Истребование документов — самая частая точка контакта компании с проверяющими и одновременно место, где чаще всего возникают избыточные требования. Правила установлены статьёй 146 Налогового кодекса, и знание их экономит время обеих сторон.
Кто и как предъявляет требование
Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Требование о представлении документов передаётся проверяемому лицу или его законному либо уполномоченному представителю лично под расписку.
Если передать требование таким способом невозможно, оно направляется в порядке, установленном частью второй статьи 19 Налогового кодекса.
Важно, что речь идёт о должностном лице, проводящем проверку, и о документах, необходимых для проверки. Требование, не связанное с предметом и периодом проводимой проверки, выходит за рамки этой нормы.
В каком виде представлять документы
Способы предусмотрены прямо: истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через персональный кабинет налогоплательщика.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде копий, заверенных проверяемым лицом. То есть подлинники сдавать не требуется — достаточно заверенных самой компанией копий.
Нотариальное заверение требовать нельзя
Отдельная норма статьи 146: не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством.
Это прямой запрет. Требование нотариально заверить пакет документов для налоговой проверки — расход, которого по общему правилу быть не должно.
Электронные документы и счета-фактуры
При составлении учётной документации в электронной форме налогоплательщик обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц представить копии такой документации на бумажных носителях.
Но из этого правила прямо исключены счета-фактуры, зарегистрированные в информационной системе электронных счетов-фактур. Их распечатывать и представлять на бумаге не требуется — они и так доступны налоговому органу в системе.
Для компаний с большим документооборотом это существенная экономия: объём ЭСФ за проверяемый период обычно и составляет основную массу требуемых бумаг.
При этом в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.
Как выстроить работу с требованиями
- Фиксируйте дату и способ получения требования — от этого зависят сроки.
- Сверяйте перечень истребуемых документов с предметом и периодом проверки, указанными в приказе или извещении.
- Ведите реестр переданных документов с описью и отметкой о получении — это защищает от повторных требований и от утверждений, что документ не представлялся.
- Передавайте заверенные копии, а не подлинники; подлинники предъявляйте для ознакомления, если это необходимо.
- Не распечатывайте ЭСФ, зарегистрированные в информационной системе электронных счетов-фактур.
- Назначьте одного ответственного за передачу документов — параллельные каналы приводят к путанице в том, что уже передано.
Отдельно стоит помнить, что перечень представленных проверяемым лицом документов указывается в акте налогового аудита — это одно из обязательных сведений по статье 156. Поэтому аккуратный реестр передачи документов имеет и доказательственное значение.
Ограничения при камеральной проверке
Важный контекст: при камеральной налоговой проверке истребование документов у налогоплательщика и его вызов запрещены — статья 138 прямо относит их к мероприятиям, которые при камеральной проверке не проводятся. Исключение сделано только для камеральной проверки, проводимой в целях возмещения (возврата) суммы НДС.
Поэтому первый вопрос при получении требования — в рамках какого вида проверки оно предъявлено.
Leader Audit сопровождает компании при налоговых проверках, включая работу с требованиями о представлении документов и подготовку пакета.
Частые вопросы
Нужно ли нотариально заверять копии для налоговой?
Нет. Статья 146 Налогового кодекса прямо не допускает требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган, если иное не предусмотрено законодательством. Документы на бумажном носителе представляются в виде копий, заверенных самим проверяемым лицом.
Надо ли распечатывать электронные счета-фактуры?
Нет. При составлении учётной документации в электронной форме налогоплательщик обязан по требованию представить её копии на бумаге, но счета-фактуры, зарегистрированные в информационной системе электронных счетов-фактур, из этого правила прямо исключены.
Можно ли передать документы в электронном виде?
Да. Истребуемые документы могут быть представлены лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через персональный кабинет налогоплательщика.
Могут ли истребовать документы при камеральной проверке?
По статье 138 при камеральной налоговой проверке истребование документов у налогоплательщика и его вызов запрещены, как и вход на территорию, осмотр помещений и выемка. Исключение — камеральная проверка, проводимая в целях возмещения (возврата) суммы НДС.