Бухгалтерская справка: когда составлять и как оформить

Когда нужна бухгалтерская справка

Справка нужна там, где операция отражается в учёте, а внешнего документа нет или он не покрывает расчёт. Типичные случаи:

• начисления и резервы, которые считает сама компания: отпускные, износ, амортизация, оценочные обязательства — к справке прикладывается расчёт;
• пересчёт статей в иностранной валюте на отчётную дату — справка показывает курс, исходные суммы и итоговую разницу;
• исправление ошибки прошлых записей: что было отражено, что должно быть, какие проводки меняют результат;
• перенос и закрытие счетов в конце периода, реклассификация сумм между счетами;
• отражение операции, по которой документы за отчётный период ещё не получены.

Что закон говорит о первичных документах

Справка — это первичный документ, поэтому к ней применяются те же требования. Закон называет четыре группы обязательных реквизитов, и составлять справку нужно строго по ним:

• наименование субъекта бухгалтерского учёта;
• наименование и номер документа, дата и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение хозяйственной операции с указанием единиц измерения (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей и подписи с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц, совершивших хозяйственную операцию.
• Лица, составившие и подписавшие первичные документы, отвечают за своевременность, правильность и достоверность записей, а также за передачу документов в установленные сроки на отражение в учёте.

Структура справки: что указать

Форму справки компания утверждает сама — например, приложением к учётной политике. Рабочая структура, которая закрывает требования закона и вопросы проверяющих:

• номер и дата, место составления, наименование организации;
• основание: за что и за какой период составлена справка (приказ, договор, выписка банка, данные инвентаризации);
• содержание операции и расчёт: формула, исходные данные, ссылка на источник каждого числа;
• корреспонденция счетов: дебет, кредит, сумма;
• должность и подпись составителя, подпись главного бухгалтера или руководителя по перечню лиц с правом подписи.

Порядок оформления на практике

Составляйте справку в момент операции или сразу после неё: закон допускает составление первичных документов как на момент совершения операции, так и после её проведения, но откладывать до закрытия периода не стоит — расчёт забывается, а источники теряются.

Рабочий порядок: бухгалтер готовит расчёт и проект справки, проверяет исходные данные по регистрам и выпискам, подписывает; главный бухгалтер или руководитель утверждает; справка регистрируется в журнале внутренних документов и подшивается в папку за месяц. К справке прикладываются расчёт в таблице и копии источников — приказ, выписка, акт инвентаризации.

Пример расчёта (условные числа)

Пример для иллюстрации: на отчётную дату у компании остаётся валютный остаток 1 000 единиц иностранной валюты. По курсу прошлой даты остаток учтён в сумме 12 000 000 сумов, по курсу на отчётную дату — 12 500 000 сумов. Курсовая разница составляет 500 000 сумов в пользу компании. Все цифры условные, они не отражают реальных курсов.

В справке указываются: остаток в валюте, оба курса с источником, расчёт разницы и проводка по счетам из Плана счетов. Приложите выписку банка или иной документ, подтверждающий остаток.

Исправление ошибок через справку

Закон прямо запрещает вносить в первичные документы поправки, не подтверждённые участниками хозяйственной операции, а в банковских и кассовых денежных документах исправления и помарки не допускаются. Поэтому ошибку в уже принятых документах не затирают: если внесённая запись неверна, составляют справку, где описано, что исправляется и почему, и отражают корректирующую проводку.

Для регистров действует то же правило: внесение в них неподтверждённых исправлений не допускается. В справке-исправлении укажите, в каком регистре и в каком периоде найдена ошибка, и приложите расчёт её влияния на итоги.

Налоговый аспект и хранение

Для налога на прибыль расходы вычитаются, если они обоснованы и документально подтверждены. Сама по себе справка бухгалтера не заменяет акт, договор или счёт-фактуру: она подтверждает расчёт, но не факт получения услуги. Если расход возник по внешней операции, держите рядом первичку контрагента.

Справки хранятся вместе с остальными первичными документами не менее пяти лет после отчётного года. Электронный вид допускается: первичные документы могут составляться и представляться в виде электронного документа.

Типичные ошибки

• справка без расчёта и без ссылки на источник чисел;
• отсутствие подписи лица с правом подписи — без подписи документ не признаётся действительным;
• справка заменяет акт или накладную по реальной сделке с контрагентом;
• исправление ошибок задним числом без описания причины;
• разные формы справок в течение года без закрепления в учётной политике.