Расходы на обучение сотрудников: налоговый учёт компании

Когда расходы на обучение принимаются при расчёте налога на прибыль

Общее правило закреплено в статье 305 НК: из совокупного дохода вычитаются расходы, связанные с получением дохода. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты. Отдельной статьи именно про обучение персонала в разделе о налоге на прибыль нет, поэтому оплата курсов проверяется по общим условиям.

Затраты считаются экономически оправданными, если они соответствуют хотя бы одному из условий. Применительно к обучению важны два из них:

• затраты произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• затраты необходимы либо служат для сохранения или развития предпринимательской деятельности, а связь расходов с этой деятельностью чётко обоснована.

Как показать связь обучения с деятельностью

Ключевое слово в норме — «чётко обоснована». На практике это означает, что в документах должно быть видно, зачем компании это обучение. Бухгалтеру проще защитить расход, если тема курса напрямую относится к должности сотрудника: бухгалтер учится по налоговому учёту, менеджер по продажам — по работе с клиентами, инженер — по оборудованию, которое используется в компании.

Если тема курса не имеет отношения к деятельности компании и должности работника, расход рискует попасть под запрет: не подлежат вычету расходы, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода, если на налогоплательщика законодательством не возложена обязанность по осуществлению таких расходов (пункт 18 статьи 317 НК).

Какие документы подготовить

Статья 305 НК допускает подтверждение расходов не только стандартными первичными документами, но и иными: в частности, отчётом об оказанной услуге в соответствии с договором. Для обучения разумный пакет такой:

• договор с обучающей организацией и счёт, акт выполненных работ или иной документ об оказании услуги;
• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение с указанием программы, сроков и причины;
• документ об окончании курса — сертификат, удостоверение, свидетельство;
• учебный план или программа курса — она показывает связь темы с должностью;
• платёжное поручение или иной документ об оплате.

Налог с работника: возникает ли доход

Вторая сторона вопроса — налог на доходы физических лиц. По статье 376 НК доходом в виде материальной выгоды является оплата юридическим лицом в интересах налогоплательщика товаров (услуг), имущественных прав. Но эта норма применяется, если иное не предусмотрено частью второй статьи 369 НК.

Часть вторая статьи 369 устанавливает: не рассматриваются в качестве доходов налогоплательщика расходы налоговых агентов, указанных в статье 386 НК, производимые в пользу физического лица на повышение квалификации и переподготовку работников. Организация, оплатившая такое обучение, является налоговым агентом, и при соблюдении этой нормы дохода у работника не возникает — удерживать налог не нужно.

Если же компания оплачивает работнику обучение, не связанное с работой (например, личное хобби или образование члена семьи), оснований для освобождения нет: оплата в интересах работника может быть признана его доходом. Кроме того, пункт 3 статьи 317 НК относит к невычитаемым расходы налогоплательщика, являющиеся доходами физического лица в виде материальной выгоды по статье 376. Такой платёж одновременно и облагается у работника, и не уменьшает прибыль компании. Перед выплатой сверяйте текущую редакцию статьи 369 на lex.uz: в неё вносились изменения.

Если сотрудник учится за свой счёт

Бывает, что компания только возмещает работнику стоимость курса либо работник платит сам. В статье 378 НК предусмотрена льгота для самого физического лица: не подлежат налогообложению суммы заработной платы и другие доходы налогоплательщика в размере до восьмикратного размера базовой расчётной величины, направляемые в течение налогового периода на оплату платежей в негосударственные образовательные организации, за переподготовку и повышение квалификации.

Условие — наличие документа, выданного такими организациями об окончании курса. Поэтому при любой схеме оплаты просите у сотрудника сертификат или удостоверение и храните копию в личном деле: при проверке он подтверждает и право на льготу, и связь обучения с работой.

Оплата времени обучения и НДС

Если сотрудник учится с отрывом от работы, заработная плата по месту основной работы в период такого обучения относится к оплате за неотработанное время (пункт 7 статьи 374 НК). Среди видов оплаты за неотработанное время названы и отпуска в связи с обучением. Эти выплаты оформляйте приказом и включайте в расчёт оплаты труда как обычно.

Что касается НДС, услуги по дополнительному образованию, оказываемые организациями, осуществляющими переподготовку и повышение квалификации кадров, освобождены от налогообложения (пункт 10 части первой статьи 243 НК). Значит, в счёте обучающей организации НДС, как правило, не выделяется, и вопроса о зачёте входного НДС по таким курсам у компании не возникает. Если исполнитель всё же выставил счёт с НДС, уточните основание — например, это может быть консультационный семинар, а не образовательная услуга.

Типичные ошибки и пример

Чаще всего проблемы возникают из-за слабого обоснования и пробелов в документах. Типичные ошибки:

Условный пример (числа выдуманы для иллюстрации). Компания направила главного бухгалтера на курс по налоговому учёту стоимостью 6 000 000 сумов. Есть договор, приказ, программа, акт, платёжка и сертификат. Расход принимается при расчёте налоговой базы, а у работника, при соблюдении части второй статьи 369 НК, дохода нет. Если бы компания оплатила тот же курс сотруднику, чья должность не связана с темой, и не смогла обосновать связь, налоговый орган мог бы оспорить вычет и поставить вопрос о доходе работника.

• нет приказа и программы — непонятно, зачем обучение компании;
• тема курса не связана с должностью работника;
• оплачено обучение родственника или личный курс без удержания налога;
• нет документа об окончании курса;
• оплата идёт от имени сотрудника без договора с компанией.