Табель учёта рабочего времени: как вести и хранить

Зачем нужен табель

Учёт рабочего времени — это фиксирование фактически отработанного каждым работником времени, чтобы контролировать выполнение нормы рабочего времени за учётный период (ст. 198). Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать сорока часов в неделю; смена при шестидневке — не более семи часов, при пятидневке — не более восьми (ст. 185).

• основание для начисления оклада за отработанное время, сдельной и повременной оплаты;
• подтверждение доплат за сверхурочную работу, работу ночью, в выходные и праздники;
• подтверждение оплачиваемых периодов без работы — отпуск, болезнь, командировка;
• доказательство в трудовом споре и при проверке, что начисления по зарплате обоснованы.

Что фиксировать в табеле

Учёт явок и уходов ведётся в табелях использования рабочего времени установленной формы и других документах (ст. 200). Учитывается время фактического исполнения трудовых обязанностей и иные периоды, которые Кодекс включает в рабочее время, — например, простой не по вине работника, технологические перерывы, перерывы для кормления ребёнка (ст. 181).

• Отдельно в составе отработанного времени: сверхурочные работы, повременная работа сдельщиков, служебные командировки, работа по внутреннему совместительству.
• В неотработанном времени — оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени по вине работника и без его вины.
• Время считается с момента явки на место работы по правилам внутреннего трудового распорядка или графику и до фактического освобождения от работы.
• Не учитываются дорога из дома и обратно, путь от проходной до рабочего места, переодевание и регистрация при уходе.

Поденный, недельный или суммированный учёт

Вид учёта определяет, как считать норму и переработку (ст. 198). При поденном учёте учётный период — один день, и работник ежедневно отрабатывает одинаковое число часов. При недельном — неделя: продолжительность дней может отличаться, но недельная норма соблюдается. При суммированном учёте учётный период больше недели, а переработки и недоработки должны сбалансироваться к концу периода.

Суммированный учёт вводят, когда по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную норму. Учётный период — не более двенадцати месяцев, смена — не более двенадцати часов (ст. 199). Порядок применения закрепляется в коллективном договоре, а если его нет — работодателем по согласованию с профкомом. Для сменных графиков, охраны, медицины и производства это частый выбор.

Сверхурочные в табеле

От вида учёта зависит, какие часы являются сверхурочными (ст. 189): при поденном — сверх дневной смены, при недельном — сверх недельной нормы, при суммированном — сверх нормы за учётный период. Поэтому при суммированном учёте сверхурочные определяют только по итогам периода, а не по отдельным длинным сменам.

Продолжительность сверхурочной работы ограничена статьёй 190, и работодатель обязан обеспечить точный учёт сверхурочных часов каждого работника. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном (ст. 262). Без табеля, где эти часы выделены отдельно, доплату невозможно ни правильно рассчитать, ни подтвердить.

Практика ведения

• Назначьте приказом ответственных за ведение табеля в подразделениях и сроки сдачи в бухгалтерию.
• Утвердите в локальном акте систему отметок: явка, отпуск, больничный, командировка, прогул, простой, сверхурочные, ночные, выходные.
• Сверяйте табель с приказами — о приёме, отпусках, командировках, привлечении к работе в выходной.
• При электронном учёте (турникеты, биометрия, программа) обеспечьте выгрузку и подписание итогового табеля за месяц.
• Исправления оформляйте корректирующим табелем, а не правкой по закрытому месяцу без следов.

Типичные ошибки

Чаще всего проблемы возникают не из-за отсутствия табеля, а из-за его расхождения с другими документами. При проверке или в трудовом споре сравнивают табель, приказы и расчётные ведомости — и любое несовпадение трактуется не в пользу работодателя.

• Табель заполняется «по норме» — одинаковые восемь часов всем, хотя фактически были опоздания, переработки и простои.
• Сверхурочные и ночные часы не выделены отдельно, а доплата начислена — её нечем подтвердить.
• Работа в выходной отмечена в табеле, но нет приказа и письменного согласия работника.
• При суммированном учёте переработку оплачивают помесячно вместо расчёта по итогам учётного периода.
• Табели хранятся только в программе, без подписанной итоговой формы за месяц.

Сколько хранить табели

Первичные учётные документы, регистры и другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учёта, хранятся в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона «О бухгалтерском учёте»). Табель — основание начисления зарплаты, поэтому этот срок к нему применим.

Налоговое законодательство отдельно требует от работодателя как налогового агента обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение срока исковой давности по ст. 88 НК (ст. 23 НК); общий срок исковой давности по налоговому обязательству — три года после окончания налогового периода. Для архивных целей по кадровым документам могут действовать и более длинные сроки — проверяйте их по перечню документов с указанием сроков хранения.