Акт выполненных работ (оказанных услуг): реквизиты, сроки и связь с ЭСФ

Акт как первичный учётный документ

Закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 14) называет основанием для учёта хозяйственных операций первичные учётные документы, фиксирующие факты совершения операций. Акт выполненных работ — типичный такой документ для работ и услуг: на его основании исполнитель признаёт выручку, а заказчик — расходы или стоимость актива.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или после неё. Если по операции, относящейся к отчётному периоду, документы от контрагента не получены, операция всё равно отражается в учёте с оформлением соответствующего первичного документа. Поэтому акт, пришедший в следующем месяце, не даёт права «перенести» расход: дату определяет факт выполнения работ.

Обязательные реквизиты

Единой утверждённой формы акта для всех работ и услуг нет, но любой первичный документ должен содержать реквизиты, перечисленные в ст. 14 Закона «О бухгалтерском учёте».

• наименование субъекта бухгалтерского учёта (исполнителя и заказчика);
• наименование и номер документа, дата и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение операции с единицами измерения — в натуральном и денежном выражении: какие работы, в каком объёме, по какой цене;
• должности, подписи, фамилии и инициалы лиц, совершивших операцию, либо иные реквизиты для их идентификации.
• Практически полезно добавить ссылку на договор и период оказания услуг, сумму НДС (если исполнитель — плательщик НДС) и отметку о наличии или отсутствии претензий.

ЭСФ и акт: что подтверждает каждый документ

По ст. 47 НК при реализации товаров (услуг) юридические лица, ИП и самозанятые обязаны выставлять покупателям счета-фактуры, и счёт-фактура, как правило, оформляется в электронной форме в информационной системе ЭСФ.

Для НДС ключевой момент — дата оборота. По ст. 242 НК датой совершения оборота по реализации услуг является дата оформления (подписания) счёта-фактуры или иного документа, подтверждающего факт оказания услуг. Для услуг на постоянной основе — связи, коммунальных, финансовых и т. п. — это последний день календарного месяца, в котором они оказаны. По строительству и долгосрочным контрактам без ежемесячной сдачи датой оборота также является последний день каждого месяца.

Таким образом, для НДС подписанная ЭСФ может сама по себе зафиксировать дату оборота. Но ЭСФ — расчётный и налоговый документ: в ней нет приёмки результата, описания недостатков и позиции заказчика по качеству. Эти функции выполняет акт.

Почему акт важен при подряде

Гражданский кодекс (ст. 646, часть вторая) обязывает заказчика осмотреть и принять выполненную работу в срок и в порядке, предусмотренном договором подряда, с участием подрядчика, а при обнаружении отступлений от договора или иных недостатков — немедленно заявить об этом подрядчику.

• Заказчик, обнаруживший недостатки при приёмке, вправе ссылаться на них позднее только если они оговорены в акте или ином документе, удостоверяющем приёмку.
• Заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки, которые можно было установить при обычном способе приёмки.
• Скрытые недостатки, обнаруженные после приёмки, заказчик должен сообщить подрядчику в течение десяти дней после их обнаружения.
• Если заказчик уклоняется от приёмки, подрядчик по истечении месяца со дня, когда результат должен был быть передан, и после двукратного предупреждения вправе продать результат работы — если договором не предусмотрено иное.

Акт и налоговые расходы

Для налога на прибыль вычитаются обоснованные и документально подтверждённые затраты (ст. 305 НК). Акт вместе с договором и ЭСФ показывает, что услуга реально оказана и связана с деятельностью компании. Особенно это важно по консультационным, маркетинговым и управленческим услугам: при проверке налоговый орган оценивает не только наличие ЭСФ, но и содержание выполненного — отчёты, результаты, переписку.

Если исполнитель — иностранная компания, поставленная на учёт по ст. 279 НК для оказания услуг в электронной форме, счета-фактуры она не выставляет (ст. 47 НК). В таких случаях договор, акт или отчёт исполнителя и платёжные документы становятся основным подтверждением расходов.

Электронный акт и хранение

Закон «О бухгалтерском учёте» прямо разрешает составлять и представлять первичные документы в виде электронного документа. На практике электронный акт подписывают электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц сторон в системе электронного документооборота.

Исправлять первичный документ без подтверждения участников операции нельзя: если цена или объём изменились, оформляют новый или корректировочный акт, а по ЭСФ продавец выставляет дополнительный или исправленный счёт-фактуру (ст. 47 НК). Первичные документы хранятся в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона).

Чек-лист перед подписанием

• реквизиты по ст. 14 Закона о бухучёте заполнены полностью;
• объём и цена совпадают с договором и ЭСФ;
• период оказания услуг соответствует отчётному месяцу;
• недостатки, если они есть, перечислены в акте, а не только в переписке;
• подписанты имеют полномочия (приказ, доверенность или ЭЦП руководителя);
• к акту по сложным услугам приложен отчёт или результат.
• Общие правила оформления первички разобраны в статье о ведении первичной документации, а порядок выставления ЭСФ — в материале об электронных счетах-фактурах.