Осмотр территории и помещений налоговой инспекцией: права и обязанности компании

Кого и на каком основании допускать

Допуск на территорию и в помещение проверяемого лица осуществляется при предъявлении служебных удостоверений и приказа (решения) руководителя или его заместителя о проведении налоговой проверки (ст. 144 НК). То есть одного удостоверения недостаточно: нужен ещё документ о самой проверке.

Практический порядок для администратора, охранника или руководителя склада:

• попросите предъявить служебные удостоверения и приказ (решение) о проведении проверки;
• сверьте, что в приказе указана ваша компания и вид проверки;
• запишите фамилии и должности всех, кто входит, и время прохода;
• немедленно уведомите руководителя и ответственного за налоговые проверки;
• не оставляйте инспекторов без сопровождения сотрудника компании.

Что вправе осматривать инспектор

Статья 144 НК позволяет осматривать территории и помещения, используемые для предпринимательской деятельности, а также объекты налогообложения — для сравнения фактических данных с документальными, которые представила компания. Статья 145 уточняет цель: выяснение обстоятельств, имеющих значение для полноты проверки; осмотру подлежат территории, помещения, документы и предметы.

На практике это складские остатки, торговые и производственные площади, оборудование, основные средства. Расхождение между фактическим наличием и данными учёта — типичная причина доначислений, поэтому к осмотру полезно заранее сверить остатки и перечень основных средств с бухгалтерскими данными.

Осмотр документов и предметов за рамками основного случая допускается в двух ситуациях: если они были получены налоговым органом в результате ранее проведённых действий налогового контроля либо при согласии их владельца.

Как проходит осмотр и что в нём фиксируется

Осмотр производится с видеосъёмкой, а если такой возможности нет — с участием понятых (ст. 145 НК). Запись помогает обеим сторонам: по ней видно, что именно осматривали.

Участвовать в осмотре вправе сама проверяемая компания или её представитель, а также специалисты. Имеет смысл направить на осмотр человека, знающего площадку: кладовщика, главного инженера, бухгалтера по материальному учёту. При необходимости во время осмотра могут производиться фотосъёмка и видеозапись, сниматься копии документов или выполняться другие связанные с осмотром действия.

Полезно вести и собственный журнал: что осмотрено, в какое время, кто присутствовал, и сверять его с материалами, которые будут приложены к протоколу.

Протокол осмотра: что в нём должно быть

О производстве осмотра составляется протокол (ст. 145 НК). Общие требования к его содержанию установлены статьёй 154: основания, вид и период проверки, место и дата действия, время начала и окончания, должность и ФИО составившего, ФИО всех участников, содержание действия и последовательность его проведения, существенные выявленные факты.

Протокол прочитывается всеми участниками. Они вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к материалам, а подписывается он составившим его должностным лицом и всеми участвовавшими или присутствовавшими. К протоколу прилагаются фотографии, видеозаписи и другие материалы осмотра.

Ошибка, которая встречается чаще всего, — подписать протокол не читая или без замечаний, хотя в нём неточно описаны остатки, помещения или обстоятельства. Прочитайте протокол целиком, сверьте с тем, что было на самом деле, и вносите замечания письменно до подписания.

Если доступ не предоставлен

Если проверяемое лицо воспрепятствует доступу на территорию или в помещения (кроме жилых), должностное лицо составляет акт, подписываемый им и проверяемым лицом. Если компания отказывается подписать акт, в нём делается соответствующая запись (ст. 144 НК).

Последствие серьёзное: на основании такого акта налоговый орган вправе самостоятельно определить сумму налога к уплате по имеющимся у него данным о проверяемом лице или данным об аналогичных налогоплательщиках. Поэтому отказ пускать инспекторов, у которых есть удостоверения и приказ, обычно обходится дороже самого осмотра.

Отдельное правило касается жилых помещений: доступ в них против воли проживающих физических лиц допускается только в случаях, установленных законом, или на основании судебного решения (ст. 144 НК).

Чек-лист подготовки и типичные ошибки

Если проверка уже назначена, подготовьтесь заранее.

• назначьте ответственного, который встретит инспекторов и будет сопровождать осмотр;
• проинструктируйте охрану и администраторов: проверять удостоверения и приказ, не конфликтовать, сразу звонить руководителю;
• сверьте складские остатки и основные средства с данными учёта;
• подготовьте перечень документов, которые могут быть осмотрены на месте;
• ведите собственный журнал осмотра;
• не подписывайте протокол без чтения и без замечаний, если с ним не согласны.

Типичные ошибки

Типичные ошибки — пустить без проверки документов, отказать в допуске без оснований, не сопровождать инспекторов и подписать протокол формально. Если права нарушены, помните: убытки, причинённые проверяемым лицам неправомерными решениями налогового органа или действиями должностных лиц при проверке, подлежат возмещению в полном объёме (ст. 155 НК).