Аренда помещения у физлица: налоги и обязанности компании

Какой налог возникает и кто его платит

Налоговый кодекс относит доходы физического лица от сдачи имущества в аренду к имущественным доходам. Ставка для физлица-резидента по общему правилу составляет 12 процентов, а для дивидендов и процентов установлена отдельная, меньшая ставка — к аренде она не относится.

Налог с арендной платы — это налог арендодателя, а не расход арендатора. Но платить его в бюджет может сам арендатор: если арендодателю платит юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, они признаются налоговыми агентами. Имущественные доходы входят в перечень доходов, налог с которых исчисляется у налогового агента.

Что обязана сделать компания как налоговый агент

Обязанности агента не сводятся к одной проводке. Нужно пройти несколько шагов по порядку.

• Проверить документы арендодателя: паспорт или ID-карту, ПИНФЛ, право собственности на помещение, а также договор аренды с суммой и сроком платежей.
• Определить статус арендодателя: резидент или нерезидент — от этого зависит ставка. Для резидента применяется 12 процентов.
• Исчислить налог с каждой выплаты и удержать его из суммы, которую вы платите арендодателю. Кодекс допускает удержание за счёт любых денег, которые агент выплачивает налогоплательщику, либо третьим лицам по его поручению.
• Перечислить удержанную сумму в бюджет одновременно с выплатой, но не позднее срока сдачи отчётности.
• Вести регистр налогового учёта: кому, какой доход, когда выплачен, сколько удержано и когда перечислено.
• Сдать налоговую отчётность в установленные сроки и выдать арендодателю справку о доходах и удержанном налоге, если он её попросит.

Сроки и отчётность

Налог у источника выплаты платится агентом одновременно с выплатой дохода, но не позднее сроков представления отчётности. Сама отчётность по налоговым агентам представляется ежемесячно не позднее пятнадцатого числа месяца, следующего за отчётным периодом, а по итогам года — не позднее 15 февраля следующего года.

Поэтому при ежемесячной аренде удобно выстроить календарь: выплата — удержание — платёжное поручение в бюджет — запись в регистре — отчёт. Если платить арендодателю нужно в конце месяца, а отчётность подаётся в середине следующего, важно не перепутать дату фактической выплаты и дату сдачи отчёта: перечисление налога привязано именно к выплате.

Пример расчёта (условные числа)

Пример условный и нужен только для иллюстрации. Компания арендует офис у арендодателя-резидента за 10 000 000 сумов в месяц. Налог по ставке 12 процентов составит 1 200 000 сумов. Арендодателю на руки перечисляется 8 800 000 сумов, а 1 200 000 сумов — в бюджет в том же порядке, как это предусмотрено для налога у источника.

Важно заранее договориться в договоре, какая сумма указана: «с налогом» или «на руки». Если стороны хотят, чтобы арендодатель получал ровно 10 000 000 на руки, арендную плату в договоре нужно пересчитать, иначе при удержании возникнет спор. Расчёт для вашей ситуации лучше сверить с актуальными нормами — ставки и льготы меняются.

Если налог не удержали

Ошибка встречается часто: бухгалтерия перечислила арендодателю всю сумму, а налог не удержала. Кодекс прямо указывает, что при неудержании налога агент обязан внести в бюджет сумму неудержанного налога и связанную с ней пеню. То есть расход ляжет на компанию.

Кроме того, суммы, уплаченные агентом за налогоплательщика вместо удержания, могут рассматриваться как доход физлица в виде материальной выгоды, поэтому «просто заплатить за арендодателя» — не нейтральное решение. Спорную ситуацию стоит разобрать до подачи отчётности, а не после запроса из налоговой.

Отдельно: если налог не удержан у источника, арендодатель сам обязан отражать такой доход в декларации о совокупном годовом доходе и платить налог. Также для арендодателей, получающих доход от аренды, предусмотрена предварительная декларация в пятидневный срок по истечении первого месяца со дня появления дохода и ежемесячная уплата до пятнадцатого числа; при постановке договора аренды недвижимого имущества на учёт в налоговых органах предварительная декларация не представляется. Это обязанность арендодателя, но на практике арендатору полезно уточнить, каким путём идёт платёж, чтобы налог не оказался уплаченным дважды или не уплаченным вовсе.

Постановка договора на учёт и НДС

Налоговые органы получают сведения о договорах аренды из нескольких источников: нотариусы сообщают о договорах аренды и размере арендной платы в режиме реального времени. Поэтому занижать сумму в договоре или не оформлять его — риск для обеих сторон.

Для арендатора есть и косвенное последствие. Если компания плательщик НДС и корректирует ранее принятый к зачёту налог, то хранение товаров на недвижимости, арендуемой по договору, не поставленному на учёт в налоговых органах, входит в перечень оснований для такой корректировки. Это ещё одна причина зарегистрировать договор аренды.

Типичные ошибки арендатора

• Выплата всей суммы без удержания налога и без записи в регистре.
• Нет копии документа, подтверждающего право собственности арендодателя, и ПИНФЛ.
• В договоре не прописано, включает ли арендная плата налог.
• Отчётность сдана в срок, но налог перечислен позже даты выплаты.
• Договор аренды недвижимости не поставлен на учёт, а арендодатель не знает о предварительной декларации.
• Расходы на аренду без акта и платёжных документов, которые потом сложно подтвердить.