Аудит ресторана и кафе: касса, продукты и калькуляция

Что такое инициативный аудит общепита

Закон об аудиторской деятельности предусматривает обязательную и инициативную форму проверки. Инициативную заказывает сам владелец, участник или акционер — и он же определяет её рамки: в законе прямо сказано, что заказчик вправе определять направление и объём проверки. Предмет, сроки и другие условия фиксируются в договоре с аудиторской организацией.

Для общепита это значит, что проверку можно ограничить самым болезненным участком: например, только списанием продуктов и кассовой выручкой за последние месяцы, либо взять всё предприятие целиком. Заказчик со своей стороны обязан создать аудитору условия для работы и предоставить необходимую документацию — на практике это складские и кассовые данные, рецептуры, акты списания.

С чего начинается проверка: три потока данных

Аудитор строит картину по трём массивам и сверяет их между собой.

• закупки и остатки: приходные накладные, счета-фактуры, складские карточки, ведомости инвентаризации;
• производство: технологические карты, нормы закладки, акты списания, сведения о выходе блюд;
• продажи: данные кассовой системы, чеки, возвраты и отмены, отчёты терминалов и QR-платежей, сверка с банковскими поступлениями.

Нормы закладки и списания: что смотрит аудитор

Главный вопрос здесь — соответствует ли расход продуктов тому, что реально продано. Расчётный расход по каждой позиции меню получается умножением числа проданных порций на норму закладки по технологической карте. Затем он сравнивается с фактическим списанием и с результатами инвентаризации.

Пример на условных числах. По карте на порцию стейка закладывается 250 г мяса, за месяц продано 400 порций: расчётный расход — 100 кг. Со склада списано 112 кг, а инвентаризация показывает ещё 3 кг недостачи. Разница в 15 кг — это то, что нужно объяснить: технологические потери при обработке, порча, порции больше нормы, неучтённые бонусы персоналу или хищение. Числа условные и показывают только метод.

Нормы тоже проверяются, а не принимаются на веру: устарела ли технологическая карта, учтены ли потери при разделке, совпадает ли реальный выход блюда с картой.

Недостачи, потери и налоговые последствия

Недостача, выявленная инвентаризацией, в учёте списывается по балансовой стоимости. Если она в пределах норм естественной убыли, а в других случаях виновные не установлены либо взыскать с материально ответственных лиц нельзя, сумма относится на финансовые результаты периода, в котором принято решение о списании. Это правило НСБУ № 4; на практике аудитор смотрит, есть ли решение и документы к нему.

С налогами связаны два риска. Потери товаров сверх норм естественной убыли относятся к расходам, не подлежащим вычету при определении налоговой базы (ст. 317 НК). А принятый к зачёту НДС по товарам, которые испорчены либо утрачены сверх норм естественной убыли, подлежит корректировке (ст. 269 НК). Исключение сделано для чрезвычайных обстоятельств — стихийного бедствия, пожара, аварии. Значит, любое списание «в порчу» должно быть подкреплено актом, нормой и причиной.

Касса и выручка

Вторая половина проверки — выручка. Аудитор сопоставляет кассовые данные с банковскими поступлениями и с расчётным оборотом по продуктам: если продуктов ушло заметно больше, чем «закрыто» чеками, часть продаж могла пройти мимо кассы.

Налоговый кодекс отдельно наказывает за торговлю и оказание услуг без применения контрольно-кассовой техники, расчётных терминалов, электронных платёжных систем и (или) специальных QR-кодов там, где это обязательно: штраф по ст. 221 — 5 млн сумов. Использование техники, не зарегистрированной в налоговых органах, влечёт штраф 7 млн сумов. Это размеры по тексту кодекса на дату публикации — перед расчётом рисков проверяйте действующую редакцию.

Отдельно смотрят возвраты и отмены чеков, скидки, закрытие смен и счета, оплаченные на терминал, оформленный не на вас: за использование расчётных терминалов, оформленных на других лиц, в кодексе установлен отдельный состав.

Порядок проведения и что подготовить

Типовой порядок такой: определяем цели и период, подписываем договор, запрашиваем данные, проводим инвентаризацию или наблюдаем за ней, сверяем потоки, обсуждаем расхождения с руководством и передаём итоговый отчёт. Если результатом проверки становится аудиторское заключение, хозяйствующий субъект обязан рассмотреть информацию о выявленных нарушениях и не позднее тридцати дней письменно сообщить аудиторской организации о результатах.

• технологические карты и калькуляции на все позиции меню;
• приходные документы, остатки на начало и конец периода, акты списания;
• выгрузка из кассовой системы с возвратами и отменами;
• банковские выписки и отчёты платёжных терминалов;
• приказы о материальной ответственности и материалы последних инвентаризаций.

Типичные ошибки в общепите

• нормы закладки не пересматривались после смены поставщика или рецептуры;
• списание «по остатку» вместо списания по факту продаж;
• инвентаризации проводят редко и без участия независимого сотрудника;
• возвраты и отмены чеков не разбираются ежемесячно;
• недостачу закрывают общим актом без причин и решения.