ЭЦП (E-imzo): как получить, продлить и безопасно использовать ключ

Когда ЭЦП равна собственноручной подписи

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на бумаге при одновременном соблюдении трёх условий (ст. 4): подлинность подписи подтверждена; сертификат ключа действует на момент проверки (или на момент подписания, если он доказан); подпись используется в целях, указанных в сертификате.

Электронный документ, заверенный ЭЦП юридического лица, при тех же условиях приравнивается к бумажному документу, заверенному печатью юридического лица (ст. 4).

Как получить ключ ЭЦП: документы

Сертификат ключа выдаёт центр регистрации на основании заявления физического или юридического лица. Срок рассмотрения заявления — не более одного рабочего дня; сертификат выдаётся после подтверждения личности заявителя (ст. 22). Запрашивать сведения, не связанные с целью выдачи сертификата, центру запрещено.

• Физическое лицо: документ, удостоверяющий личность, ПИНФЛ и сведения о цели использования ключа.
• Юридическое лицо: ИНН, доверенность на работника, получающего сертификат, документ, удостоверяющий личность этого работника, и цель использования ключа (ст. 22).

Что указано в сертификате ключа

Срок действия указывается в самом сертификате — проверьте его в свойствах ключа и отслеживайте заранее.

• ФИО и ПИНФЛ владельца — физического лица либо наименование, адрес и ИНН юридического лица;
• серийный номер сертификата и срок его действия;
• открытый ключ и средства ЭЦП, с которыми он работает;
• наименование и адрес выдавшего центра регистрации;
• цель использования ключа;
• интернет-адрес Реестра, в который внесён сертификат (ст. 24).

Продление ЭЦП

Владелец вправе направить запрос о продлении срока действия сертификата — не менее чем за две недели до его истечения (ст. 27). С истечением срока центр прекращает действие сертификата независимо от согласия владельца (ст. 25): подписать ЭСФ или отчёт таким ключом уже нельзя.

Практический совет: ведите реестр ключей компании со сроками и не планируйте продление на последние дни перед сдачей отчётности.

Если ключ скомпрометирован или утерян

Владелец обязан принимать все возможные меры для безопасности закрытого ключа и незамедлительно уведомить выдавший центр, если ключ используют другие лица или нарушен режим доступа (ст. 27).

Приостановление, восстановление и прекращение действия сертификата — по письменному или электронному заявлению владельца; центр вносит запись в Реестр и в течение трёх рабочих дней уведомляет владельца (ст. 25).

ЭЦП юридического лица и смена директора

Если владелец ключа — юридическое лицо, ответственным за использование закрытого ключа является его руководитель (ст. 27). Руководитель обязан сообщить в центр регистрации о реорганизации или ликвидации компании, а при прекращении трудового договора — сдать ключ в установленном порядке. Новый руководитель получает ключ юридического лица в установленном порядке и при «облачном» хранении меняет факторы аутентификации.

Поэтому при смене директора ЭЦП переоформляется. Передавать ключ директора бухгалтеру или другому сотруднику — риск: за использование ключа отвечает руководитель.

«Облачная» ЭЦП

Ключи ЭЦП в «облачных технологиях» (доверенной системе хранения) центров регистрации используются как минимум с двухфакторной аутентификацией (ст. 5). Флешка и файл ключа не нужны, но защищать телефон и пароль нужно так же тщательно.