Аудит АЗС и сети заправок: топливо, потери и касса

Три потока, которые должны сходиться

Первый поток — поступление: накладные поставщика, данные о принятом объёме по замеру резервуара, фактическая плотность и температура при приёмке. Второй — отпуск: показания счётчиков колонок за смену, сменные отчёты операторов. Третий — деньги: фискальные чеки, эквайринг, топливные карты, наличная выручка.

Базовая проверка — балансовая: начальный остаток по замеру плюс поступление минус отпуск по счётчикам должны давать конечный остаток по замеру с учётом допустимых потерь. Всё, что не укладывается, — неучтённая недостача или излишек, и каждый из них нужно объяснить документально.

Замеры резервуаров и естественная убыль

Недостача топлива бывает «настоящей» (хищение, утечка, слив мимо учёта) и «бумажной» — из-за ошибок замера, пересчёта объёма в массу и температурного расширения. Аудитор сначала отделяет вторую от первой: проверяет, как оформляется приёмка, как переводятся литры в тонны и обратно и кто подписывает акты замера.

Для налогов принципиально, сколько потерь признано нормативными. Налоговый кодекс не позволяет считать расходами потери товаров сверх норм естественной убыли, а входной НДС по такому товару подлежит корректировке. Нормы устанавливает уполномоченный орган, а если их нет — сам налогоплательщик. Поэтому для топлива важно, чтобы принятые в компании нормы убыли были закреплены приказом, обоснованы и применялись одинаково по всем станциям сети.

Не путайте эти нормы с методикой расчёта расхода топлива автомобилями: документ о базисных нормах расхода топлива транспортными средствами относится к автопарку, а не к потерям при хранении и отпуске на АЗС.

• акты замеров резервуаров на начало и конец периода;
• приказ о нормах естественной убыли и расчёт по каждому виду топлива;
• акты о выявленных излишках и недостачах и решение о списании;
• поверочные документы на колонки и средства измерения.

Акциз при продаже топлива конечным потребителям

Налоговый кодекс прямо называет налогоплательщиками акцизного налога лиц, которые реализуют бензин и дизельное топливо конечным потребителям, в том числе через автозаправочные станции. Объектом налога признаётся не только продажа, но и использование топлива для собственных нужд. Налоговая база определяется в натуральном выражении — по объёму реализованного и использованного топлива.

Отсюда типичные зоны риска: топливо, отпущенное сотрудникам или в служебные автомобили самой компании, заправка техники без отражения в акцизной отчётности, расхождение объёма в отчёте и по данным колонок. Отчётность по топливу, проданному через АЗС, представляется по месту нахождения станции, поэтому в сети из нескольких заправок аудит сверяет декларации по каждой станции отдельно.

Ставки и порядок их применения меняются, поэтому актуальные значения всегда сверяйте с действующей редакцией Налогового кодекса на дату проверяемого периода.

Касса: онлайн-ККМ, чеки и сверка с колонками

Контрольно-кассовая техника по определению Налогового кодекса формирует фискальные документы и передаёт их в налоговые органы через оператора фискальных данных. Это означает, что налоговые органы получают данные о продажах, и расхождение между чеками и литрами по счётчикам колонок становится основанием для вопросов.

Аудитор сравнивает три ряда данных: фискальные чеки, показания колонок и данные системы управления АЗС. Отдельно смотрят возвраты и отмены чеков, продажи без чека, оплату топливными картами и корпоративные расчёты. Кодекс устанавливает штрафы за торговлю без применения ККТ там, где её применение обязательно, и за использование техники, не соответствующей техническим требованиям.

Учёт топлива и сопутствующих товаров

Топливо и товары магазина при АЗС относятся к товарно-материальным запасам, и аудит проверяет, по какому методу они оцениваются, как отражаются излишки и недостачи по итогам инвентаризации и как разделён учёт собственного и принятого на хранение топлива. По Гражданскому кодексу вещь, принятая на хранение, возвращается с учётом естественной убыли, поэтому в договорах хранения и давальческих схемах нормы убыли тоже должны быть прописаны.

Отдельно проверяют магазин и кафе при станции: у них свой ассортимент, свои сроки годности и своя маржа, и смешивание их выручки с топливной приводит к искажению себестоимости.

Условный пример сверки

Пример на условных числах, не связанных с реальной компанией. Начальный остаток по замеру — 20 000 литров, поступило 30 000 литров, по счётчикам колонок отпущено 45 000 литров. Расчётный конечный остаток — 5 000 литров, по замеру в резервуаре — 4 600. Расхождение — 400 литров.

Если нормативная убыль за период по принятым нормам составляет 100 литров, сверхнормативная недостача равна 300 литрам. Её нужно проверить: ошибка замера, температура, неучтённый отпуск или хищение. Если причина не подтверждена документально, такие потери не уменьшают налоговую базу, а входной НДС по ним корректируется.

Типичные ошибки на заправках

Большинство этих ошибок исправимо, если выявить их до налоговой проверки, а не после неё. Аудит по инициативе компании позволяет сделать это без давления сроков и санкций.

• нормы естественной убыли не утверждены или применяются по разным станциям по-разному;
• топливо для собственных нужд не попадает в акцизную отчётность;
• замеры резервуаров проводятся без акта или подписываются задним числом;
• данные колонок, кассы и учётной системы не сверяются ежедневно;
• списание недостач проводится без служебного расследования и решения руководителя.