Штатное расписание: как составить и утвердить

Зачем коммерческой компании штатное расписание

Даже без прямой обязанности документ решает несколько задач, с которыми работодатель неизбежно сталкивается.

• Сокращение штата. Увольнение по п. 2 ч. 2 ст. 161 ТК возможно только при реальном изменении численности или штата, обусловленном изменением технологии, организации производства и труда или сокращением объёма работ. Бремя доказывания законности увольнения лежит на работодателе (ст. 174) — сравнение старого и нового штатного расписания показывает, что должность действительно исключена.
• Перевод вместо увольнения. При сокращении работодатель обязан предложить другую работу по специальности и квалификации, а при её отсутствии — иную имеющуюся работу (ст. 144). Перечень вакансий удобнее всего подтверждать штатным расписанием.
• Система оплаты труда. Она устанавливается работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом (ст. 249); оклады по должностям в штатном расписании — её основа.
• Равная оплата. Кодекс запрещает дискриминацию, в том числе преимущества, не связанные с деловыми качествами и результатами труда (ст. 4). Единые оклады по должности снимают вопросы при проверках и спорах.
• Бюджетирование фонда оплаты труда и контроль численности.

Что включить

Унифицированной формы для частных компаний нет, поэтому структуру определяет сам работодатель. Наименования должностей стоит формулировать так же, как трудовая функция в трудовых договорах: обязательным условием договора является работа по определённой профессии, специальности, квалификации либо должности (ст. 104).

• наименование организации, номер и дата документа, период действия;
• структурные подразделения в иерархии;
• должности (профессии) с указанием квалификации или разряда;
• количество штатных единиц, включая дробные (0,5 ставки);
• должностной оклад или тарифная ставка;
• надбавки, если они установлены по должности, а не индивидуально;
• месячный фонд оплаты труда по должности и итог;
• подпись руководителя и реквизиты приказа об утверждении.

Как утвердить

Штатное расписание относится к локальным актам — Кодекс выделяет локальные акты, принимаемые по согласованию с профсоюзным комитетом, и принимаемые работодателем единолично (ст. 12). Локальные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с коллективным договором (ст. 15).

Если законодательство или коллективный договор требуют решать вопрос по согласованию с профкомом, это обязательно; профком отвечает в двадцатидневный срок, при молчании работодатель решает самостоятельно. Если профкома нет, работодатель письменно информирует трудовой коллектив (ст. 15). Поскольку система оплаты труда устанавливается по согласованию с профкомом (ст. 249), раздел об окладах лучше проводить через эту процедуру.

• подготовить проект на основе организационной структуры и бюджета ФОТ;
• при наличии профкома — направить на согласование в части оплаты труда;
• утвердить приказом руководителя с датой введения в действие;
• ознакомить ответственных лиц: кадры, бухгалтерию, руководителей подразделений.

Как вносить изменения

Изменения оформляются приказом: о введении новой должности, исключении единицы, изменении оклада. При небольших правках достаточно приказа об изменении; при реструктуризации удобнее утвердить новую редакцию целиком.

Изменение оклада действующего работника — изменение условий трудового договора, так как условия оплаты труда — его обязательная часть (ст. 104). Само по себе новое штатное расписание договор не меняет: нужны дополнительное соглашение или процедура изменения условий труда по ТК.

Штатное расписание при сокращении

Последовательность действий при сокращении штата строится вокруг двух редакций документа — до и после.

• Приказ об изменении штатного расписания с обоснованием причины: изменение технологии, организации производства и труда, сокращение объёма работ.
• Не менее чем за два месяца — информация профкому о возможном высвобождении и данные в «Единую национальную систему труда» по каждому работнику с профессией, квалификацией и размером оплаты (ст. 166).
• Письменное предупреждение работникам под роспись не менее чем за два месяца (ст. 165).
• Предложение вакансий по новому штатному расписанию (ст. 144) и учёт преимущественного права оставления на работе (ст. 167).
• При массовом высвобождении — например, сокращении пятидесяти и более работников в течение тридцати календарных дней — действуют дополнительные гарантии (ст. 98).

Типичные ошибки

• Должность «сокращена», но через месяц в штатном расписании появляется такая же под другим названием — суд может признать сокращение фиктивным.
• Оклады в штатном расписании не совпадают с трудовыми договорами и приказами о приёме.
• Изменения вносятся задним числом, без приказа.
• Нет вакансий в штатном расписании, хотя фактически люди работают на этих местах по договорам ГПХ.
• При смене собственника штат меняют до государственной регистрации перехода права собственности — статья 156 ТК это запрещает.