Субаренда: налоги, НДС и учёт доходов и расходов

Сначала договор: без согласия арендодателя платежи под риском

Налоговая и бухгалтерская проверка начинается не с проводок, а с договоров. Гражданский кодекс допускает субаренду только на определённых условиях: наниматель вправе с согласия наймодателя сдавать нанятое имущество в поднаем (субаренду). Если согласия нет, у проверяющего есть повод считать, что договор субаренды заключён с нарушением, а расходы по нему — недостаточно обоснованными.

Второе условие касается срока. Договор о передаче имущества другим лицам не может быть заключен на срок, превышающий срок действия договора найма. То есть субаренда на три года при основном договоре, который заканчивается через год, — это ошибка, которую стоит исправить ещё до первого платежа.

Третье — ответственность. В таких случаях, за исключением перенайма, ответственным по договору перед наймодателем остаётся наниматель. Для субарендатора это значит, что при споре между арендодателем и арендатором ваше право пользования зависит от судьбы основного договора. Поэтому в договоре субаренды полезно прямо указать реквизиты основного договора и приложить письменное согласие собственника.

Как субаренда отражается в бухгалтерском учёте

Первым шагом нужно определить вид аренды. По НСБУ № 6 финансовой арендой считаются арендные отношения при передаче имущества на срок, превышающий двенадцать месяцев, при выполнении условий стандарта; всё остальное — оперативная аренда. Типичная субаренда офиса или склада на несколько месяцев или на год — оперативная.

Для оперативной аренды правила такие: объект не отражается на балансе арендатора, а учитывается им за балансом по стоимости из договора. Начисленные арендные платежи относятся на себестоимость или расходы периода — в зависимости от назначения помещения. Склад под готовую продукцию и офис управленческого персонала — это разные статьи затрат, и разнести их нужно в учётной политике, а не по настроению бухгалтера.

• Документы для учёта: договор субаренды, согласие арендодателя, акт приёма-передачи, ежемесячные акты оказанных услуг (если они предусмотрены договором), счёт-фактура.
• Забалансовый учёт объекта: по стоимости, указанной в договоре, до возврата помещения.
• Назначение платежа: офис, производство, склад — определяет, в какую статью попадёт аренда.

НДС: когда его можно принять к зачёту

Если субарендодатель — плательщик НДС, арендная плата выставляется с налогом. У субарендатора зачёт НДС возможен только при одновременном выполнении условий статьи 266 НК. Главные из них: на полученные услуги получена счёт-фактура или другой документ поставщика, в котором отдельно выделена сумма налога, и поставщик зарегистрирован как плательщик НДС. Кроме того, услуги должны использоваться в деятельности, обороты по которой облагаются налогом.

Из этого вытекают две практические ошибки. Первая — принимать к зачёту НДС по счёту, в котором налог не выделен отдельной строкой, или по счёту от лица, не зарегистрированного плательщиком НДС. Вторая — зачитывать налог по аренде помещения, которое используется для освобождённых от НДС оборотов. Статья 267 НК прямо называет случаи, когда налог не принимается к зачёту: среди них приобретение товаров и услуг юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, не являющимися плательщиками налога, и приобретение услуг для деятельности, обороты по которой освобождены от налогообложения.

Пример на условных числах (не ставка и не рекомендация, а иллюстрация логики). Компания субарендует офис за 10 000 000 сумов в месяц без НДС. Если субарендодатель плательщик НДС и выставил счёт-фактуру с выделенным налогом, то налог принимается к зачёту при соблюдении условий статьи 266 НК, а в расходы по налогу на прибыль идёт сумма без НДС. Если субарендодатель плательщиком не является, вся оплаченная сумма идёт в расходы, а НДС не возникает вовсе — и «подгонять» счёт под НДС нельзя.

Налог на прибыль: расходы на субаренду

Для налога на прибыль арендные платежи вычитаются на общих основаниях. Статья 305 НК позволяет вычесть все расходы, связанные с получением дохода, кроме не подлежащих вычету. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты. Обоснованные — это экономически оправданные, то есть произведённые в целях деятельности, направленной на получение дохода.

Что для этого нужно на практике: договор и согласие арендодателя, акты, счёт-фактура и, главное, понятная связь помещения с вашим бизнесом. Если вы арендуете склад, а продаёте услуги онлайн, объяснить расход будет сложнее. Отдельно: сумма НДС, отнесённая в зачёт, расходом не признаётся. Её нельзя одновременно принять к зачёту и включить в затраты.

Если вы вложились в ремонт чужого помещения, действует отдельное правило. Статья 309 НК распространяется и на расходы арендатора: если договор между арендатором и арендодателем не предусматривает возмещения расходов арендодателем, расходы на ремонт относятся на расходы в размере фактических затрат. Поэтому в договоре субаренды заранее решите, кто оплачивает ремонт и возмещается ли он.

Если вы сами сдаёте арендованное имущество в субаренду

Для субарендодателя схема зеркальная: вы одновременно арендатор и арендодатель. Арендные поступления при оперативной аренде признаются доходом. Ваши платежи основному арендодателю при этом остаются вашими расходами, и их нужно отдельно подтвердить договором и актами. Разница между тем, что вы платите и получаете, — ваш финансовый результат от субаренды.

Если вы плательщик НДС, оформляйте счёт-фактуру с отдельно выделенным налогом, а входной НДС по основной аренде вы принимаете к зачёту по тем же условиям статьи 266. Следите, чтобы условия двух договоров не расходились по срокам, иначе вы окажетесь с обязательством по основному договору и без дохода по субаренде.

Типичные ошибки и порядок действий

Мы собрали то, что чаще всего находят при проверке учёта субаренды.

• Нет письменного согласия собственника или срок субаренды превышает срок основного договора.
• Счёт-фактура без выделенного НДС, но налог всё равно принят к зачёту.
• НДС и по аренде помещения для освобождённых оборотов принят к зачёту.
• Аренда списана на одну статью без разделения на производство, склад и управление.
• Расходы на ремонт чужого помещения не согласованы в договоре.
• Акты подписаны задним числом или не подписаны вовсе.