Аудит кредиторской задолженности: полнота обязательств

Почему главный риск — недоучтённые обязательства

Завышенную дебиторку обычно видно по документам: нет отгрузки — нет и долга. С кредиторкой сложнее: нужно найти то, чего в учёте нет. Обязательство может остаться неотражённым по самым разным причинам: акт пришёл после закрытия периода, поставщик выставил счёт позже, услугу приняли без оформления документов, договор подписан, но первичка не передана в бухгалтерию.

Для собственника и банка занижение обязательств опасно тем, что искажает и размер долговой нагрузки, и финансовый результат: расходы, которые относятся к периоду, переезжают в следующий. Поэтому в проверке кредиторки аудитор ищет не только то, что записано, но и то, что должно быть записано.

Где искать то, чего нет в учёте

Поиск неучтённого начинают не с оборотно-сальдовой ведомости по счёту поставщиков, а с событий после даты баланса. Всё, что оплачено или получено уже после отчётной даты, но относится к периоду, — кандидат в недоучтённые обязательства. Международный стандарт прямо называет такой приём для кредиторских остатков.

• платежи, проведённые после отчётной даты: за что заплатили, к какому периоду относится поставка или услуга;
• накладные и акты приёмки последних дней периода и первых дней следующего: на какую дату товар фактически оприходован;
• письма и претензии поставщиков, подрядчиков, арендодателей, особенно с требованием оплатить или уплатить неустойку;
• договоры, по которым услуги оказываются непрерывно (аренда, связь, охрана, ИТ-обслуживание), и начисления по ним на конец периода;
• журнал входящих документов и реестр ещё не пришедших актов: что принято в работу, но не проведено;
• оценочные обязательства: неиспользованные отпуска, премии, ожидаемые штрафы по спорам с контрагентами.

Подтверждение остатков у контрагентов

Основной способ проверить остаток по поставщику — получить подтверждение от самого поставщика. Это внешнее доказательство, и по надёжности оно выше, чем внутренние документы компании. Цель такой процедуры сформулирована в МСА 505 как получение уместных и надёжных аудиторских доказательств.

Для кредиторки есть нюанс: подтверждение просят не только у крупных поставщиков с ненулевым остатком. Для проверки полноты полезно запросить сверки и у тех, с кем в течение периода были значительные обороты, но на конец периода остаток равен нулю или очень мал — именно там чаще всего «теряются» обязательства.

Если поставщик не ответил, это не конец проверки. Аудитор переходит к альтернативным процедурам. Для кредиторских остатков стандарт называет проверку последующих платежей, переписки с третьими лицами и таких документов, как накладные о приёмке товара. Кроме того, отсутствие ответа само по себе может указывать на ранее не выявленный риск существенного искажения.

• выбор контрагентов не только по размеру остатка, но и по размеру оборотов за период;
• запрос позитивного подтверждения, где контрагент сам указывает, согласен ли он с остатком;
• сверка полученных ответов с учётом: разницы по датам, НДС, предоплатам, возвратам;
• при отсутствии ответа — проверка последующих платежей и документов о получении товара.

Просроченная кредиторка и срок исковой давности

Долги, которые «висят» годами, — отдельный участок проверки. Бухгалтер иногда считает такой долг уже не подлежащим оплате, но с юридической точки зрения всё зависит от срока исковой давности и от действий самой компании.

Общий срок давности по ГК — три года. Для обязательств с определённым сроком исполнения он начинается по окончании срока исполнения, а не с даты договора и не с даты акта. Поэтому первое, что делает аудитор, — раскладывает кредиторку по срокам оплаты, а не по датам возникновения.

Главная ловушка — перерыв давности. Если обязанное лицо совершает действия, свидетельствующие о признании долга, срок прерывается и после этого начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается. На практике такими действиями могут оказаться подписанный акт сверки, частичная оплата, гарантийное письмо. Значит, компания, которая регулярно сверялась с поставщиком, не может ссылаться на истечение давности на основании одной лишь даты поставки.

Пример на условных числах. Срок оплаты по накладной — 1 марта 2023 года. Если ничего не прерывало давность, она истекает 1 марта 2026 года. Но если 15 июня 2024 года стороны подписали акт сверки с этим долгом, отсчёт начался заново с этой даты. Одно лишь «долгу больше трёх лет по учёту» не означает, что обязательство прекратилось.

Что делать с давними долгами в учёте

Решение о том, как отразить долг с истёкшей давностью, принимает руководство на основании документов, а не бухгалтер «по ощущению». Аудитор в этом случае проверяет: есть ли подтверждённая дата начала течения срока, не было ли действий по признанию долга, нет ли иска или претензии, не списана ли сумма без обоснования.

Налоговые последствия нужно оценивать отдельно и по действующему Налоговому кодексу; не стоит переносить правила, известные по дебиторке, на кредиторку без проверки. Определение безнадёжной задолженности в НК касается в том числе истечения срока исковой давности, но порядок и условия отражения зависят от того, на чьей стороне долг и по какому налогу идёт расчёт. Этот вопрос лучше обсудить с налоговым консультантом до списания.

Порядок работы и типичные ошибки

Хорошая проверка кредиторки идёт в таком порядке: сначала понять, как в компании поступают первичные документы, затем разложить остатки по срокам, затем подтвердить существенные остатки и проверить период после даты баланса, и только потом делать выводы о списании и резервах. Результат оформляют списком выявленных расхождений с суммами и ссылкой на документ.

• учёт по дате получения акта, а не по дате фактической поставки;
• зачёт предоплат и кредиторки без отдельной расшифровки по контрагентам;
• смешение долгов по товарам и долгов по налогам и взносам в одной строке;
• списание «старых» долгов без подтверждённой даты начала срока давности;
• игнорирование претензий и неустоек, пока нет решения суда;
• сверки только с теми, у кого большой остаток на конец периода;
• отсутствие ответственного за закрытие периода по входящим документам.