Акт сверки взаиморасчётов: как составить и что делать с расхождениями

Что включить в акт

Акт строится на первичных документах, поэтому он полезен ровно настолько, насколько полны счета-фактуры и платёжки. Обязательные реквизиты первичных документов установлены ст. 14 Закона «О бухгалтерском учёте»: наименование субъекта, наименование, номер, дата и место составления документа, содержание и измерение операции, должности и подписи лиц. Первичные документы могут составляться в электронном виде.

• наименования сторон, номер и дата договора (или нескольких договоров — по каждому отдельно), период сверки;
• входящее сальдо на начало периода — у каждой стороны по своим данным;
• обороты: отгрузки и услуги по счетам-фактурам, оплаты по платёжным документам, взаимозачёты, возвраты — с датами и номерами документов;
• исходящее сальдо на конец периода и вывод: в чью пользу задолженность и в какой сумме;
• раздел расхождений, если они выявлены, и подписи уполномоченных лиц обеих сторон.

Кто подписывает

Финансовые документы и расчётные обязательства подписываются руководителем или лицами, которых он определил. Руководитель утверждает два перечня лиц с правом подписи — руководящего звена и бухгалтерии; документы без подписи указанных лиц считаются недействительными (ст. 13 Закона «О бухгалтерском учёте»).

Практически: акт подписывают главный бухгалтер и руководитель (или лицо по доверенности) с каждой стороны. Для целей исковой давности важна подпись лица, уполномоченного признавать долг от имени должника, — подписи одного бухгалтера может оказаться недостаточно, если его полномочия не подтверждены.

Как разбирать расхождения

• сравните входящее сальдо: расхождение на начало периода означает, что ошибка была раньше — откройте предыдущий акт;
• проверьте документы «в пути»: счёт-фактура выставлен в конце месяца, а покупатель отразил его в следующем;
• сверьте назначение платежей: оплату по одному договору отнесли на другой или на аванс;
• найдите неучтённые возвраты, скидки, корректировочные счета-фактуры и взаимозачёты;
• проверьте курсовые разницы по валютным договорам;
• по результату — исправьте учёт по первичному документу и оформите акт заново или с протоколом разногласий; поправки в первичные документы без подтверждения участников операции не допускаются (ст. 14 Закона).

Акт сверки и исковая давность

Общий срок исковой давности — три года (ст. 150 ГК). По обязательствам с определённым сроком исполнения он начинает течь по окончании этого срока (ст. 154 ГК).

Течение срока прерывается предъявлением иска, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва срок начинается заново, а прошедшее время не засчитывается (ст. 157 ГК). Подписанный должником акт сверки, где прямо указана сумма его задолженности, — типичное доказательство признания долга, хотя окончательную оценку даёт суд.

Суд принимает иск независимо от истечения давности, но применяет её по заявлению стороны, сделанному до вынесения решения; истечение давности — основание для отказа в иске (ст. 153 ГК). Если должник исполнил обязанность после истечения давности, он не вправе требовать исполненное обратно (ст. 161 ГК).

Учёт и налоги

Достоверность учёта и отчётности подтверждается обязательной инвентаризацией активов и обязательств, порядок которой задаёт стандарт по инвентаризации — НСБУ № 19 (ст. 16 Закона «О бухгалтерском учёте»). Акты сверки с ключевыми контрагентами — удобная основа для инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью.

Если долг так и не погашен и срок исковой давности истёк, он становится безнадёжным. Налогоплательщик вправе вычесть безнадёжные долги, связанные с получением налогооблагаемых доходов в предыдущие периоды, но только если задолженность списана и отражена в бухгалтерской отчётности (ст. 313 НК). Безнадёжным признаётся долг, который не может быть погашен из-за решения суда, банкротства, ликвидации, смерти должника или истечения исковой давности.

Практические правила

• проводите сверку с крупными контрагентами не реже раза в квартал и обязательно перед годовой отчётностью;
• следите за датой последнего признания долга: если до истечения трёх лет осталось мало, запросите подписанный акт или подайте претензию и иск;
• храните подписанные акты вместе с договорами и первичными документами — они понадобятся при проверке и в суде;
• если контрагент не возвращает подписанный акт, зафиксируйте отправку (письмо, электронный документооборот) — это поможет показать, что вы пытались урегулировать расчёты;
• не списывайте задолженность до истечения давности без иных оснований — иначе вычет по ст. 313 НК будет под вопросом.