Неотфактурованные поставки: товар пришёл без документов — как учесть

Когда товар нужно оприходовать, даже если документов нет

Момент признания запасов определяется не датой получения документов, а условиями поставки. По НСБУ № 4 товарно-материальные запасы признаются активом, если у организации есть уверенность в будущей экономической выгоде, стоимость можно надёжно оценить и к ней перешло право собственности. Когда право собственности и риски переходят, устанавливается договором поставки (купли-продажи).

Практический вывод: если по условиям договора товар уже ваш (например, принят на складе по приёмке), он должен быть в учёте на дату получения. Откладывать оприходование до прихода ЭСФ нельзя — иначе остатки на складе и в учёте разойдутся, а при инвентаризации появятся «излишки».

Как оценить стоимость без документов

НСБУ № 4 определяет стоимость купленных запасов как сумму, которая выплачивается поставщику, — и допускает определять её по договору, а не только по документам, подтверждающим покупку. Поэтому до получения документов оценку берут из того, что у вас есть: договор, спецификация, счёт на оплату, согласованная цена в переписке. Если документов о цене нет совсем, ориентируйтесь на последние цены закупки этого поставщика и зафиксируйте основание в акте приёмки.

Для самого учёта стоимость, как и любые расходы на закупку, должна подтверждаться первичными документами. Поэтому оценка до получения документов — временная: её нужно пометить и закрыть в момент прихода документов.

• оформите акт приёмки или приходный ордер по фактическому количеству и качеству — это ваш собственный документ, он подтверждает сам факт получения;
• зафиксируйте основание оценки: ссылка на договор, спецификацию или счёт;
• ведите отдельный реестр «получено, документов нет» с датой, поставщиком, суммой и ответственным;
• отражайте в учёте только товар, который уже принят вами, а не находящийся в пути под ответственностью поставщика.

Проводки по запасам и расчётам

План счетов (НСБУ № 21) предусматривает для материалов счета группы 1000, для товаров — группы 2900, а для расчётов с поставщиками — счёт 6010 «Платежи поставщикам и подрядчикам». При поступлении материалов от поставщиков в типовой корреспонденции используется дебет 1510 (при применении этого счёта) и кредит 6010.

В нашем случае это означает: запас принимается к учёту в дебет соответствующего счёта запасов (материалы или товары) в корреспонденции с кредитом 6010 на сумму, оцененную по договору. Долг перед поставщиком появляется сразу: даже без ЭСФ вы обязаны оплатить полученный товар.

• дебет счёта запасов (1000 или 2900, либо 1510 при его применении) — кредит 6010: оприходован товар на оценочную сумму;
• после получения документов: если цена или количество отличаются, корректируйте стоимость запаса и задолженность на разницу;
• на сумму НДС отдельная запись делается только после получения ЭСФ — см. следующий раздел.

НДС: почему нельзя принять к зачёту до получения ЭСФ

Налоговый кодекс прямо связывает зачёт НДС с документом. Для зачёта нужно одновременно выполнить условия, среди которых — получение счёта-фактуры или другого документа поставщика, где налог выделен отдельной строкой, и регистрация поставщика плательщиком НДС. Товар вы получили фактически, но без счёта-фактуры одно из обязательных условий не выполнено.

Поставщик, в свою очередь, обязан выставлять счета-фактуры покупателям, и, как правило, это делается в электронной форме в системе электронных счетов-фактур. Исключение — случай, когда продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Если поставщик не выставил ЭСФ, запросите его письменно и сохраните переписку.

Когда ЭСФ получен, налог по закупке отражается в дебет 4410 в корреспонденции с кредитом 6010 — так в НСБУ № 21 показана сумма НДС по приобретённым материальным ресурсам и товарам. Зачёт при этом принимается по общим условиям статьи 266 НК, то есть при использовании товаров в облагаемой деятельности и при отсутствии оснований из статьи 267 НК.

Для налога на прибыль НДС, принятый к зачёту, не включается в расходы. Расходы же признаются, когда они обоснованны и документально подтверждены, — это ещё одна причина получить от поставщика полный комплект документов.

Что делать, когда документы пришли

Сверьте цену, количество, ассортимент и даты в документах с вашей оценкой и актом приёмки. Если стоимость изменилась, продавец обязан выставить дополнительный или исправленный счёт-фактуру в порядке, предусмотренном НК. Берите в учёт именно итоговый ЭСФ, а не черновые версии.

Пример на условных числах (не реальные данные). По договору товар оценён в 10 000 000 сум без НДС. Через три недели приходит ЭСФ: товар на 10 500 000 сум без НДС, НДС по ЭСФ — условно 1 260 000 сум. Тогда: стоимость запаса увеличивается на 500 000 сум, задолженность перед поставщиком — на ту же сумму плюс НДС; НДС 1 260 000 сум отражается по дебету 4410 и принимается к зачёту при соблюдении условий статьи 266 НК.

• закройте запись в реестре «документов нет»;
• проведите корректировку стоимости и долга;
• отразите НДС по ЭСФ и включите счёт-фактуру в реестр полученных;
• проверьте, что поставщик — плательщик НДС и документ оформлен корректно;
• сохраните в папке договор, акт приёмки, ЭСФ и переписку по запросу документов.

Типичные ошибки

• не оприходовать товар до прихода документов — расхождение учёта и склада;
• принять НДС к зачёту по накладной или счёту на оплату, где налог не выделен счётом-фактурой;
• оценить запас «на глаз» без ссылки на договор и не вернуться к корректировке;
• не вести реестр неотфактурованных поставок — суммы «зависают» на 6010 и теряются при сверках;
• не сверять закрытие периода: запас в учёте есть, ЭСФ нет, а в отчётности по НДС налог уже заявлен.