Утеряны первичные документы перед аудитом: что делать компании

Чья это ответственность и сколько хранить

По Закону «О бухгалтерском учёте» организацию учёта и отчётности осуществляет руководитель субъекта бухгалтерского учёта (ст. 11). Первичные документы, регистры, отчётность и связанные с ведением учёта документы подлежат хранению в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29).

Поэтому утрата документов за период, по которому ещё не истёк срок хранения, — это нарушение обязанности хранить, даже если причина объективная (пожар, затопление, сбой оборудования). Объективная причина не отменяет обязанности, но влияет на то, как вы будете выстраивать защиту перед налоговым органом и аудитором.

Первые 3–5 дней: зафиксировать факт и ограничить ущерб

Порядок действий не зависит от причины утраты — меняются только подтверждающие документы.

• Определите границы утраты: какие периоды, контрагенты, типы документов (договоры, акты, накладные, счета-фактуры, кассовые и банковские документы) и в каком виде они пропали — на бумаге, в базе, в обоих местах.
• Оформите акт об утрате за подписью руководителя и комиссии: что утрачено, когда и при каких обстоятельствах обнаружено, какие меры приняты. При пожаре или краже приложите подтверждение обращения в соответствующий государственный орган; при потере базы — документы от ИТ-подрядчика или хостинга.
• Если бухгалтер ушёл с архивом, зафиксируйте письменное требование о возврате документов и акт приёма-передачи дел. Не вносите в учёт «задним числом» документы, которых у вас нет.
• Сообщите аудитору сразу, до начала процедур. Аудиторская организация вправе отказаться от проверки, если не предоставлена информация, необходимая для заключения (ст. 28 Закона об аудиторской деятельности), поэтому лучше обсудить план заранее.

Как восстановить документы: дубликаты и внешние источники

Первичный документ — это подтверждение факта операции, и у большинства операций есть вторая сторона. Именно внешние источники аудитор оценивает выше внутренних реконструкций.

• Контрагенты: запросите копии договоров, актов, накладных и счетов-фактур, а также акты сверки. Лучше, чтобы копию заверил контрагент, а не вы сами.
• Банк: выписки по счетам и копии платёжных документов — они подтверждают движение денег и частично заменяют отсутствующие договоры.
• Электронные системы: счета-фактуры и накладные, оформленные через электронный документооборот, можно повторно выгрузить из личного кабинета.
• Налоговая отчётность: поданные ранее декларации и данные в кабинете налогоплательщика позволяют сверить обороты и налоги с вашим учётом.
• Резервные копии и серверы: проверьте облачные копии, почту сотрудников, мессенджеры с пересланными сканами — иногда документы находятся там.

Что делать с операциями, для которых документов не найти

По Закону «О бухгалтерском учёте» операции отчётного периода, на которые подтверждающие документы не получены, отражаются в учёте с оформлением соответствующего первичного документа (ст. 14). Это не разрешение создавать документы произвольно: оформляется документ, фиксирующий реально совершённую операцию, с описанием оснований и подтверждающих источников.

Для расходов, которые невозможно подтвердить ни дубликатом, ни внешними источниками, обсудите с налоговым консультантом последствия для налогов. Налоговый орган вправе самостоятельно определять суммы налогов расчётным путём по имеющейся информации о налогоплательщике и об аналогичных налогоплательщиках в случаях утраты или уничтожения налогоплательщиком учётной документации (ст. 26 НК) — то есть утрата может обернуться доначислением не по вашим данным, а по расчёту инспекции.

Как утрата влияет на аудиторское заключение

Когда документов нет, аудитор применяет альтернативные процедуры, чтобы получить уместные и достоверные доказательства: подтверждения от третьих лиц, анализ банковских данных, последующие события, пересчёты, инвентаризацию. Закон об аудиторской деятельности прямо предусматривает право аудиторской организации получать письменные подтверждения информации от третьих лиц (ст. 28).

Если доказательств достаточно — заключение может остаться без модификации. Если не удаётся получить достаточные надлежащие доказательства, применяется ISA 705. При возможном влиянии, которое существенно, но не всеобъемлюще, аудитор выражает мнение с оговоркой. Если влияние существенно и всеобъемлюще, аудитор отказывается от аудита, если это практически возможно, а когда это невозможно — отказывается от выражения мнения.

Отдельное ограничение: в период, охватываемый проверкой, аудитор не вправе оказывать вам услуги по восстановлению бухгалтерского учёта (ст. 28). Если вы хотите, чтобы ту же организацию, которая проверяет отчётность, привлекли и к восстановлению, это конфликт независимости — реконструкцию для аудируемого периода нужно поручить другому исполнителю или сделать силами компании.

Типичные ошибки

• Молчать о потере и надеяться, что аудитор не заметит — расхождения всё равно проявятся при сверке с контрагентами и банком.
• Печатать документы заново и датировать их прошлым числом.
• Не оформить акт об утрате и не сохранить подтверждения причины.
• Просить об аудите «как обычно», не дав аудитору времени на альтернативные процедуры: срок подготовки заключения от этого только растёт.
• Приступить к восстановлению учёта без плана: сначала приоритет — документы, влияющие на выручку, расчёты с бюджетом, основные средства и остатки на конец года.