Переход на новую учётную программу: перенос остатков, справочников и сверка данных

Зачем нужен план и кто за него отвечает

По закону руководитель организации обязан обеспечивать разработку учётной политики, системы внутреннего учёта и отчётности (ст. 11 закона о бухгалтерском учёте). Смена программы меняет именно эту систему, поэтому решение о переходе, дата и ответственные оформляются приказом, а не остаются «договорённостью в бухгалтерии».

Назначьте ответственного за миграцию, определите, кто принимает результат (главный бухгалтер или руководитель), и заранее решите, что считать критерием успеха: например, совпадение оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по всем счетам на дату перехода.

Выбор даты перехода

Чище всего переходить с начала отчётного периода — месяца, квартала или года: тогда остатки берутся из закрытого периода, и не нужно переносить обороты «на середину». Переход в середине месяца допустим, но потребует вручную переносить обороты с начала месяца, иначе отчётность за период придётся собирать из двух систем.

Учтите, что доходы и расходы отражаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени оплаты (ст. 18 закона). Значит, неоплаченные закрытые акты и неоплаченные поступления должны переехать с остатками по расчётам, а не потеряться на границе периодов.

Подготовка: закройте период и проведите инвентаризацию

• закройте все операции старого периода и убедитесь, что первичные документы получены: операции отчётного периода без полученных документов отражаются с оформлением первичного документа (ст. 14);
• проведите инвентаризацию активов и обязательств перед переносом — по закону правильность и достоверность данных учёта подтверждаются обязательной инвентаризацией (ст. 16); порядок проведения устанавливает НСБУ № 19;
• сверьтесь с контрагентами по взаиморасчётам и подпишите акты сверки на дату перехода;
• получите из старой системы ОСВ по всем счетам, ОСВ по контрагентам и договорам, ведомость по складам и по основным средствам;
• сделайте полную резервную копию старой базы и храните её: документы, регистры и отчётность подлежат хранению не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29).

Перенос справочников и остатков

Начинайте со справочников: организации и банковские счета, номенклатура, контрагенты (с СТИР), договоры, склады, основные средства, сотрудники. Дубли контрагентов и номенклатуры лучше слить до переноса — после загрузки остатков это сделать намного сложнее.

Остатки вводятся документами ввода начальных остатков или специальной обработкой загрузки. Выбирайте способ по принципу «проверяемость важнее скорости»: каждая строка должна иметь аналитику, по которой потом можно сверять. Что переносить:

• счета с аналитикой по контрагентам и договорам — отдельно задолженность покупателей и поставщиков, авансы выданные и полученные;
• склады — количество и стоимость по каждой позиции;
• основные средства и нематериальные активы — первоначальная стоимость, накопленная амортизация, дата ввода и срок полезного использования;
• касса и банк — остатки по каждому счёту и валюте;
• расчёты с персоналом и бюджетом — по видам налогов и начислений;
• налоговые данные: остатки НДС к зачёту, документы по ЭСФ, по которым зачёт ещё не принят, переносимые убытки и прочие регистры налогового учёта.

План счетов и учётная политика

Если новая программа работает по другому плану счетов, составьте таблицу соответствия «старый счёт — новый счёт». Действующий план счетов утверждён НСБУ № 21, и новая база должна быть настроена именно на него. Регистры ведутся методом двойной записи (ст. 15), поэтому при переносе нельзя вносить остатки «в одну сторону»: итоги по дебету и кредиту должны сойтись.

Учётную политику проверьте и при необходимости обновите: методы оценки запасов, амортизации и признания выручки должны быть настроены в новой программе так же, как действовали в старой. Если метод меняется вместе с программой, это отдельное решение, которое нужно оформить и отразить, а не «побочный эффект» миграции.

Контрольные сверки после переноса

Любое расхождение разбирайте до начала работы в новой базе, а не «закрывайте» одной корректирующей проводкой.

• ОСВ новой базы на дату перехода равна ОСВ старой по каждому счёту — и по сальдо, и по аналитике;
• сальдо по контрагентам совпадает с подписанными актами сверки;
• складские остатки в количестве и сумме совпадают с итогами инвентаризации;
• ведомость основных средств и амортизации сходится с данными старой системы;
• остатки по ЭСФ и НДС совпадают с данными кабинета налогоплательщика и налоговыми регистрами;
• пробный баланс и форма отчётности на дату перехода дают те же итоги, что и прежняя отчётность.

Параллельная работа и запуск

Для крупных баз полезен период параллельной работы: один-два закрытия месяца вы ведёте учёт в обеих системах и сравниваете результаты. Это дороже по трудозатратам, но выявляет ошибки настройки проведения операций и налогового учёта до того, как они попадут в отчётность.

Перед запуском зафиксируйте права доступа. Документы без подписи уполномоченных лиц недействительны (ст. 13), поэтому перечни лиц с правом подписи и электронные подписи нужно настроить в новой системе так же внимательно, как и сами счета. Первичные документы и регистры могут вестись в электронном виде (ст. 14, 15), но неподтверждённые исправления в регистры вносить нельзя (ст. 15) — настройте контроль изменений в закрытых периодах.

Типичные ошибки при переходе

• переход «на ходу» без закрытия периода и без инвентаризации;
• остатки по контрагентам загружены одной суммой без разбивки по договорам и документам расчётов — потом нельзя закрыть конкретный долг;
• потеряна история авансов и неподтверждённых НДС-документов;
• не перенесены данные по основным средствам и амортизации, из-за чего расходы месяца считаются неверно;
• старая база удалена или недоступна — при проверке нечем подтвердить прошлые периоды;
• не проверены права доступа, роли и электронные подписи.