Запросы-подтверждения (конфирмации) в аудите: зачем и как отвечать

Что такое внешнее подтверждение

Внешнее подтверждение — аудиторское доказательство, полученное в виде прямого письменного ответа аудитору от третьей стороны (подтверждающей стороны) на бумаге, в электронной или иной форме. Ключевое слово — «прямого»: ответ должен прийти аудитору, а не в бухгалтерию проверяемой компании.

Чаще всего подтверждают остатки по счетам и их составляющие. Но конфирмации используют и для подтверждения условий договоров и сделок, а также отсутствия определённых условий, например «побочного соглашения» с покупателем.

Положительные и отрицательные запросы

• Положительный запрос — подтверждающая сторона отвечает аудитору в любом случае: соглашается с информацией, указывает на расхождение или сама сообщает запрошенные данные.
• «Пустой» положительный запрос — сумма в письме не указана, контрагента просят вписать её самостоятельно. Это снижает риск, что ответ дадут, не сверившись с учётом.
• Отрицательный запрос — подтверждающая сторона отвечает только если не согласна с информацией. Такие подтверждения менее убедительны, и аудитор не вправе использовать их как единственную процедуру по существу, если не выполнены одновременно все условия МСА 505: риск существенного искажения оценён как низкий, контроль протестирован, генеральная совокупность состоит из большого числа мелких однородных остатков, ожидается очень низкий уровень расхождений и нет причин полагать, что получатели проигнорируют запрос.

Почему аудитор сам контролирует процесс

МСА 505 требует, чтобы аудитор сохранял контроль над запросами. Это значит, что именно он:

• определяет, какую информацию подтверждать;
• выбирает подходящую подтверждающую сторону — того, кто реально осведомлён об операциях, например конкретного сотрудника банка;
• составляет запросы, проверяет правильность адресов и указывает обратный адрес, чтобы ответ пришёл напрямую аудитору;
• направляет запросы и при необходимости повторные напоминания.
• Компания может подготовить письма на своём бланке за подписью руководителя: многие контрагенты отвечают только на запрос с разрешением клиента. Но отправка и получение ответов остаются за аудитором.

Если руководство не разрешает отправить запрос

Отказ руководства — ограничение аудиторских доказательств. Аудитор обязан выяснить причины отказа и получить доказательства их обоснованности, оценить влияние отказа на риски существенного искажения, включая риск мошенничества, и выполнить альтернативные процедуры.

Распространённая и приемлемая причина — текущий спор или переговоры с контрагентом, которым письмо может навредить. Если же аудитор приходит к выводу, что отказ необоснован, или не может получить доказательства иными способами, он сообщает об этом лицам, отвечающим за корпоративное управление, и оценивает последствия для аудиторского заключения.

Неответы и расхождения

• По каждому неответу аудитор выполняет альтернативные процедуры. По дебиторской задолженности — изучает последующие поступления денег, отгрузочные документы и продажи на конец периода; по кредиторской — последующие платежи, переписку с третьими лицами, приходные документы.
• Если ответ на положительный запрос необходим и альтернативные процедуры его не заменят, отсутствие подтверждения влияет на аудиторское мнение (МСА 705).
• Каждое расхождение аудитор исследует, чтобы понять, указывает ли оно на искажение. Часть расхождений объясняется временем — например, оплата в пути на 31 декабря, — или ошибками в самой процедуре подтверждения.
• Меньше или больше ответов, чем ожидалось, может указывать на ранее не выявленный фактор риска мошенничества.

Надёжность ответов

Любой ответ несёт риск перехвата, изменения или подделки — и бумажный, и электронный. Ответы по электронной почте сложнее проверить на подлинность, поэтому аудитор может позвонить контрагенту и уточнить, действительно ли тот отправил письмо. Защищённые каналы, электронная цифровая подпись и проверка домена повышают надёжность.

Устный ответ сам по себе внешним подтверждением не является, потому что это не прямой письменный ответ. Если ответ пришёл не аудитору, а в бухгалтерию клиента, аудитор может попросить контрагента продублировать его напрямую.

Как ответить, если запрос пришёл вам

• Проверьте, что письмо подписано руководителем вашего контрагента и содержит его разрешение раскрыть данные аудитору.
• Сверьте сумму с вашим учётом на указанную дату, а не на сегодняшний день; в «пустом» запросе укажите сальдо самостоятельно.
• При расхождении не ограничивайтесь «не согласны» — приложите расшифровку: документы, не отражённые у одной из сторон, оплаты в пути.
• Отвечайте напрямую аудитору по указанному обратному адресу, а не через контрагента.
• Подпишите ответ уполномоченным лицом и укажите контактное лицо для уточнений.
• Если вы сами проходите аудит, заранее проведите сверку взаиморасчётов с ключевыми контрагентами — о разнице между сверкой и подтверждением подробнее в статье об аудите дебиторской задолженности.