Зарплатный проект и выплата зарплаты на карты: как организовать

Что говорит закон: согласие работника и расходы работодателя

Статья 256 Трудового кодекса прямо допускает выплату через банк, но с условием: с письменного согласия работника зарплата или её часть может выплачиваться через банковские учреждения или почтовые отделения, причём услуги банка оплачивает работодатель. Отсюда два практических вывода.

Первый: согласие должно быть индивидуальным и письменным. Общий приказ «с первого числа платим на карты» без заявлений работников — слабое место при проверке и в споре. Второй: комиссию банка за обслуживание зарплатных карт и переводы нельзя перекладывать на сотрудников — в договоре с банком проверьте, кто платит за выпуск и обслуживание карты.

Валюта выплаты не меняется: зарплата выплачивается в национальной валюте — сумах. Перевод на карту в иной валюте как способ выплаты зарплаты не подходит.

Порядок перехода на зарплатный проект

Практичный порядок для организации, которая платит наличными или смешанно:

• Выберите банк и заключите договор на зарплатное обслуживание. Уточните, кто и как выпускает карты, как передаётся реестр, в какое время банк зачисляет средства, кто несёт комиссии.
• Соберите письменные заявления работников: согласие на выплату через банк, реквизиты карты или счёта, при необходимости — указание, какую часть зарплаты переводить.
• Закрепите порядок в локальном акте: положение об оплате труда или иной документ, где указаны способ выплаты, дни выплаты аванса и остатка, ответственные лица. Сроки выплаты определяются коллективным договором, локальным актом, а при их отсутствии — трудовым договором, поэтому изменения вносите именно туда.
• Сделайте тестовый перевод небольшой суммы или первую выплату под контролем бухгалтера: сверьте реестр с данными кадров, ФИО и номера карт.
• Для сотрудников, не согласившихся на карту, сохраните выплату по месту работы или другим законным способом — принуждать к переходу нельзя.

Сроки: когда перечислять, чтобы деньги дошли вовремя

Банковская выплата не меняет сроков по ТК. Они устанавливаются в коллективном договоре или локальном акте, а при их отсутствии — в трудовом договоре, и не могут быть реже одного раза в каждые полмесяца. Если день выплаты совпал с выходным или праздничным нерабочим днём, зарплата выплачивается накануне.

Критичный момент для бухгалтера — запас по времени. Работник должен получить деньги в установленный день, а не просто «получить платёжку». Поэтому реестр и платёжное поручение нужно отправлять заранее, с учётом режима работы банка, а график выплат — согласовать с банком. Нехватка денег на счёте или очерёдность других платежей не оправдывают задержку: своевременность выплаты не может быть поставлена в зависимость от других платежей и их очередности.

Налоги и удержания при выплате через банк

Переход на карты не меняет налоговых обязанностей работодателя как налогового агента, но привязывает их к дате перечисления. По Налоговому кодексу датой получения дохода в денежной форме считается день выплаты, в том числе день перечисления дохода на счёт налогоплательщика в банке. А налог у источника выплаты уплачивается налоговым агентом одновременно с выплатой дохода, но не позднее сроков представления налоговой отчётности.

Для резидентов ставка налога на доходы физических лиц с оплаты труда — 12 процентов. Удержание налога производится за счёт любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом работнику, поэтому в реестр для банка попадает сумма уже после удержаний.

Пример (условные числа, без других удержаний). Начислено 5 000 000 сумов, налог 12% — 600 000 сумов, к переводу на карту — 4 400 000 сумов. Если по реестру уйдёт полная начисленная сумма, работник получит больше положенного, а налог придётся удерживать из следующих выплат; если налог не удержан вовсе, налоговый агент обязан внести в бюджет сумму неудержанного налога и связанную с ним пеню.

Любые другие удержания — алименты, возмещение ущерба, долги — оформляются по правилам ТК отдельно; об этом см. статью об удержаниях из зарплаты. По запросу работника работодатель обязан информировать его о начислениях и удержаниях, поэтому расчётный листок должен совпадать с банковским реестром.

Расчёт при увольнении и особые случаи

При прекращении трудового договора все причитающиеся суммы выплачиваются в день прекращения. Если вы платите через банк, расчётный перевод нужно инициировать так, чтобы деньги были зачислены в этот же день, или выдать расчёт по месту работы. Если размер сумм оспаривается, неоспариваемую часть работодатель обязан выплатить в тот же срок.

Заранее решите, как действовать, если работник сменил карту, карта заблокирована или перевод вернулся: фиксируйте возврат, связывайтесь с работником, предлагайте иной способ выплаты и храните переписку — это ваше доказательство, что вы не уклонялись от выплаты.

Риски и типичные ошибки

Главный риск — задержка. За просрочку зарплаты, отпускных и выплат при увольнении работодатель обязан выплатить их с процентами (денежной компенсацией) за каждый день задержки, начиная со следующего дня после срока выплаты по день фактического расчёта включительно. Эта обязанность возникает независимо от наличия вины работодателя, поэтому сбой банка или реестра не снимает ответственности перед работником. Для должностного лица нарушение законодательства о труде по статье 49 КоАП влечёт штраф от пяти до десяти базовых расчётных величин.

• переход на карты приказом без письменных заявлений работников;
• перекладывание расходов на банк на сотрудников;
• отправка реестра в последний момент, когда деньги не успевают поступить в день выплаты;
• ошибки в реквизитах карт и ФИО, не сверенные с кадровыми данными;
• сумма в реестре не совпадает с расчётным листком и налоговым учётом;
• выплата при увольнении «со следующей зарплатой» вместо дня прекращения договора.