Денежные средства в пути и инкассация выручки: учёт и сверка

Что такое «деньги в пути» и где они учитываются

В плане счетов НСБУ № 21 группа 5700 называется «Йўлдаги пул маблағ (ўтказма)лари», то есть «Деньги в пути (переводы)», а единственный субсчёт в ней — 5710. Через него проходят сведения о выручке, полученной наличными и через переводы.

Согласно п. 238 НСБУ № 21, на этом счёте учитываются деньги, которые покинули место хранения, но не дошли до места назначения, в том числе выручка, переданная инкассатору, и денежные переводы. Счёт транзитный: он связывает кассу и банк и нужен, чтобы деньги были под непрерывным контролем всё время, пока они в движении.

Аналитический учёт по счетам группы 5700 ведётся по видам таких средств. На практике это значит: отдельно инкассация по каждой точке или кассе, отдельно переводы, чтобы остаток по счёту 5710 можно было расшифровать до конкретной сдачи.

Проводки: от кассы до расчётного счёта

Движение выручки раскладывается на два шага: выдача инкассатору и зачисление на счёт. Между ними сумма «висит» на счёте 5710. Типовые корреспонденции приведены в п. 239 НСБУ № 21:

• сдача наличных инкассатору для перевода на расчётный счёт: дебет 5710, кредит 5010 или 5020 (национальная или иностранная валюта кассы);
• зачисление денег на расчётный счёт в банке: дебет 5110, кредит 5710;
• возврат или поступление денег в пути обратно в кассу: дебет 5010–5020, кредит 5710;
• погашение долга покупателей по поступившим переводам: дебет 5710, кредит 4010.

Какие документы нужны

Любая запись по счёту 5710 должна опираться на первичный документ: по закону о бухгалтерском учёте основанием для учёта операций служат первичные документы, фиксирующие факт совершения операции. Для инкассации набор обычно такой:

• расходный кассовый ордер или иной документ о выдаче наличных из кассы с указанием суммы и получателя;
• договор с организацией, осуществляющей инкассацию, и акт или накладная передачи денег по каждой сдаче;
• сопроводительная ведомость или реестр сумм, который подписывают оба участника передачи;
• банковская выписка и приходный документ банка о зачислении;
• приказ или внутренний регламент о порядке и периодичности сдачи выручки.

Как организовать сверку инкассации

Смысл сверки — убедиться, что каждая сумма, ушедшая из кассы, пришла на счёт, и найти расхождение, пока оно небольшое. Практичный порядок такой.

Сначала сопоставьте кассовую книгу и журнал сдач: каждая сумма, списанная с кассы в пользу инкассатора, должна иметь запись в реестре сдач. Затем по выписке банка сопоставьте зачисления с этим реестром — по дате, сумме и номеру сдачи. Сумма, по которой зачисления ещё нет, остаётся на счёте 5710, и её нужно видеть в расшифровке остатка.

Остаток по счёту 5710 на конец отчётного периода — это деньги, сданные, но ещё не зачисленные. Для каждой такой суммы бухгалтеру нужно знать, кто её принял, когда и когда ожидается зачисление. Если остаток не расшифровывается или висит дольше обычного срока доставки, это сигнал начать разбирательство с инкассатором и банком.

Отдельно сверяйте итоги дня по каждой точке: выручка по первичным документам продаж, сумма в кассовой книге и сумма в реестре инкассации должны совпадать с учётом нормальных остатков в кассе.

Пример (условные числа)

Пример для иллюстрации, суммы условные. Магазин в конце дня собрал 12 000 000 сум наличных, из них 10 000 000 сдал инкассатору, остальное оставил в кассе. В день сдачи бухгалтер делает проводку: дебет 5710, кредит 5010 на 10 000 000. На следующий день банк зачислил деньги на расчётный счёт: дебет 5110, кредит 5710 на 10 000 000.

Если на конец месяца зачисление ещё не пришло, на счёте 5710 остаётся 10 000 000. Это и есть деньги в пути: их нужно показать в отчётности как отдельную строку и подтвердить документом о передаче. Когда банк зачислит сумму, остаток закроется той же проводкой дебет 5110, кредит 5710.

Типичные ошибки

Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности проводок, а из-за дисциплины.

• выручку списывают с кассы прямо на расчётный счёт в день сдачи, хотя банк её ещё не принял: в итоге на счёте появляется сумма, которой в выписке нет;
• нет расшифровки остатка по счёту 5710 по датам и точкам сдачи;
• документы о передаче денег подписаны одним лицом или без суммы прописью, и при споре с инкассатором подтвердить сдачу нечем;
• исправления в кассовых и банковских документах: закон о бухгалтерском учёте прямо запрещает исправления и помарки в банковских и кассовых денежных документах;
• смешивание инкассации с эквайрингом: безналичная выручка по картам проходит иначе и в этот счёт не попадает.