Выгрузки из 1С и учётных систем для аудитора: что и в каком формате

Зачем аудитору именно выгрузки, а не только отчётность

Финансовая отчётность — итог. Аудитору нужно проследить путь от итоговой строки до первичных записей. Для этого используются данные самой учётной системы: остатки и обороты, проводки, расшифровки по контрагентам и договорам.

Электронные данные — это ещё и аудиторское доказательство. По МСА 315, аудиторские доказательства могут быть доступны только в электронной форме, а их достаточность и надлежащий характер обычно зависят от эффективности средств контроля за их точностью и полнотой. Поэтому аудитор оценивает не только содержимое выгрузки, но и то, как она сформирована.

Базовый набор выгрузок

• оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам за весь проверяемый период — с разбивкой по месяцам либо с отдельными ведомостями на начало и конец периода;
• оборотно-сальдовые ведомости по субконто: контрагенты, договоры, номенклатура, склады, основные средства, сотрудники;
• карточки (анализ) счетов по значимым статьям: касса, расчётный счёт, расчёты с покупателями и поставщиками, запасы, основные средства, капитал, выручка, себестоимость;
• журнал проводок (журнал операций) за период — полный, с датой, суммой, корреспонденцией счетов, документом-основанием и автором записи;
• регистры налогового учёта и книги по НДС (покупок и продаж), реестр счетов-фактур;
• расчёт амортизации и ведомость движения основных средств и нематериальных активов;
• ведомость по запасам: остатки и обороты по складам в количественном и суммовом выражении;
• расчётные ведомости по заработной плате и сводные начисления по сотрудникам;
• акты сверки или ведомости взаиморасчётов по крупным контрагентам.

Формат и параметры выгрузки

Аудитору удобнее табличный формат (Excel, CSV), а не печатная форма в PDF: данные можно сортировать, фильтровать и сопоставлять между собой. Печатную форму с подписью приложите дополнительно, если она нужна для архива.

Что указать в каждом файле:

• название отчёта, организацию, период и дату формирования;
• валюту отчёта и отдельно — суммы в иностранной валюте, если они есть;
• состав отбора — по каким организациям, подразделениям, счетам сформирован отчёт;
• версию и название учётной системы, если данные выгружаются из нескольких программ.

Как показать, что выгрузка полная и точная

Аудитор не принимает выгрузку на веру. Стандарты прямо говорят о необходимости убедиться в полноте и точности информации, формируемой организацией, — в том числе отчётов, формируемых системой. Для таких отчётов аудитор может получить доказательства, протестировав по существу входные и выходные данные отчёта (МСА 315).

Практически это означает, что вы заранее сверяете выгрузки между собой и с отчётностью:

• итоги ОСВ по счетам совпадают со строками баланса и отчёта о финансовых результатах;
• сумма оборотов в журнале проводок равна оборотам по ОСВ за тот же период;
• расшифровки по субконто в сумме дают остаток по счёту;
• остатки на начало периода равны остаткам на конец предыдущего периода по проверенной отчётности;
• все расхождения объяснены в коротком письменном комментарии.

Журнал проводок и ручные корректировки

Отдельное внимание аудитор уделяет проводкам, которые попадают в учёт нестандартно. МСА 240 требует выбирать проводки и другие корректировки, сделанные в конце отчётного периода, а при необходимости проверять их в течение всего периода. Если учёт ведётся в электронной системе, такие записи легче выявить автоматизированными методами (МСА 315).

Поэтому в журнале проводок аудитору важны поля «Автор», «Дата ввода» и «Документ»; ручные операции и корректировки закрытого периода лучше пометить заранее. Если ваша версия 1С позволяет настроить отбор по ручным операциям, выгрузите его отдельным файлом.

Типичные ошибки при подготовке выгрузок

• выгрузка только свёрнутых итогов без детальных строк;
• разный состав периода в разных файлах и несовпадающие итоги;
• отчёт сформирован с отбором по части организаций или подразделений, но об этом нигде не сказано;
• использованы нестандартные отчёты или настройки, которых аудитор не видит; многие пакеты ПО позволяют конфигурировать параметры отчётов, и аудитор учитывает это при оценке полноты и точности (МСА 315);
• данные «поправили» в Excel вручную после выгрузки — нужно передавать файл в исходном виде и отдельно показывать корректировки;
• не приложены данные из смежных систем: склад, зарплата, банк-клиент, если они ведутся вне основной базы.