Ошибки в счёте-фактуре, из-за которых НДС не принимают к зачёту

Почему ошибка в счёте-фактуре стоит денег

Налоговый кодекс разрешает уменьшить исчисленный НДС «путем зачета суммы налога, уплаченного (подлежащего уплате) по фактически полученным товарам (услугам)» — но только при выполнении условий статьи 266. Для счёта-фактуры важны два из них: товары (услуги) используются в деятельности, связанной с производством и (или) реализацией товаров (услуг), а от поставщика получен счёт-фактура (или другой документ), где отдельно выделена сумма налога, и сам поставщик зарегистрирован в качестве налогоплательщика.

Отсюда практический вывод: проверять нужно не только «красиво ли заполнен» документ, но и того, кто его выставил, и то, как купленное будет использоваться. Ошибка в любом из этих звеньев превращает НДС из зачитываемого в безвозвратные расходы.

Ошибки, которые чаще всего ставят зачёт под угрозу

Ниже — типовые проблемы, сгруппированные по тому, какое условие статьи 266 они нарушают. Конкретные обязательные реквизиты и порядок заполнения устанавливает Положение о формах счетов-фактур, утверждённое постановлением Кабинета Министров № 489 от 14 августа 2020 года, поэтому сверяйтесь с его актуальным текстом.

• НДС не выделен отдельно: в документе указана только общая сумма, а налог не вынесен отдельной суммой — это прямо противоречит условию статьи 266;
• поставщик не является плательщиком НДС, но налог в документе указан — такой документ не даёт права на зачёт, а поставщику грозит штраф (см. ниже);
• счёт-фактура выставлен поставщиком, у которого приостановлено или прекращено действие свидетельства плательщика НДС, — сумма налога не подлежит зачёту (ст. 266¹);
• документ оформлен не по утверждённой форме или заполнен с нарушением порядка заполнения (реквизиты сторон, наименование товара, количество, цена, сумма);
• в счёте-фактуре ошибочно указаны данные покупателя — другое наименование, иной ИНН; зачёт заявляет тот, кто указан получателем, и несоответствие вызывает вопросы при сверке;
• товары (услуги) приобретены не для облагаемой деятельности или сделка не имеет реального содержания — налоговые органы вправе отменить или скорректировать зачёт при доказательствах мнимой или притворной сделки.

Электронная форма и случаи без счёта-фактуры

Юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые лица при реализации обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, а оформляется счёт-фактура, как правило, в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур. Бумажный «счёт-фактура на почте» или скриншот не заменяют документ в системе: принимать к учёту нужно то, что подтверждено там.

Есть и исключение: правила о выставлении счетов-фактур не применяются, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Но это не означает, что по чеку можно автоматически заявить зачёт: условие статьи 266 требует документ, в котором отдельно выделена сумма налога. Если в чеке налог отдельно не выделен, основания для зачёта нет.

Как исправить ошибку: аннулирование и новый документ

Обязанность исправления лежит на поставщике. При изменении стоимости, в том числе при изменении цены или уточнении количества (объёма), продавец обязан выставить дополнительный или исправленный счёт-фактуру. Если же причина в ошибке или в необходимости внести изменения в уже выписанный документ, действует правило статьи 257: ранее выписанный счёт-фактура аннулируется, а взамен оформляется исправленный.

Что делать покупателю, получившему документ с ошибкой, по шагам:

• не отражать НДС к зачёту до исправления и зафиксировать, в чём именно ошибка (письмо поставщику со ссылкой на реквизит);
• запросить у поставщика аннулирование документа и выставление исправленного счёта-фактуры в системе;
• после получения исправленного документа сверить его с договором, накладной или актом, а также со статусом поставщика;
• отразить зачёт на основании исправленного документа и сохранить переписку и первичные документы — они понадобятся при проверке;
• если поставщик не реагирует, письменно зафиксировать обращения и обсудить с юристом или налоговым консультантом дальнейшие шаги.

Риск-категория счетов-фактур и ответственность поставщика

Если счета-фактуры отнесены к категории с высокой степенью налогового риска, налог по операциям на основании этих документов, согласно ст. 266¹ НК, может быть уплачен налоговым агентом в целях зачёта суммы налога; налоговым агентом признаётся покупатель-налогоплательщик. Порядок определения степени риска, ведения реестра таких счетов-фактур и уплаты налога на этом основании устанавливает Кабинет Министров, поэтому до заключения крупной сделки полезно проверить контрагента и его документы заранее.

Отдельная ответственность предусмотрена за налог, выставленный без оснований. Статья 225 НК: отражение в счёте-фактуре НДС при реализации товаров (услуг), освобождённых от налога, а также при реализации поставщиками, не являющимися плательщиками НДС, влечёт штраф на поставщиков в размере двадцати процентов от суммы налога, указанной в счёте-фактуре. При этом поставщик обязан уплатить в бюджет указанную сумму. Для покупателя такой документ — повод не принимать налог к зачёту и пересмотреть договор.

Пример проверки (условные числа)

Условный пример. По полученному счёту-фактуре сумма НДС составляет 1 200 000 сум. Проверка перед зачётом: (1) статус поставщика — действующий плательщик НДС; (2) в документе налог выделен отдельной суммой; (3) реквизиты и наименование предмета закупки совпадают с договором и актом; (4) закупка нужна для облагаемой деятельности.

Если на шаге 1 выяснилось, что у поставщика приостановлено действие свидетельства, 1 200 000 сум к зачёту не принимаются (ст. 266¹), и компании придётся решать вопрос с поставщиком до отражения налога в учёте. Если ошибка найдена на шаге 3 — достаточно исправленного счёта-фактуры. Цифры здесь иллюстративные, не данные реальной компании.

Чек-лист для бухгалтерии

• проверять статус поставщика как плательщика НДС до оплаты, а не при сдаче отчётности;
• сверять каждый счёт-фактуру с договором, накладной или актом;
• фиксировать дату получения и исправления документов в системе;
• раз в квартал сверять реестр полученных счетов-фактур с книгой покупок и данными поставщиков;
• хранить переписку по исправлениям вместе с первичными документами.