Учёт программного обеспечения и лицензий: нематериальный актив или расход

Главный вопрос: что именно вы купили

Стандарт НСБУ № 7 не делит программы на «коробочные» и «облачные». Он спрашивает о другом: получила ли компания актив, на который у неё есть исключительное право. Если да — это претендент на НМА. Если компания лишь получила право пользоваться чужой программой — это учёт права пользования по лицензионному договору.

Поэтому первым делом читайте договор, а не счёт. Нужно ответить на три вопроса: переходит ли к вам исключительное право или только право пользования; на какой срок оно выдано; как оплачивается — разовым платежом или периодическими платежами.

Когда программа — нематериальный актив

Для программ стандарт даёт прямое правило: если программа не входит в состав основного средства и исключительное право принадлежит организации, она признаётся НМА (п. 11). Если программа — составная часть основного средства (например, прошивка станка), её учитывают вместе с ним.

Одного исключительного права мало: п. 6 требует выполнения всех условий одновременно. Для программного обеспечения на практике значимы такие:

• срок использования — более 12 месяцев;
• стоимость единицы при покупке — не менее пятидесятикратной БРВ; руководитель вправе установить на отчётный период более низкий порог;
• программа не предназначена для перепродажи;
• есть надлежаще оформленные документы, подтверждающие актив и исключительное право на него;
• объект можно идентифицировать.

Когда это не НМА, а лицензия на пользование

Типичный случай — лицензия на 1С, антивирус или офисный пакет, где вы получаете неисключительное право пользования. Исключительное право остаётся у правообладателя, значит, документов, подтверждающих ваше исключительное право, у вас нет, и по п. 6 такой объект НМА не признаётся. Это наше прочтение стандарта: оно следует из условий п. 6 и из отдельной главы 8, которая прямо описывает такие договоры.

Глава 8 относит к ним лицензионные договоры — исключительные, неисключительные и открытые. Для пользователя правило такое: полученные в пользование нематериальные активы учитываются на забалансовом счёте по цене, указанной в договоре (п. 61). Дальше всё зависит от схемы оплаты.

Как отразить платежи: период или будущие периоды

Пункт 61 разводит два случая. Периодические платежи — ежемесячная подписка, ежегодный платёж по условиям договора, роялти — относятся на расходы того отчётного периода, за который начислены. Твёрдый разовый платёж за право пользования показывают как расходы будущих периодов и списывают на расходы в течение срока действия договора.

Сама статья «расходы будущих периодов» в НСБУ № 7 не регулируется: п. 4 прямо выводит их из сферы стандарта. То есть НМА здесь не возникает, и амортизация по правилам НСБУ № 7 не начисляется.

Условный пример (числа выдуманы для иллюстрации). Компания платит 12 000 000 сумов разово за право пользования программой по договору на 24 месяца. Это расходы будущих периодов; при равномерном списании на расходы приходится по 500 000 сумов в месяц. Если тот же объём оплачивается помесячно по 500 000 сумов, каждый платёж сразу идёт в расходы периода, а в балансе остатка нет. Равномерное списание по месяцам — самый простой вариант; жёсткого метода для расходов будущих периодов в НСБУ № 7 нет, поэтому закрепите способ в учётной политике.

Если программа всё же НМА: что включить в стоимость и как списывать

Если исключительное право перешло к вам и все условия п. 6 выполнены, в первоначальную стоимость входят не только платёж правообладателю, но и затраты на информационные и консультационные услуги по приобретению, а также прочие затраты по приведению актива в пригодное для использования состояние (п. 15). Поддержка и техническое обслуживание, напротив, в стоимость не включаются: затраты на поддержание в рабочем состоянии — расходы периода (п. 38), и позднее они не капитализируются (п. 37).

Амортизация начинается с первого числа месяца, следующего за принятием объекта к учёту (п. 41). Срок полезного использования определяется при принятии к учёту; если определить его нельзя, норма амортизации устанавливается из расчёта пяти лет (п. 47). При прямолинейном методе амортизация начисляется равными долями (п. 48).

Условный пример. Программа с исключительным правом принята к учёту за 60 000 000 сумов, срок полезного использования — 5 лет, ликвидационная стоимость нулевая, порог признания пройден. Годовая амортизация — 12 000 000 сумов, то есть 1 000 000 сумов в месяц. Начисление начинается с первого числа месяца, следующего за принятием к учёту.

Типичные ошибки

Чаще всего ошибаются не в расчётах, а в квалификации объекта. Типичные ошибки:

• неисключительную лицензию или подписку отражают как НМА с амортизацией, хотя исключительного права нет;
• годовой платёж за подписку целиком списывают в расходы одного месяца вместо распределения по сроку договора, когда он платится разовой суммой;
• в стоимость НМА включают поддержку и обновления, которые являются расходами периода;
• порог признания и способ списания расходов будущих периодов не закреплены в учётной политике;
• договор и акт не позволяют понять, что передано — исключительное право или право пользования.