Зарплатные обязательства и налоги на ФОТ при due diligence

Какие обязательства по ФОТ несёт компания

Для целей due diligence зарплатные обязательства стоит разделить на три группы: налоги, расчёты с работниками и документы, которые это подтверждают.

Социальный налог платит работодатель за свой счёт: объектом налогообложения являются расходы работодателя на оплату труда работников, а налоговая база определяется как сумма расходов, выплачиваемых в соответствии со ст. 371 НК. Общая ставка — 12 процентов, для бюджетных организаций и ряда особых категорий она иная (ст. 405 НК). Налог исчисляется ежемесячно; отчётность подаётся не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным, а итоговая за год — не позднее 15 февраля следующего года, и уплата идёт в те же сроки (ст. 407 НК).

НДФЛ с зарплаты компания удерживает как налоговый агент по ставке 12 процентов для резидентов (ст. 381 НК) и перечисляет одновременно с выплатой дохода, но не позднее срока сдачи отчётности (ст. 390 НК). Агент обязан вести регистры налогового учёта, из которых видно, кому, что и когда выплачено и какой налог удержан (ст. 388 НК).

• налоги: социальный налог за счёт работодателя и НДФЛ, удерживаемый из выплат;
• расчёты с работниками: зарплата, отпускные, окончательный расчёт при увольнении;
• подтверждающие документы: трудовые договоры, табели, ведомости, регистры налогового учёта, отчётность.

Конверты: как они проявляются и чем грозят

«Конверт» — это часть вознаграждения, которая выплачивается мимо официальной ведомости. Для покупателя это двойной риск. Во-первых, с неучтённой суммы не уплачены ни НДФЛ, ни социальный налог, а при неудержании налога агент обязан внести в бюджет неудержанную сумму и связанную с ней пеню (ст. 386 НК). Во-вторых, налоговая база социального налога — это выплаты по ст. 371 НК, и неучтённые выплаты в неё по сути входят.

Признаки, которые стоит искать при проверке: разрыв между средней официальной зарплатой и рыночным уровнем для тех же должностей; большое число работников на минимальных окладах при высокой выручке на человека; наличные расходы из кассы без ведомостей; регулярные «подотчётные» суммы одним и тем же людям; обороты по картам сотрудников, не совпадающие с ведомостями.

Отдельно проверьте замену трудовых отношений договорами гражданско-правового характера. К доходам в виде оплаты труда НК относит и выплаты физическим лицам по таким договорам, если предметом является выполнение работ и оказание услуг (за исключением доходов от индивидуальной предпринимательской деятельности). То есть сам по себе договор подряда с физическим лицом не снимает налоговых обязательств.

Недоплата социального налога

Недоплата возникает не только из-за конвертов. Типичные источники: выплаты, которые бухгалтерия не включила в базу (премии, компенсации неотработанного времени, ГПХ); неверная ставка; сдвиг начислений между периодами; ошибки в учёте отпусков.

Как проверить: сопоставьте данные расчётных ведомостей, регистров налогового учёта и отчётности по социальному налогу за весь период, который покупатель намерен охватить, и сверьте итог с расходами на оплату труда в бухгалтерском учёте. Расхождение между этими тремя источниками — основной индикатор. Затем сверьте данные с фактическими списками работников из кадровых документов и выписок со счетов.

• сверка ведомостей, регистров и отчётности по месяцам;
• сверка расходов на оплату труда в учёте с базой социального налога;
• проверка включения премий, ГПХ и компенсаций в базу;
• сверка штатного расписания, приказов и фактической численности.

Отпуска, расчёт при увольнении и задержки выплат

Обязательство по отпускам — это не только остаток дней у работников. При прекращении трудового договора выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные ежегодные основные и дополнительные отпуска (ст. 234 ТК), а такая компенсация относится к оплате за неотработанное время и входит в доходы в виде оплаты труда (ст. 374 НК). Значит, накопленные неиспользованные дни — это и долг перед работниками, и будущая налоговая нагрузка. Отпускные рассчитываются из средней заработной платы (ст. 233 и 257 ТК).

Проверьте также сроки выплат. Месячная зарплата выплачивается двумя частями, как правило, с перерывом не более шестнадцати дней, а устанавливаемые сроки не могут быть реже одного раза в каждые полмесяца (ст. 253 ТК). При увольнении все суммы выплачиваются в день прекращения договора (ст. 254 ТК). За задержку работодатель платит работнику проценты за каждый день, а их размер — десять процентов от ставки рефинансирования Центрального банка (ст. 333 ТК); обязанность возникает независимо от вины работодателя.

Зарплата выплачивается в национальной валюте (сумах); исключения устанавливаются законодательством (ст. 256 ТК). Выплаты в иностранной валюте и в натуре без законного основания — отдельный флаг для отчёта.

Порядок проверки и документы

Работу удобно выстроить по шагам и запросить заранее через data room.

• штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приёме, переводах и увольнении;
• табели, расчётные и платёжные ведомости, выписки по зарплатным счетам и кассовые документы;
• регистры налогового учёта по НДФЛ, отчётность по НДФЛ и социальному налогу за весь проверяемый период;
• график отпусков, расчёт остатков неиспользованных дней и последние расчёты при увольнении;
• договоры ГПХ с физическими лицами и акты по ним;
• переписка с налоговыми органами и акты проверок, если они были.

Пример расчёта и защита покупателя

Условный пример (числа выдуманы для иллюстрации, не данные реальной компании). В компании 20 работников, официальный ФОТ — 100 млн сумов в месяц, а ещё 40 млн сумов в месяц выплачиваются «в конвертах». Неучтённая сумма за 12 месяцев — 480 млн. При ставке социального налога 12 % недоплата составляет 57,6 млн сумов, при ставке НДФЛ 12 % — столько же, итого около 115,2 млн сумов налогов без пени и штрафов. Такую сумму покупатель вправе учесть в цене или обеспечить удержанием части платежа.

Результаты проверки переведите в договорные условия: заверения продавца о полноте расчётов по ФОТ, специальная индемнити на случай доначислений за период до закрытия, удержание части цены (эскроу) до истечения срока, в течение которого возможна проверка. Размер и срок подбираются под конкретную сделку по итогам расчёта, а не по шаблону.