Аудит гостиницы и туристической компании

Что входит в аудит гостиницы и турфирмы

Аудит строится вокруг трёх вопросов: правильно ли признана выручка, не попали ли в неё чужие деньги и все ли обязательные платежи начислены и перечислены. Для этого аудитор сопоставляет данные системы бронирования или программы учёта гостей с бухгалтерскими регистрами, кассой и банковскими выписками.

Такая проверка — инициативный аудит: её заказывает сама компания, например перед проверкой, при смене руководителя или собственника, для банка или инвестора. Он не заменяет обязательный аудит, если компания к нему обязана.

• брони и предоплаты — отражены ли они как полученные авансы, а не как доход;
• выручка — признана ли она по мере проживания, а не по дате оплаты;
• туристический сбор — начислен ли он с каждого гостя, перечислен ли в срок и показан ли отдельно от стоимости услуг;
• первичные документы — счета, акты, счета-фактуры и квитанции по гостям и туроператорам;
• договоры с туроператорами и агентами — реквизиты спецсчёта, условия возврата предоплаты;
• налоги — не попал ли сбор в налоговую базу и не занижена ли база по услугам.

Брони и предоплаты: проверка момента признания дохода

Первый шаг — выборка броней за период и сверка трёх дат: даты оплаты, даты заезда и даты выезда. Предоплата за будущее проживание в налоговом учёте не является доходом: Налоговый кодекс прямо исключает из дохода средства, полученные от других лиц в виде предварительной оплаты за реализуемые товары и услуги (ст. 304 НК). Если предоплата сразу проведена по счёту доходов, выручка и налоговая база завышены на сумму авансов.

Обратная ошибка тоже встречается: гость уже выехал, а аванс продолжает висеть на счёте полученных авансов. Тогда занижена выручка и неверно показаны обязательства перед покупателями. Аудитор строит ведомость авансов по гостям и туроператорам и проверяет, что каждый аванс либо закрыт проживанием, либо возвращён, либо оформлен как невозвратный по договору.

• длительное проживание, которое переходит через конец месяца, делится по месяцам по фактическим ночам;
• отмена брони: что договор говорит о возврате предоплаты и как удержанная сумма отражена в учёте;
• групповые заезды туроператоров: сверка заявленного и фактического числа ночей;
• корректировки после выезда: допуслуги, штрафы, возмещение ущерба — есть ли основание в документах.

Выручка по дням проживания и международные стандарты

Если компания составляет отчётность по международным стандартам, выручка по услуге проживания признаётся по мере её оказания, а полученный до заезда аванс отражается как договорное обязательство. Для национальных стандартов принцип тот же: услуга признаётся в периоде, когда она оказана.

На практике аудитор выбирает несколько проверочных дат, берёт отчёт о заселённости на эту дату и сверяет число занятых номеров с начисленной выручкой по номерному фонду. Расхождение между проданными ночами и выручкой — первый сигнал о неучтённых наличных, скидках без оформления или ручных правках бронирований.

• сверка отчёта о загрузке с оборотами по счёту доходов;
• проверка скидок, бесплатных ночей и компенсаций: кто утвердил и на каком основании;
• проверка поздних выездов и дополнительных услуг, которые начисляются отдельно;
• сверка кассовых чеков с выручкой по гостям, расплатившимся наличными.

Туристический сбор: что проверяет аудитор

Сбор взимается за каждый день проживания: с местных граждан — 0,4% базовой расчётной величины, дети до 16 лет не платят; для иностранных граждан ставки установлены приложением 1 к Положению. Неполный день считается за полный. Аудитор проверяет, что ставка применена верно к каждой категории гостей, а детские и иные случаи без сбора подтверждены документами.

Сбор за прошедший месяц нужно перечислить в полном объёме на специальный счёт Фонда до 5-го числа текущего месяца. Если с гостя недобрали сбор, недостающую сумму гостиница доплачивает за свой счёт — это прямой убыток, который легко выявить сверкой начислений с данными о проживании. За просрочку начисляется пеня 0,05% от неперечисленной суммы за каждый день, но не более 50% общего долга.

• сверка: число ночей по программе учёта гостей × ставка = начисленный сбор = поступления на спецсчёт = перечисление в Фонд;
• проверка даты каждого перечисления относительно срока;
• наличие отдельного специального счёта и его реквизитов в договорах с туроператорами;
• расчёт возможной пени по просроченным месяцам;
• соответствие данных о гостях, переданных в Комитет по туризму, фактическому числу ночей — Комитет сам формирует сводные данные и использует их для проверки полноты поступлений.

Сбор не выручка: налоговая сторона

Положение прямо устанавливает: сумма сбора, поступившая на специальный счёт, не считается выручкой средства размещения, и налог на прибыль, налог с оборота и НДС с неё не взимаются. Поэтому аудитор проверяет два направления ошибок. Первое — сбор попал в доходы и налоговая база завышена. Второе — сбор не показан отдельной строкой в чеке или счёте, и сумма услуги и сбора смешаны, из-за чего неясно, с чего платился налог.

Для документов Положение требует, чтобы в подтверждающих документах (счёт, квитанция, счёт-фактура, акт) были отдельно указаны стоимость гостиничных услуг и общая сумма сбора за прожитые дни. Отсутствие такой разбивки — частая находка.

• в учёте сбор — расчёты с Фондом, а не счёт доходов;
• в счёте-фактуре и квитанции стоимость услуг и сбор разделены;
• в налоговых расчётах сбор исключён из базы;
• в договоре с туроператором указан специальный счёт для сбора.

Типичные ошибки и что делать компании

Чаще всего аудит выявляет не злой умысел, а отсутствие процедуры: никто не отвечает за ежемесячную сверку числа ночей, сбора и платежей. Ответственность за нарушение требований Положения несут виновные лица в порядке, установленном законодательством, поэтому закрепите ответственного за сбор приказом.

• закрепите в учётной политике момент признания выручки и порядок учёта предоплат;
• введите ежемесячную сверку: загрузка номеров — выручка — сбор — спецсчёт;
• храните данные из системы бронирования за весь период, чтобы их можно было сопоставить с учётом;
• для туристической компании отдельно разделяйте собственную выручку и суммы, которые вы получаете для передачи гостиницам и перевозчикам — проверьте, как это сделано по каждому договору;
• перед проверкой подготовьте реестр броней, ведомость авансов и справку о перечислениях сбора.