Ведение первичной документации

Сроки хранения

• первичные документы, регистры и отчётность — не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона «О бухгалтерском учёте»); порядок — Положение о документах и документообороте (рег. № 3538);
• налоговая отчётность с приложениями — не менее трёх лет после года представления (ст. 84 НК).

Основные первичные документы

• электронные счета-фактуры (ст. 47 НК);
• акты выполненных работ и накладные;
• кассовые документы и чеки ККТ;
• авансовые отчёты и командировочные документы;
• договоры и доверенности.

Требования к оформлению

• Наличие всех обязательных реквизитов документа
• Подписи уполномоченных лиц
• Соответствие содержания документа фактической операции
• Своевременность составления — в момент операции или сразу после
• Отсутствие исправлений, не оформленных надлежащим образом

Самая дорогая ошибка

Документы на услуги, из которых невозможно понять, что именно было сделано. Акт с формулировкой «оказаны консультационные услуги» без описания состава и результата — типичное основание для непризнания расхода. Реальность услуги в такой ситуации доказывать приходится уже другими средствами.

Хранение

Документы должны быть доступны в течение всего периода, который может быть охвачен налоговым контролем. Ориентир по срокам даёт статья 88 Налогового кодекса — держать документы меньше этого периода значит остаться без доказательств именно тогда, когда они потребуются.