Встречная проверка контрагента налоговой: как подготовиться

На каком основании налоговая запрашивает документы по сделке

Должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, вправе истребовать документы у контрагента или у иных лиц, располагающих документами о деятельности проверяемого налогоплательщика (ст. 147 НК). Это значит, что запрос получаете не вы как проверяемый, а вы как участник сделки: поставщик, покупатель, подрядчик.

Налоговый орган, который ведёт проверку, не обращается к вам напрямую. Он направляет поручение в налоговый орган по месту вашего учёта, а в поручении указывает, при каком мероприятии налогового контроля нужны документы, а при запросе по конкретной сделке — сведения, позволяющие её идентифицировать. Уже на этом этапе можно оценить, о какой сделке идёт речь и есть ли у вас её документы.

Запрос может прийти и после основной проверки: документы у третьих лиц разрешено истребовать также при рассмотрении материалов проверки, если руководитель налогового органа назначил дополнительные мероприятия налогового контроля.

Сроки и порядок: что происходит после поручения

Считайте срок со дня фактического получения требования, зафиксируйте дату получения: от неё зависит и ответ, и аргументы при споре о просрочке.

• в течение трёх дней со дня получения поручения ваш налоговый орган направляет вам требование о представлении документов (информации);
• к требованию должна быть приложена копия поручения — проверьте, что она есть и в ней указана сделка;
• на исполнение требования у вас пять дней со дня получения или в тот же срок нужно сообщить, что вы не располагаете запрошенными документами;
• если уложиться в пять дней нельзя, направьте ходатайство о продлении — налоговый орган вправе продлить срок;
• документы можно передать лично или через представителя, отправить заказным письмом или передать в электронной форме, в том числе через персональный кабинет.

Какие документы подготовить по сделке с партнёром

Состав документов определяется тем, что указано в требовании. Не отправляйте «всё подряд» и не ограничивайтесь одним договором: инспектору нужна цепочка, по которой видно, что сделка реальна. Соберите комплект по каждому этапу сделки.

• договор, спецификации, приложения и дополнительные соглашения;
• счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарно-транспортные документы;
• платёжные документы и выписки по оплате;
• переписка по исполнению сделки: заявки, согласования, подтверждения приёмки;
• документы, подтверждающие, что вы проверили контрагента до заключения договора: сведения о постановке на налоговый учёт, деловая репутация, наличие производственной базы и персонала, финансовое состояние;
• доверенности лиц, подписывавших документы со стороны партнёра, и документы, подтверждающие их полномочия;
• реестр сделки: хронология от переговоров до оплаты, который вы составляете сами, чтобы ответ был связным.

Как оформить ответ

Бумажные документы представляются в виде копий, заверенных вашей организацией, а требовать нотариального удостоверения копий нельзя, если иное не предусмотрено законодательством. Если документы у вас ведутся в электронной форме, по требованию проверяющих копии на бумаге нужны, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в системе электронных счетов-фактур.

К ответу приложите сопроводительное письмо с описью: номер требования, дата получения, перечень документов с количеством листов. Опись — ваша защита, если позже инспектор заявит, что что-то не получено.

Если у вас нет части документов, не молчите. Закон прямо допускает сообщить в тот же пятидневный срок, что вы не располагаете запрошенным. Молчание выглядит хуже, чем письменное «документа нет, причины такие».

Можно ли отказать в запросе

Лицо, получившее требование, вправе отказать в представлении документов, если требование не соответствует правилам статьи 147. На практике проверьте три вещи: приложена ли копия поручения, указана ли сделка, которую можно идентифицировать, и относится ли запрос к деятельности проверяемого налогоплательщика.

Отказ не стоит использовать формально. Если требование оформлено верно, пропускать срок нельзя: для самого проверяемого лица закон прямо называет отказ или непредставление документов в срок основанием для выемки (ст. 146), которая проводится по мотивированному постановлению, и не подлежат изъятию документы, не относящиеся к предмету проверки. Не рассчитывайте, что молчание останется без последствий.

Если требование неясное, лучше запросить уточнение письмом и параллельно подготовить то, что очевидно относится к сделке.

Чем рискует компания, если у партнёра проблемы

Налоговый кодекс требует проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов: проверять постановку на налоговый учёт, деловую репутацию, наличие производственной базы и персонала, финансовое состояние и способность исполнить обязательства (ст. 15 НК). Расходы по сделкам с лицами, не исполнившими обязательства перед вами, в целях налогообложения не признаются, если при заключении сделки должной осмотрительности не проявлено.

Пример на условных числах. Компания купила услуги на 100 000 000 сумов, а исполнитель оказался формальной структурой без персонала и мощностей. Если налоговый орган докажет, что осмотрительность не проявлена, расход в размере 100 000 000 сумов может быть не признан, и налоговая база по налогу на прибыль увеличится на эту сумму. Цифры условные и показывают механику, а не размер реального начисления.

Поэтому ответ на запрос — это ещё и демонстрация осмотрительности: чем лучше подтверждены реальность сделки и проверка партнёра, тем меньше оснований оспаривать ваши расходы.

Типичные ошибки и как их избежать

Хорошая практика — вести для каждой существенной сделки папку проверки контрагента: выписки из реестров, запросы, служебная записка о выборе поставщика, подтверждение исполнения. Тогда ответ на запрос занимает часы, а не дни.

• пропустить срок из-за того, что требование осело у бухгалтера или в почте, — назначьте ответственного за входящие документы налоговой;
• отправить документы без описи и подтверждения получения;
• передать оригиналы вместо заверенных копий, не оставив у себя копий;
• отвечать формально, не проверив, совпадает ли ваша версия сделки с документами партнёра, — перед ответом свяжитесь с контрагентом;
• игнорировать требование, потому что «проверяют не нас»: срок и последствия касаются и участника сделки;
• впервые собирать подтверждение осмотрительности в момент запроса, а не при заключении договора.