяйственные операции отчётного периода без полученных подтверждающих документов отражаются в учёте с оформлением соответствующего первичного документа (ст. 14). На практике это бухгалтерская справка с расчётом и ссылкой на договор или акт сверки.

Типичные случаи: услуги поставщика, фактически оказанные в месяце, но с актом на следующий месяц; коммунальные платежи; процентные расходы. Когда придёт настоящий документ, его сверяют со справкой и при расхождении корректируют учёт в том периоде, в котором ошибка выявлена, по правилам вашей учётной политики.

Шаг 3. Регламентные операции месяца

Доходы и расходы отражаются в том отчётном периоде, к которому они относятся, независимо от времени оплаты и даты поступления денег (ст. 18). Это главный принцип месячного закрытия: оплата в январе не делает расход январским, если услуга получена в феврале.

Обычный набор регламентных операций:

• начисление амортизации основных средств и нематериальных активов — она начисляется с месяца, следующего за вводом объекта в эксплуатацию (ст. 17);
• начисление заработной платы и связанных удержаний и взносов по ведомостям за месяц;
• отражение расходов и доходов будущих периодов и начислений по услугам, ещё не закрытым актами;
• переоценка валютных статей и расчёт курсовых разниц — по правилам применимых стандартов и вашей учётной политики;
• списание материалов и расчёт себестоимости, если это предусмотрено вашей схемой учёта;
• определение финансового результата месяца.

Шаг 4. Сверки и инвентаризация

Правильность и достоверность данных учёта и отчётности подтверждаются обязательной инвентаризацией активов и обязательств (ст. 16). Объекты, порядок и сроки инвентаризации определяет специальный стандарт, поэтому не придумывайте собственный график — используйте его требования и закрепите их в приказе.

В рамках месячного закрытия обычно выполняют сверки, которые не требуют полной инвентаризации:

• с контрагентами — акты сверки по крупным покупателям и поставщикам;
• с банком — остаток по выписке и по учёту;
• с кассой — фактический остаток наличных и данные кассовой книги;
• со складом — остатки по учёту и по данным материально ответственных лиц;
• с налоговым кабинетом — выставленные и полученные электронные счета-фактуры за месяц.

Шаг 5. Контроль регистров и закрытие периода

Регистры бухгалтерского учёта должны систематизировать и накапливать данные первичных документов (ст. 15). Обязательным реквизитом регистра является период, за который он составлен, а неподтверждённые исправления в регистры вносить нельзя (ст. 15). Поэтому после закрытия месяца задним числом ничего не правят: если ошибка найдена позже, делают исправительную запись текущей датой с пояснением и подтверждающим документом.

Завершающие действия:

• сформировать оборотно-сальдовую ведомость и сопоставить её с остатками в первичных документах и сверках;
• проверить, что итоги синтетических счетов совпадают с аналитикой;
• подписать регистры ответственными лицами или зафиксировать закрытие в электронной системе;
• закрыть период для редактирования в учётной программе, оставив доступ на исправления только главному бухгалтеру;
• передать руководителю короткий отчёт: результат месяца, открытые вопросы, риски.

Типичные ошибки при закрытии месяца

Ошибки чаще всего возникают не из-за незнания правил, а из-за отсутствия единого порядка. Самые частые:

• расходы и доходы относят по дате оплаты, а не по периоду, к которому они относятся (противоречит ст. 18);
• первичные документы приходят с опозданием, а операцию не отражают даже справкой (ст. 14);
• период не закрывается в программе, и документы вносятся «старой» датой уже после сдачи отчётности;
• амортизацию начисляют с месяца ввода, а не со следующего (ст. 17);
• сверки с контрагентами и банком делают раз в год, и расхождения накапливаются;
• регламент существует только в голове главного бухгалтера, и при его отпуске закрытие встаёт.

Отчётность и хранение документов

Финансовая отчётность предоставляется ежеквартально, при этом малые предприятия и микрофирмы представляют только годовую отчётность из баланса и отчёта о финансовых результатах (ст. 25). Месячное закрытие в таком случае — внутренняя практика, но именно она обеспечивает качество квартальных и годовых данных.

Первичные документы, регистры и отчётность подлежат хранению в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29). Закрывая месяц, убедитесь, что бумажные документы подшиты, а электронные находятся в архиве с резервной копией. Кто и когда составляет и передаёт документы, несёт ответственность за своевременность, правильность и достоверность (ст. 14) — закрепите это в должностных инструкциях.

Если нет возможности выстроить закрытие внутри компании, руководитель вправе пользоваться услугами бухгалтера по договору или передать ведение учёта специализированной организации, в том числе аудиторской (ст. 11).