Подготовка к аудиту: чек-лист для директора и главного бухгалтера

Кто за что отвечает: распределите роли

Закон возлагает на руководителя компании организацию учёта: он обязан обеспечивать разработку учётной политики, порядок внутреннего контроля, полный и достоверный учёт и сохранность учётных документов. Поэтому подготовка к аудиту — задача не только бухгалтерии, но и директора.

Распределите ответственность до начала проверки. Директор решает вопросы доступа, сроков и подписи договора, назначает контактное лицо для аудитора и принимает решения по спорным оценкам. Главный бухгалтер отвечает за закрытие периода, сверки и ответы на запросы. Материально ответственные лица и руководители подразделений должны быть готовы подтвердить наличие имущества.

Чек-лист: закрытие периода

Аудитор проверяет отчётность за календарный год — отчётным периодом годовой отчётности является период с 1 января по 31 декабря. Поэтому закрытие года должно быть завершено до начала работы, а не параллельно с ней.

• отразите в учёте все операции периода, включая те, по которым нет подтверждающих документов: закон требует оформить для них первичный документ, а не оставлять операцию вне учёта;
• проверьте, что все первичные документы подписаны, а исправления в них подтверждены участниками операции;
• сделайте закрывающие проводки: начисления, резервы, амортизация, распределение общехозяйственных расходов, курсовые разницы;
• сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и сверьте её с регистрами и главной книгой;
• проверьте остатки по забалансовым счетам и расшифровки по каждому крупному счёту;
• подготовьте черновик годовой отчётности и убедитесь, что показатели баланса и отчёта о финансовых результатах бьются между собой.

Чек-лист: сверки и подтверждения

Аудитор вправе получать документацию компании в полном объёме, проверять фактическое наличие имущества и состояние обязательств, а также запрашивать письменные подтверждения у третьих лиц. Чем раньше вы сами провели сверки, тем меньше расхождений он найдёт.

• акт сверки с бюджетом по налогам: сравните данные учёта с данными персонального кабинета налогоплательщика и объясните расхождения;
• сверка с банками: остатки на расчётных и валютных счетах, кредиты, депозиты, гарантии;
• сверка с крупными покупателями и поставщиками: подпишите акты сверки взаиморасчётов и отдельно выпишите несогласованные суммы;
• сверка по подотчётным лицам и по расчётам с персоналом;
• сверка реестров электронных счетов-фактур с учётом по НДС;
• список связанных сторон и операций с ними — его аудитор запросит почти всегда;
• список юридических споров, претензий и судебных дел с оценкой возможных потерь.

Чек-лист: инвентаризация

Закон прямо связывает достоверность данных учёта и отчётности с инвентаризацией: правильность и достоверность данных подтверждаются обязательным проведением инвентаризации активов и обязательств. Объекты, порядок и сроки определяются стандартом бухгалтерского учёта по инвентаризации, поэтому сверяйтесь с ним, а не с практикой прошлых лет.

Проведите инвентаризацию до начала аудита и оформите результаты: приказ о проведении, описи, сличительные ведомости, объяснения по излишкам и недостачам. Если аудитор присутствует на инвентаризации склада или кассы, предупредите склад и материально ответственных заранее. Отдельно проинвентаризируйте расчёты: дебиторскую и кредиторскую задолженность, включая просроченную, и решите, что нужно списать или резервировать.

Чек-лист: учётная политика и спорные оценки

Учётная политика — это основа, от которой аудитор отталкивается при проверке: внутренний контроль организуется на основе принятой учётной политики. Проверьте, что документ утверждён приказом, действует на отчётный период и отражает реальную практику компании.

Что стоит сверить заранее: метод оценки запасов, сроки полезного использования основных средств и способ начисления амортизации, порядок признания выручки, критерии создания резервов, порядок учёта подотчётных сумм и курсовых разниц. Если в течение года менялись условия работы — новые виды деятельности, договоры с отсрочкой платежа, лизинг, — убедитесь, что учётная политика это учитывает.

Составьте для аудитора короткую записку по неординарным операциям года: крупные сделки, реорганизации, списания, переоценки, изменения оценок. Мнение по таким операциям директор и главбух должны уметь обосновать, а не искать объяснение во время проверки.

Организация проверки: договор, сроки, доступ

Компания, в отношении которой проводится аудит, обязана создать аудитору условия для проверки в сроки, определённые в договоре, и предоставлять ему необходимую документацию. Согласуйте в договоре график: когда придёт аудиторская группа, в какие даты нужны документы, кто на связи.

Подготовьте рабочее место и доступ к учётной системе в режиме чтения, электронным документам и банковским выпискам. Назначьте одного ответственного за запросы и ведите их журнал: что запросили, когда передали, какие вопросы остались. Если необходимой информации не предоставить, аудиторская организация вправе отказаться от проведения проверки.

Для компаний, подлежащих обязательной ежегодной проверке, есть и жёсткая дата: копию аудиторского заключения нужно представить в налоговые органы в течение пятнадцати дней после проведения проверки, но не позднее 15 июня года, следующего за отчётным. Планируйте график аудита с запасом до этого срока.

Типичные ошибки и пример плана

Чаще всего аудит затягивают одни и те же причины: год не закрыт к приходу аудитора, акты сверки подписаны не со всеми контрагентами, инвентаризация проведена формально, учётная политика не обновлялась, а ответственный за запросы не назначен. Ещё одна частая ошибка — исправлять учёт «задним числом» уже во время проверки: неподтверждённые исправления в регистры вносить нельзя.

Пример плана на условных сроках (не нормативные сроки — каждая компания выстраивает их под свой договор). За шесть недель до начала: распределить роли, обновить учётную политику, запланировать инвентаризацию. За четыре недели: провести инвентаризацию, разослать акты сверки. За две недели: закрыть период, сформировать оборотно-сальдовую ведомость и черновик отчётности. За неделю: собрать записку по неординарным операциям, подготовить доступы и рабочее место аудитора.