Товарная накладная: обязательные реквизиты и оформление

Какой закон требует накладную и что она подтверждает

Основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций являются первичные учётные документы, фиксирующие факты совершения операций. Накладная — именно такой документ: она подтверждает, что товар фактически передан, в каком количестве и кому.

Составлять её нужно в момент операции или после неё. Если операция относится к отчётному периоду, а документ не получен, операцию всё равно отражают в учёте — с оформлением соответствующего первичного документа. Поэтому накладные не «добирают» задним числом без причины, но и не откладывают на потом: пробел в первичке легко превращается в расход, который нечем подтвердить.

Обязательные реквизиты накладной

Закон о бухгалтерском учёте перечисляет реквизиты, которые должен содержать любой первичный документ, включая накладную:

• наименование субъекта бухгалтерского учёта — то есть кто составил документ;
• наименование и номер документа, дата и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение операции с указанием единиц измерения — в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей и подписи с фамилией и инициалами либо иные реквизиты, нужные для идентификации лиц, совершивших операцию.

Практический состав накладной

Сверх обязательного минимума в накладную обычно добавляют то, что нужно именно для товарной операции: реквизиты продавца и покупателя (наименование, ИНН, адрес), ссылку на договор, перечень товаров с количеством, ценой и суммой, подпись и должность лица, отпустившего товар, и лица, принявшего его. Состав этих полей компания закрепляет в учётной политике и шаблоне — так накладные не расходятся между менеджерами и складом.

Из этого вытекает главная проверка: количество и единицы измерения в накладной должны совпадать с договором, складским учётом и ЭСФ. Именно расхождения между тремя источниками — самая частая причина вопросов у проверяющих.

Накладная и электронный счёт-фактура

Накладная и счёт-фактура — разные документы с разными задачами. Накладная подтверждает передачу товара и нужна бухгалтерскому учёту; счёт-фактура — документ для целей налогообложения. По Налоговому кодексу юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые лица при реализации товаров (услуг) обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, если иное не предусмотрено статьёй. Как правило, счёт-фактура оформляется в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур.

Исключение: правила о счёте-фактуре не применяются, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Форма счёта-фактуры и порядок её заполнения утверждаются Кабинетом Министров.

Практический вывод: накладная и ЭСФ должны оформляться на одну и ту же поставку с одинаковыми данными. Если отгрузка идёт партиями, на каждую партию — своя накладная и соответствующий ей ЭСФ, а не один документ «в среднем».

Почему ЭСФ важен покупателю: зачёт НДС

Покупатель вправе уменьшить исчисленный НДС на сумму налога по фактически полученным товарам при одновременном выполнении условий. Среди них — получен счёт-фактура или другой документ поставщика, в котором отдельно выделена сумма налога, и поставщик зарегистрирован как налогоплательщик. Значит, получив товар по накладной, покупатель должен получить и корректно выписанный ЭСФ. Накладная без ЭСФ (там, где он обязателен) оставляет вопрос с зачётом налога открытым.

Перед принятием ЭСФ сверьте его с накладной: количество, цену, сумму, реквизиты сторон. Ошибка на этом этапе исправляется быстро; через квартал — трудно.

Исправления и ошибки

В первичные документы нельзя вносить поправки, не подтверждённые участниками операции. Правило простое: исправление в накладной должно быть подтверждено обеими сторонами — подписями и датой исправления. Для банковских и кассовых денежных документов исправления и помарки не допускаются вовсе.

Если меняется стоимость или уточняется количество поставленных товаров, продавец обязан выставить дополнительный или исправленный счёт-фактуру. При исправлении ошибки или внесении изменений в ранее выписанный счёт-фактуру прежний аннулируется, а взамен оформляется исправленный.

Типичные ошибки: накладная без номера или даты; единицы измерения не указаны или не совпадают с договором; нет подписи принявшего; в накладной одно количество, в ЭСФ — другое; накладная оформлена на лицо, которое товар не получало; документ составлен «на удобную дату».

Контроль и хранение

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, отвечают за своевременность, правильность и достоверность документов, а также за передачу их в установленные сроки в бухгалтерию. Первичные документы могут составляться и представляться в виде электронного документа — важно заранее договориться с контрагентом о формате и способе подписания.

Хранить накладные нужно в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после отчётного года. Для налоговых целей полезно помнить и о сроке исковой давности по налоговому обязательству: по общему правилу он составляет три года после окончания налогового периода.

Чек-лист на каждую поставку: договор → накладная с полным набором реквизитов → подписи сторон → ЭСФ с теми же данными → отражение в учёте в периоде отгрузки → хранение комплекта вместе.