Претензии поставщику за недостачу и брак: учёт у покупателя

Шаг 1. Зафиксируйте расхождение и известите поставщика

Первое действие — документальная фиксация. Комиссия по приёмке составляет акт о расхождениях по количеству или качеству, где указано, что заявлено в накладной и что фактически принято. Форму акта удобно закрепить в договоре или учётной политике; обязательной единой формы для всех случаев мы в первоисточниках не нашли, поэтому ориентируйтесь на условия договора.

Следом — извещение поставщика. Гражданский кодекс прямо обязывает покупателя сообщить о нарушении условий о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре и упаковке в срок, предусмотренный законодательством или договором, а если срока нет — в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено (ст. 416 ГК). Если этого не сделать, продавец вправе полностью или частично отказаться удовлетворять требования покупателя, доказав, что из-за задержки удовлетворить их невозможно или это повлечёт несоразмерные расходы.

Шаг 2. Выберите требование к поставщику

Если поставлен товар ненадлежащего качества, а недостатки не были оговорены, покупатель приобретает права, предусмотренные ст. 434 ГК (ст. 408 ГК); для договора поставки это подтверждает ст. 451 ГК. Поставщик может избежать претензии, если получив уведомление без промедления заменит товар на качественный.

Если поставщик не поставил предусмотренное договором количество либо не выполнил требование о замене в установленный срок, покупатель вправе купить недопоставленное у других лиц с отнесением необходимых и разумных расходов на поставщика, а также отказаться от оплаты товара ненадлежащего качества или потребовать возврата уже уплаченного (ст. 453 ГК).

Срок на выявление недостатков тоже важен: если на товар не установлен гарантийный срок или срок годности, недостатки должны быть обнаружены в разумный срок, но в пределах двух лет со дня передачи товара, если иное не установлено законом или договором (ст. 410 ГК).

Шаг 3. Отразите претензию на счёте 4860

В плане счетов (НСБУ № 21) для расчётов по претензиям предусмотрен счёт 4860 «Даъволар бўйича олинадиган тўловлар» — то есть суммы, которые организация вправе получить по предъявленным претензиям. По дебету этого счёта, в частности, показываются претензии к поставщикам и транспортным организациям по недостаче груза (п. 213 НСБУ № 21).

Типовые корреспонденции из приложения к НСБУ № 21 для покупателя материалов:

• претензия по недостаче материалов при поступлении (когда ведётся счёт 1510): Дт 4860 — Кт 1510;
• претензия по браку (дефекту), выявленному после оприходования материалов: Дт 4860 — Кт 1010–1090;
• поступление денег от поставщика по удовлетворённой претензии: Дт 5110 — Кт 4860 (п. 214 НСБУ № 21 — счёт кредитуется на сумму поступивших платежей);
• претензия отклонена, оплата отказана: сумма относится на стоимость материалов — Дт 1010–1090 (или 1510) — Кт 4860.

Условный пример

Пример на условных числах, не привязанных к реальной сделке. Договор на 100 единиц по 10 000 сум за единицу, поставщик выставил документ на 1 000 000 сум. При приёмке принято 90 единиц, акт о расхождениях составлен на 10 единиц, поставщик извещён.

Учёт по схеме со счётом 1510: Дт 1510 — Кт 6010 на 1 000 000 (получено по документу поставщика); Дт 1010 — Кт 1510 на 900 000 (оприходовано фактически принятое); Дт 4860 — Кт 1510 на 100 000 (претензия по недостаче). Если поставщик вернул деньги по претензии, она закрывается проводкой Дт 5110 — Кт 4860.

НДС в этом примере вынесен отдельно: по ставке 12% с недостающей части (100 000 сум) это 12 000 сум — именно эту сумму нельзя принимать к зачёту, пока поставщик не исправит документ.

Шаг 4. Входящий НДС: исправленный счёт-фактура

Зачёт НДС возможен по налогу, уплаченному или подлежащему уплате по фактически полученным товарам (ст. 266 НК), при наличии счёта-фактуры с выделенной суммой налога. Недопоставленное количество «фактически полученным» не является, поэтому налог на эту часть к зачёту принимать не следует.

Со стороны поставщика действует обязанность: при изменении стоимости реализуемых товаров, в том числе при уточнении количества поставленного, продавец обязан выставить покупателю дополнительный или исправленный счёт-фактуру (ст. 47 НК). Потребуйте его в письменной претензии — именно по нему вы скорректируете книгу покупок и сумму зачёта.

Если зачёт уже был принят, а счёт-фактура затем признан недействительным в установленном порядке, сумма налога подлежит корректировке (ст. 269 НК). Порча или утрата сверх норм естественной убыли также ведёт к корректировке — но это отдельная ситуация утраты уже полученного товара, а не недопоставки.

Когда поставщик не виноват: недостача на складе

Если расхождение выявлено уже после приёмки, например при инвентаризации, и вина поставщика не доказывается, действует другой порядок. Недостачи, выявленные при инвентаризации запасов, списываются по балансовой стоимости (НСБУ № 4), а при отсутствии установленных виновных лиц или невозможности взыскания с материально ответственных лиц сумма относится на финансовые результаты. Не переносите такую недостачу на поставщика без оснований — претензия без документов проигрывается.

Типичные ошибки

• оприходован весь объём по накладной, а претензия не заведена — запасы и кредиторка завышены;
• извещение поставщику отправлено поздно или без акта — ст. 416 ГК даёт ему аргумент отказать;
• НДС по недопоставленной части принят к зачёту и не скорректирован после исправленного счёта-фактуры;
• претензия показана на счёте 4860 без аналитики по поставщикам и договорам — потом невозможно сверить;
• отклонённая претензия остаётся на счёте годами вместо списания по решению в рамках учётной политики.